Voorbeeld verzuimbeleid

0

Voor een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re- integratiebeleid is instemming van de OR vereist (artikel 27 lid 1 sub d Wet op de Ondernemingsraden, WOR).

Verzuimbeleid bij [naam werkgever] [naam werkgever]heeft een aantal vestigingen, die afzonderlijk zijn aangesloten bij diverse Arbodiensten. Het verzuimbeleid van [naam werkgever]wordt nader uiteengezet. Een en ander is van toepassing op alle medewerkers in dienst van [naam werkgever].

[naam werkgever]opereert in een vrije markteconomie. Om daarin ook op langere termijn succesvol te zijn dient zij te beschikken over voldoende financiële, technische en commerciële middelen en over mensen die in staat zijn en voldoende gemotiveerd zijn om zich zodanig in te zetten, zodat de doelstelling van [naam werkgever]wordt bereikt.

Binnen de Afdeling Human Resources van [naam werkgever]gaat het er om een bijdrage te leveren aan het bereiken van de ondernemingsdoelstellingen door zorg te dragen voor de mensen in de onderneming, voor de organisatie van hun werk en voor hun functioneren in die organisatie. In dit kader streeft [naam werkgever]naar dusdanige arbeidssituaties dat de medewerkers zo goed mogelijk in staat worden gesteld en voldoende gemotiveerd zijn om optimale arbeidsprestaties te leveren.

Om te voorkomen dat medewerkers door negatieve aspecten in het werk en/of de organisatie minder gemotiveerd zijn en/of ziek worden, gaat hierbij bijzondere aandacht uit naar het creëren van voor de medewerker optimale:

  • arbeidsomstandigheden
  • organisatie en inhoud van het werk
  • arbeidsverhoudingen
  • arbeidsvoorwaarden
[naam werkgever]vindt het om deze reden wenselijk om aandacht te besteden aan het arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Daarnaast is [naam werkgever]dit verplicht op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (ARBO), de Wet Terugdringing Ziekteverzuim (TZ), Wet Uitbreiding Loondoorbetalingsplicht bij Ziekte (WULBZ) en Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Bovendien is het voor [naam werkgever]noodzakelijk om de directe kosten (salaris, inlenen extra personeel) en de indirecte kosten van verzuim (extra belasting van de collega’s van de zieke, toename van fouten, inwerkproblemen bij/na herstel, extra aandacht voor re-integratie) te beperken.

Tenslotte draagt een laag verzuim bij aan het goede imago van onze onderneming. Dit geldt zowel voor de arbeids- als afzetmarkt. [naam werkgever]beschouwt het als één van de taken van iedere leidinggevende om zich optimaal in te zetten om het verzuim te voorkomen dan wel terug te dringen. Dit kan bereikt worden door:

  • verzuimpreventie
  • verzuimbegeleiding.

Verzuimpreventie

Het verzuimbeleid van [naam werkgever]richt zich erop arbeidsomstandigheden en verzuim aan elkaar te koppelen. Leidinggevenden dienen in hun beleid zorg te dragen voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers.

De Arbo-wet bepaalt dat in bedrijven onder andere een risico-inventarisatie moet worden uitgevoerd. Deze risico-inventarisatie wordt bij [naam werkgever]gecoördineerd door de Arbo-coördinator ([functienaam coördinator]) en uitgevoerd door de leidinggevende in samenwerking met de desbetreffende Arbodienst. Eventuele verbeteringen van de arbeidsomstandigheden zullen door de leidinggevende verwezenlijkt dienen te worden. Deze verbeteringen worden weergegeven in het Arbo-jaarplan.

De stijl van leidinggeven speelt een belangrijke rol in verzuimpreventie en -begeleiding. Door als leidinggevende open te staan voor ideeën en suggesties van medewerkers met betrekking tot het werk en de werkomstandigheden, kan voorkomen worden dat mensen zich – oneigenlijk of onnodig – ziekmelden. Persoonlijke belangstelling en een open communicatie waarbij kritiek, maar vooral ook waardering vrijelijk worden geuit zijn een vereiste voor goede arbeidsverhoudingen. Gestructureerd werkoverleg, waarbij arbeidsomstandigheden per kwartaal een vast agendapunt vormen, is belangrijk om de medewerkers te betrekken bij de bedrijfsvoering.

De leidinggevende moet alert zijn op signalen van medewerkers waaruit blijkt dat zij niet goed functioneren of problemen hebben (met het werk).
Tevens behoeven frequente en om onduidelijke redenen afwezige verzuimers de aandacht. Frequent verzuim kan worden aangetoond door de verzuimoverzichten.

Persoonlijke gesprekken tussen leidinggevende en medewerker moeten inzicht geven in de achterliggende oorzaken en, afhankelijk van de aard van die oorzaken, leiden tot de te volgen aanpak.

