‘HR kan werkkostenregeling beter benutten’

0

HR kan de werkkostenregeling beter benutten om interessante secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. Zo profileer je jezelf als aantrekkelijke werkgever en bied je de vaste werknemers leuke extra’s. ‘De werkkostenregeling biedt meer mogelijkheden dan veel HR professionals weten.’

Bob Dijksma

Bob Dijksma is directeur van FiscFree®, zij bieden secundaire arbeidsvoorwaarden en begeleiden organisaties in het beter benutten van de werkkostenregeling (wkr).

Wat houdt de vrije ruimte in de werkkostenregeling precies in?

‘Elke werkgever heeft vrije ruimte van 1,2 procent van de fiscale totale loonsom. Dat is een potje dat een werkgever – naast het salaris – kan besteden aan extra’s voor werknemers. Sinds de invoering van de werkkostenregeling zijn er tal van mogelijkheden voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Voorheen waren er een aantal vaste arbeidsvoorwaarden waar een werknemer aanspraak op kon maken, mits hij aan bepaalde voorwaarden van de Belastingdienst voldeed. Het bekendste voorbeeld is de fiets van de zaak. Door invoering van de wkr bepaalt de werkgever zelf hoe het budget in de vrije ruimte wordt ingezet. Ook zijn er minder beperkingen en voorwaarden. Voorbeelden die werkgevers kunnen financieren vanuit die vrije ruime zijn een fiets- of fitnessregeling waarbij werknemers met belastingvoordeel kunnen sporten of fietsen.’

Welke voorbeelden zijn er nog meer te noemen?

‘Er zijn ontzettend veel mogelijkheden. Denk aan een weekendje weg aanbieden in het kader van de werk-privébalans. Of bijvoorbeeld een opleiding Spaans of Psychologie die niet zozeer werk gerelateerd is, maar wel bijdraagt aan de ontwikkeling van de werknemer. Ook ken ik werkgevers die de wkr gebruiken zodat medewerkers hun studieschuld kunnen aflossen met een belastingvoordeel. Een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde om nieuwe medewerkers te trekken.’

Zijn de mogelijkheden eindeloos?

‘Je kunt niet de ene medewerker enorme bedragen toespelen en de andere niet. Maar je kunt er creatief mee omgaan. Natuurlijk zijn er wel grenzen, de Belastingdienst heeft een gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling die zij kunnen inzetten als ze twijfelen over de redelijkheid en billijkheid. De Belastingdienst vindt bijvoorbeeld een bedrag tot 2400 euro gebruikelijk, komt het daarboven dan noemen ze het niet gebruikelijk en kunnen ze meer onderzoek doen.’

Hoe verdeel je het bedrag uit die vrije ruimte?

‘Besteed het niet per werknemer, maar per thema waar je als HR aandacht aan wilt besteden. Het is een veelgemaakte fout om het budget per werknemer te verdelen. Ons advies: kijk naar de totaal beschikbare bedrag en gebruik het voor thema’s als vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Heb je 120.000 euro vrije ruimte? Verdeel dit budget dan voor projecten die passen bij duurzame inzetbaarheid, bijvoorbeeld 40.000 euro voor de fitnessregeling, 50.000 euro voor de fietsregeling en nog 30.000 euro voor digitalisering. Waarmee werknemers dan met belastingvoordeel deze producten kunnen aanschaffen.’

In 2016 bleek uit jullie Nationaal Werkkostenregeling Onderzoek dat veel van het werkkostenbudget onbenut blijft. Hoe komt dat volgens u?

‘Vaak bieden werkgevers aantrekkelijke mogelijkheden en wordt er vervolgens één keer een bericht op het intranet gepost. Dat is niet voldoende om werknemers goed te informeren, geef toch wel drie tot vier keer per jaar aan dat er budget beschikbaar is.
Ook merk ik dat HR en werkgevers bang zijn om het budget te overschrijven. Zij gaan dan allerlei beperkingen aanbrengen. Werknemers mogen bijvoorbeeld maar eens per drie jaar meedoen of als je al een fiets hebt, mag je niet ook nog eens fitnessen. Mijn advies: niet doen! Uit de praktijk blijkt dat het budget veel vaker niet dan wel wordt overschreden. Hierdoor worden werknemers eigenlijk tekort gedaan en als werkgever laat je een besparing op sociale lasten liggen.’

Tot slot, hoe maakt u zelf gebruik van de werkkostenregeling in uw organisatie?

‘Aan het begin van het jaar bepalen we welke thema’s we van belang vinden voor onze werknemers. Gezond personeel is een terugkerend item, dus wij bieden altijd een fiets- en fitnessregeling. Ook vinden we het essentieel dat werknemers zich ook privé blijven ontwikkelen in digitalisering, dus het is ook mogelijk om belastingvrij een computer, laptop of tablet aan te schaffen. En natuurlijk heeft ook de werk-privébalans aandacht, dus kunnen werknemers een weekendje weg met belastingvoordeel kopen.’

Meer lezen over de werkkostenregeling

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Marloes Oelen

Marloes Oelen is redacteur van XpertHR Actueel en tevens community manager van XpertHR Connect. Met haar journalistieke blik zorgt zij ervoor dat jij helemaal niks mist op HR-gebied.

Reageer