Voorbeeld ziek- en herstelmeldingsprocedure

2

Het verzuimbeleid richt zich erop arbeidsomstandigheden en verzuim aan elkaar te koppelen. Leidinggevenden dienen in hun beleid zorg te dragen voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers. In dit artikel staat een voorbeeld van een ziek- en herstelmeldingsprocedure.

 

Ziekmelding
Een medewerker meldt zich telefonisch ziek vóór 09.30 uur bij de direct leidinggevende.
De direct leidinggevende voert een kort gesprek met de betrokken medewerker. Hierbij kunnen de volgende vragen aan de orde komen:

  • Wat is de reden van het verzuim?
  • Hoe lang denkt de medewerker dat de ziekte gaat duren?
  • Heeft het verzuim met het werk te maken?
  • Kunnen collega’s iets doen?

Bovendien helpt de direct leidinggevende de medewerker herinneren dat hij zich, bij voorkeur telefonisch, ziek moet melden bij de Afdeling Human Resources (vóór 9.30 uur).
Eventueel kan de leidinggevende de ziekmelding doorgeven aan de Afdeling Human Resources.
De Afdeling Human Resources geeft de ziekmelding per fax door aan de desbetreffende Arbodienst.
De controlevoorschriften bij ziekte zijn van toepassing op alle zieke medewerkers.

Eerste acties naar aanleiding van de ontvangen ziekmelding

De direct leidinggevende
De direct leidinggevende maakt enige aantekeningen van de ziekmelding. Dit is van groot belang in verband met het eventueel op te stellen verzuimdossier indien een medewerker langdurig ziek is. Afhankelijk van de verkregen informatie neemt de direct leidinggevende indien noodzakelijk maatregelen ten aanzien van:

  • de werkplanning op de afdeling
  • de aanpassing van het werk van de betrokkene
  • het betrekken van deskundigen zoals de adviseur Human Resources en/of de bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding
  • de sociale contacten van de afdeling met betrokkene (direct leidinggevende, collega’s)


De Afdeling Human Resources
De ziekmelding wordt verwerkt in het verzuimregistratiesysteem van de Afdeling Human Resources. De Afdeling Human Resources stuurt per fax een overzicht van de ontvangen ziekmeldingen dezelfde dag voor 12.00 uur door aan de desbetreffende Arbodienst.

Vervolgacties

De direct leidinggevende

Onderhouden van contact met de zieke medewerker
De direct leidinggevende (en eventueel de collega’s) blijft gedurende de hele periode van afwezigheid contact houden met de zieke medewerker. Bellen, het sturen van een kaartje of attentie of op bezoek gaan. Dit laatste altijd na aankondiging en instemming van betrokkene. Indien de zieke daar belangstelling voor heeft, kan de afdeling vakliteratuur, werkoverlegverslagen en dergelijke opsturen.

Binnen 6 weken na de ziekmelding start de leidinggevende met het opstellen van het re-integratiedossier.

Binnen 8 weken na de ziekmelding stelt de leidinggevende in overleg met de medewerker een plan van aanpak op (wie is waar verantwoordelijk voor). Regelmatig wordt dit plan geëvalueerd en eventueel bijgesteld. De tijdstippen van de evaluaties worden vastgelegd in het plan van aanpak. Dit is een continu proces, zelfs als de medewerker geheel of gedeeltelijk in de WIA is.
Indien een medewerker 39 weken ziek is, zal de leidinggevende een re-integratieverslag opstellen ten behoeve van de WIA-aanvraag.

Nemen van noodzakelijk maatregelen ten behoeve van:

  • de werkplanning van de afdeling
  • de aanpassing van het werk van de betrokkene
  • het betrekken van deskundigen zoals de adviseur Human Resources en/of de bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding
  • de sociale contacten van de afdeling met de betrokkene (direct leidinggevende, collega’s)
  • het controleren bij de Stafafdeling Human Resources of de ziekmelding daar door de medewerker is doorgegeven


De Arbodienst
De desbetreffende Arbodienst verzorgt een eventuele controle en de sociaal medische begeleiding van de zieke medewerker. Dit gebeurt in nauw overleg met de leidinggevende en de adviseur Human Resources. Na 3 weken ziekte wordt de medewerker uitgenodigd voor het spreekuur. Binnen 6 weken na de ziekmelding stelt de bedrijfsarts, indien dreigend langdurig verzuim, een probleemanalyse op en maakt een advies. De medewerker, leidinggevende en adviseur Human Resources ontvangen hiervan een afschrift. Vervolgens zullen er evaluaties plaatsvinden op basis van het opgestelde plan van aanpak. De leidinggevende neemt het initiatief voor een afspraak met de bedrijfsarts en de adviseur Human Resources.