De leidinggevende kan te allen tijde assistentie vragen van:

  • de afdeling Human Resources
  • de desbetreffende arbodienst
  • de arbocoördinator

Verzuimbegeleiding

De bedrijfsarts

De bedrijfsarts van de Arbodienst houdt regelmatig spreekuur. Iedere medewerker kan zelf altijd een afspraak maken met de bedrijfsarts. Na 3 weken ziekte wordt de medewerker automatisch uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts. Dit spreekuur is de basis voor het opstellen van de probleemanalyse die de bedrijfsarts binnen 6 weken ziekte opstelt. Deze analyse wordt gestuurd naar de medewerker en de leidinggevende.

Tijdens het spreekuur wordt tevens een uitgebreid werkhervattingsadvies opgesteld waarvan zowel de medewerker als de adviseur Human Resources een afschrift ontvangen.

De bedrijfsarts speelt een belangrijke rol in het proces omtrent de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). De bedrijfsarts adviseert en informeert de medewerker over zijn rechten en plichten in het kader van de WVP. Tevens adviseert hij bij het opstellen van het plan van aanpak en verzorgt het medisch deel van het re-integratieverslag.
De veiligheidsdeskundige, de arbeidshygiënist, de bedrijfsergonoom en de arbeids- en organisatiedeskundige van de Arbodienst kunnen door de leidinggevenden na overleg met de Arbo-coördinator geraadpleegd worden over klachten in verband met risico’s van het werk. Als een medewerker de bovengenoemde deskundigen wil raadplegen dan neemt deze in eerste instantie contact op met zijn leidinggevende (bijvoorbeeld in het werkoverleg). Verloopt dit contact voor de medewerker niet bevredigend, dan kan de medewerker altijd in tweede instantie de Arbo-coördinator inschakelen.
De Arbodienst verzorgt de controle en de sociaal medische begeleiding van de ziek gemelde medewerker.
Tevens ondersteunt de Arbodienst bij de risico-inventarisaties.

De Arbo-coördinator

De Arbo-coördinator coördineert alle activiteiten op Arbo-gebied. In jaarplannen worden alle maatregelen die genomen moeten worden naar aanleiding van de risico-inventarisaties van alle afdelingen opgenomen.

De medewerker

De medewerker dient zich ook actief op te stellen in het arbeidsomstandighedenbeleid. Hij moet eventuele problemen aan de orde stellen tijdens het werkoverleg, functioneringsgesprek in het kader van het Personal Development Program (PDP) of in een persoonlijk gesprek met de leidinggevende. Als een medewerker niet in eerste instantie problemen wil bespreken met de leidinggevende kan de medewerker rechtstreeks contact opnemen met een ander relevant persoon, afdeling of bedrijfsarts, adviseur Human Resources of vertrouwenspersoon. De medewerker heeft de vrijheid om te allen tijde van het spreekuur van de bedrijfsarts gebruik te maken.

Op het moment dat een medewerker ziek is, meldt hij dit bij zijn leidinggevende en bij de Afdeling Human Resources (eventueel kan dit ook worden waargenomen door de leidinggevende).
Het verdient aanbeveling om vanaf het begin van de ziekte aantekeningen te maken over het verloop van de ziekte, gemaakte afspraken etc. Dit kan later van pas komen bij het opstellen van het plan van aanpak en bij het opstellen van het re-integratieverslag door de medewerker.

Vanaf dit moment gelden de controlevoorschriften bij [naam werkgever].
De medewerker werkt mee aan de uitvoering van het plan van aanpak dat wordt opgesteld in samenspraak met de leidinggevende.

In ieder geval eenmaal per 6 weken bespreekt de leidinggevende dit plan van aanpak met de medewerker en stelt dit eventueel bij. De medewerker evalueert het plan van aanpak eveneens met de bedrijfsarts tijdens het spreekuur.
Als de medewerker 90 weken ziek is moet hij/zij zelf de WIA-aanvraag in dienen. Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van het verslag van de bedrijfsarts, het verslag van de leidinggevende en het verslag van de medewerker zelf.
Als een medewerker niet in voldoende mate meewerkt aan een spoedige re-integratie kan zijn of haar loon opgeschort worden.

De direct leidinggevende

Zodra een medewerker zich ziek meldt heeft de leidinggevende een kort gesprek met de zieke. Wat is de reden van het verzuim, hoe lang gaat het duren? etc. Het verdient aanbeveling dat de leidinggevende aantekeningen (komen later van pas voor het eventueel opstellen van het verzuimdossier) maakt en afspraken noteert, zodat eventuele vervolgacties gericht plaats kunnen vinden.

