Stappenplan Werkkostenregeling

0

Het zal geen werkgever zijn ontgaan dat per 1 januari 2011 de Werkkostenregeling is ingevoerd. Tenzij een nieuw kabinet anders besluit (wat niet waarschijnlijk lijkt), geldt de Werkkostenregeling vanaf 2014 voor alle werkgevers. Veel werkgevers hebben in 2011 en 2012 de Werkkostenregeling nog niet toegepast. Zij zullen dus de komende tijd moeten beslissen of zij de regeling in 2013 invoeren of wachten tot januari 2014. Ook als werkgevers ervoor kiezen om pas per 2014 over te stappen, zal dit een behoorlijke klus zijn. In dit stappenplan beschrijft XpertHR stap voor stap hoe werkgevers kunnen kiezen op welk moment zij de overstap maken en hoe de invoering van de regeling gerealiseerd kan worden.


Stap 1 Inventariseer alle werkkosten

De eerste stap die werkgevers moeten nemen, is het inventariseren van alle werkkosten. De werkgever moet namelijk kunnen toetsen of het totaalbedrag aan werkkosten de werkkostenruimte van 1,4% overschrijdt. Dit houdt in dat bedrijven hun administratie door zullen moeten lopen om alle werkkosten te traceren. Denk aan kasbetalingen, declaratiestromen, facturenadministratie, vergoedingen in natura (bijvoorbeeld kortingen op producten uit eigen bedrijf), vaste kostenvergoedingen, verstrekkingen in verband met thuiswerken etc.

Bij de inventarisatie moet worden uitgegaan van de werkelijk gemaakte kosten. Daarbij is bovendien het moment waarop de werknemers het voordeel ontvangen van belang. Reserveert een bedrijf bijvoorbeeld jaarlijks kosten voor een personeelsfeest dat slechts ééns in de vijf jaar wordt gegeven, dan tellen die kosten alleen mee voor het jaar waarin het feest plaatsvindt.

De inventarisatie heeft als bijkomend voordeel dat het tegelijk nieuwe inzichten kan opleveren: waarom worden sommige zaken eigenlijk vergoed? Wordt er volgens de regels gedeclareerd?
Terug naar Index »

Stap 2 Bereken het budget
Na de inventarisatie van alle posten moet de werkgever toetsen of het totaalbedrag de werkkostenruimte overschrijdt. De werkkostenruimte bedraagt 1,4% van de totale fiscale loonsom.
Het is handig om de toets eerst te doen met de huidige situatie en pas daarna de keuze te maken om bepaalde kosten al dan niet als werkkosten aan te merken. Die keuze hangt namelijk samen met mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden aan te passen. Cao’ s en het advies- en instemmingsrecht van de OR kunnen ook beperkingen opleveren.
Terug naar Index »


Stap 3 Bepaal (on)mogelijkheden

Na de inventarisatie van posten kan de werkgever bekijken welke posten hij als werkkosten wil aanmerken en welke als belast loon. Bepaalde personeelsregelingen zal de werkgever wellicht willen herzien. De werkgever moet er dan wel rekening mee houden dat arbeidsvoorwaarden veelal niet zomaar kunnen worden gewijzigd. Ook kunnen Cao’ s en het advies- en instemmingsrecht van de OR een rol spelen bij de keuze.
Terug naar Index »


Stap 4 Bepaal gevolgen voor administratieve processen

De kosten die de werkgever als werkkosten wil aanmerken, moeten bij toepassing van de Werkkostenregeling maandelijks of jaarlijks worden getoetst aan de werkkostenruimte (1,4%). Er moet eventueel eindheffing over worden afgedragen. Bij overstap moet de administratie daaraan worden aangepast en bijvoorbeeld worden gesplitst in:

  • Vergoedingen of verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of uit piëteit
  • Intermediaire kosten
  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihil-waarderingen
  • Belaste loonvoordelen die op de loonstrook worden afgerekend
  • Belaste loonvoordelen die zijn aangewezen als werkkosten

Toepassing van de regeling heeft daarnaast gevolgen voor:

  • inkoopcontracten
  • bestaande afspraken met de Belastingdienst

Het is daarom van belang om alle gevolgen voor deze processen in kaart te brengen, voordat de regeling wordt ingevoerd.
Terug naar Index »

Stap 5 Beslis over overstap
De werkgever zal uiteindelijk aan de hand van alle vergaarde informatie moeten beslissen op welke wijze en wanner (per 2013 of per 2014) hij overstapt op de Werkkostenregeling. Vragen die de werkgever zich moet stellen zijn:

  • Is de Werkkostenregeling voordeliger?
  • Kunnen alle arbeidsvoorwaarden (tijdig) worden aangepast?
  • Kan de administratie (tijdig) worden aangepast?
  • Blijven afspraken met de Belastingdienst in stand?
  • Is het personeel (tijdig) geïnformeerd en geschoold om de regeling toe te passen?
    Terug naar Index »


Stap 6 Evalueer

Na invoering van de Werkkostenregeling moet de werkgever de berekeningen kritisch blijven volgen. Overschrijding van het werkkostenbudget leidt immers tot een heffing van 80% op het deel dat de werkkostenruimte te boven gaat. Steekproeven op declaratiestromen en grootboekrekeningen kunnen voorkomen dat kosten onjuist worden geboekt en het budget toch overschreden wordt.
Terug naar Index »

 

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.