De medewerker
Van de medewerker wordt verwacht dat hij volledig meewerkt aan het opstellen en evalueren van het plan van aanpak en bij de daarin afgesproken re-integratie-inspanningen.
Indien een medewerker 39 weken ziek is moet hij zelf een WIA-aanvraag indienen bij het UWV. In de 32e week van de ziekte ontvangt de medewerker hiervoor een formulier van het UWV. Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van het medisch verslag van de bedrijfsarts, verslag van de leidinggevende en een verslag van de medewerker. 

Herstelmelding
De herstelde medewerker meldt zich voor 09.30 uur beter bij de direct leidinggevende en bij de Afdeling Human Resources (bij voorkeur telefonisch). De Afdeling Human Resources geeft de herstelmelding dezelfde dag voor 12.00 uur per fax door aan de desbetreffende Arbodienst. Gedeeltelijke herstelmeldingen of werken op therapeutische basis worden door de betreffende Arbodienst aan de Afdeling Human Resources doorgegeven. De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor het feit dat de medewerker de herstelmelding doorgeeft aan de Afdeling Human Resources.

Acties naar aanleiding van de herstelmelding

De direct leidinggevende

Terugkeergesprek
Als de medewerker ziek is geweest voert de leidinggevende een persoonlijk terugkeergesprek. Hierin komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • de eventuele veranderingen die tijdens afwezigheid van de medewerker hebben plaatsgevonden
  • eventuele werkaanpassing voor betrokkene
  • of herhaling voorkomen kan worden


Aanpassing werk
Indien noodzakelijk werk aanpassen voor betrokkene.

Check herstelmelding
Indien noodzakelijk kan de direct leidinggevende dezelfde dag nagaan bij de Afdeling Human Resources of de medewerker de herstelmelding heeft doorgegeven.
Indien een medewerker gedeeltelijk hersteld is, dient het plan van aanpak blijvend geëvalueerd, aangepast en nagekomen te worden totdat de medewerker volledig hersteld is.
Zodra een medewerker volledig hersteld is, dient het verzuimdossier gestuurd te worden naar de Afdeling Human Resources.
Indien een medewerker binnen 4 weken wederom ziek is, zal het verzuimdossier heropend worden en gestuurd worden naar de leidinggevende.

De Afdeling Human Resources
De herstelmelding wordt verwerkt in het verzuimregistratiesysteem van de Afdeling Human Resources. De Afdeling Human Resources stuurt een overzicht van de ontvangen herstelmeldingen per fax dezelfde dag voor 12.00 uur door aan de desbetreffende Arbodienst en voor zover van toepassing aan het UWV.

De Afdeling Human Resources beheert de lijsten van de ziek- en herstelmeldingen om eventueel direct leidinggevenden de gelegenheid te geven om in te zien of een medewerker zich daadwerkelijk ziek- of hersteld gemeld heeft.
De Afdeling Human Resources beheert de afgesloten verzuimdossiers. Indien een medewerker binnen 4 weken wederom arbeidsongeschikt is, wordt het dossier retour gestuurd naar de leidinggevende.

f& Dossier Verzuim »


MEER WETEN?

Op XpertHR.nl vindt u uitgebreidere informatie over verschillende arbeidsverhoudingen met voorbeelddocumenten, checklists, et cetera.
CONTACT
XpertHR.nl is dé HR Antwoordbank. Bent u geïnteresseerd in XpertHR? Vraag dan een demonstratie aan op www.xperthr.nl of bel (020) 515 9123.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

2 reacties

  1. j.m.boesenkool op

    ” Indien een medewerker 39 weken ziek is moet hij zelf een WIA-aanvraag indienen bij het UWV” Dit klopt niet volgens het proces Wet Poortwachter.

  2. Waarom staat er een peer met een meetlint bij dit artikel. Dat zijn dingen die ik me dan weer afvraag.