Eventueel kan de leidinggevende, via de adviseur Human Resources, een controle door de Arbodienst aanvragen.
Controles zijn functioneel als de medewerker niet bereid is zijn verzuimgedrag te verantwoorden en/of te veranderen. Aan de andere kant kunnen controles blijk geven van een gebrek aan vertrouwen en kunnen dientengevolge de sfeer bederven. Het is daarom belangrijk om het instrument zorgvuldig te gebruiken. Een belangrijke voorwaarde voor de aanvraag van een spoedcontrole is dat de leidinggevende reeds eerder een verzuimgesprek heeft gevoerd waarbij wantrouwen reeds aan de orde is geweest.

Belangrijk is dat de leidinggevende het contact met de zieke onderhoudt om de drempel van terugkeer zo laag mogelijk te houden; kaarten of attenties sturen, bellen of op bezoek gaan. Het verdient aanbeveling ziekenbezoek van de leidinggevende en/of collega’s alleen na aankondiging en instemming van de zieke medewerker te laten plaatsvinden. Dit om te voorkomen dat het bezoek geassocieerd wordt met ‘ controle van de baas’ . De leidinggevende kan, indien noodzakelijk, op elk moment de hulp inroepen van de adviseur Human Resources en de bedrijfsarts. Als medewerkers na langdurige afwezigheid hun werk weer gaan hervatten dient de leidinggevende bij terugkomst van deze medewerkers een persoonlijk terugkeergesprek te voeren. De medewerker moeten bijgepraat worden over eventuele veranderingen tijdens zijn afwezigheid en daarnaast is het wellicht nodig het werk of de werktijden aan te passen aan de nog niet optimale belastbaarheid van de medewerker.

Binnen 8 weken ziekte stelt de leidinggevende in overleg met de zieke medewerker een plan van aanpak op om de medewerker op een goede manier spoedig te laten re-integreren in zijn of haar werk. Eventueel kan de bedrijfsarts of de adviseur Human Resources hierbij ondersteunen. De leidinggevende is de casemanager. Indien er sprake is van een arbeidsconflict en het niet wenselijk is dat de leidinggevende casemanager is, zal deze rol vervuld worden door een naast hoger leidinggevende, adviseur Human Resources of de Arbodienst.

De leidinggevende dient mee te werken aan alle maatregelen die worden getroffen om een spoedige re-integratie te bewerkstelligen.

Het plan van aanpak wordt iedere 6 weken geëvalueerd door de leidinggevende met de medewerker.
Tevens evalueert de leidinggevende het plan met de bedrijfsarts en de adviseur Human Resources, de leidinggevende dient hiervoor een afspraak te maken met het secretariaat van Human Resources. Aan het einde van het eerste ziektejaar stelt de leidinggevende een verslag van het verloop van het eerste ziektejaar op (eerstejaarsevaluatie). In de 86ste ziekteweek wordt het re-integratietraject geëvalueerd in verband met de WIA-aanvraag.

Indien de leidinggevende niet voldoende meewerkt aan de re-integratie-inspanningen kan dit leiden tot een loondoorbetalingsplicht tijdens de WIA-periode. Hersteld melden gebeurt door de medewerker bij de leidinggevende.

De afdeling Human Resources/adviseur Human Resources

Na afloop van iedere kalendermaand stelt de afdeling Human Resources de kwantitatieve verzuimoverzichten samen. Eén keer per maand bespreekt de desbetreffende adviseur Human Resources de verzuimoverzichten met de uitgever/manager. De uitgever/manager bespreekt op zijn beurt deze verzuimoverzichten met zijn leidinggevenden en houdt overzicht in welke mate de leidinggevenden uitvoering geven aan het verzuimbeleid.
Als een medewerker 3 keer of vaker ziek is in het voortschrijdende jaar, ontvangt de leidinggevende van de adviseur Human Resources hiervan een overzicht.
De adviseur Human Resources heeft regelmatig overleg met de bedrijfsarts. Tijdens dit overleg worden o.a. de plannen van aanpak in het kader van WVP besproken (voortgang). De leidinggevende kan hiervoor een afspraak maken (minimaal eenmaal per 6 weken).
De leidinggevende kan de adviseur Human Resources om advies vragen bij de re-integratie van de zieke medewerker.

Lees meer over dit onderwerp op onze pagina Verzuim>>

MEER WETEN?

Op XpertHR.nl vindt u uitgebreidere informatie over verschillende arbeidsverhoudingen met voorbeelddocumenten, checklists, et cetera.
CONTACT
XpertHR.nl is dé HR Antwoordbank. Bent u geïnteresseerd in XpertHR? Vraag dan een demonstratie aan op www.xperthr.nl of bel (020) 515 9555.
Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.