Ook bij zelfsturende teams kan het verzuim omlaag

3

Hoe lukt het om het verzuim onder het landelijk gemiddelde te krijgen in een zorginstelling met zelfsturende teams? De Overijsselse organisatie ZorgAccent vraagt medewerkers zelf een plan van aanpak te maken. ‘We accepteren het niet als mensen verzuimen vanwege problemen op het werk’, zegt de Expert Personeel en Organisatie.

‘Denkt in mogelijkheden’ is de ondertitel van ZorgAccent. De organisatie biedt bewoners in Almelo en omgeving (provincie Overijssel) woonzorg en wijkverpleging. Er zijn ruim 2200 medewerkers en 1300 vrijwilligers actief.  In 2011 kreeg de wijkverpleging zelfsturende teams en in 2014 volgde de woonzorg. De recente verzuimcijfers liggen met 5,1 procent 1,8 procent onder het gemiddelde in de branche. Ellen de Meulemeester is Expert Personeel en Organisatie van ZorgAccent.

Hoe komt ZorgAccent aan lage verzuimcijfers?

Ellen de Meulemeester

‘Wij werken volgens het gedragsmodel, omdat we ervan uitgaan dat verzuim alles te maken heeft met de keuzen die een werknemer maakt. De één blijft thuis bij een ernstige verkoudheid, de ander gaat werken. De klachten staan nooit ter discussie. Wel stellen we de vraag: is verzuim voor jou de beste optie? Bij het besluit om te verzuimen spelen persoonlijkheidskenmerken mee, hoe de sociale omgeving reageert – bijvoorbeeld met: ‘Blijf maar lekker thuis’ -, de werksfeer, de balans werk-privé en de verzuimcultuur bij de organisatie.

‘Door de medewerkers te betrekken bij de totstandkoming van een plan van aanpak is het verzuim omlaag gegaan. Alle teams hebben zelf ook afspraken op papier gezet. Sommige beginnen nu elke vergadering met de vraag: hoe zit je erbij, vandaag?’

Hoe voer je zo’n beleid in bij zelfsturende teams?

‘Toen we op zelfsturing overgingen, zagen we dat het verzuim juist langzaam steeg. We kregen daar niet de vinger achter, maar dat blijkt vaker voor te komen bij de invoering van zelfsturende teams. Op intranet heeft de directeur van onze wijkverpleging een oproep gedaan om in een werkgroep mee te denken. Daar was veel animo voor. Bij deze werkgroep zaten ook een P&O-adviseur en een coach – we hebben er zeven bij wie de teams terecht kunnen voor begeleiding. Samen hebben ze een plan van aanpak gemaakt voor het bewerkstelligen van een collectieve gedragsverandering.

‘Elk jaar hebben onze directeuren Woonzorg en Wijkverpleging ’zeepkist-bijeenkomsten’ met alle teams. In 2016 was ‘verzuim’ een van de thema’s. De directeur heeft het plan van aanpak toegelicht en kaders gesteld, bijvoorbeeld dat alle medewerkers een scholing moeten volgen bij organisatiebureau Falke en Verbaan. Ze moeten ook hun eigen verzuimdossier bijhouden in het systeem. Iedereen kan op een dashboard zien hoe hoog het verzuimpercentage van het team is. Een andere bindende afspraak is dat we verzuim niet accepteren als de oorzaak samenwerkingsproblemen of conflicten op het werk zijn.’

Werkt dat?

‘Ik had laatst een gesprek met een medewerkster die problemen heeft op haar werk. Ze dacht eraan zich ziek te melden. Ik heb begrip getoond voor de lastige situatie en haar gevoel daarover, maar wel gezegd: problemen op je werk zijn geen reden om te verzuimen. Bovendien wordt het alleen maar moeilijker om terug te komen als je een tijd thuis blijft. Je kunt de problemen beter aanpakken, desnoods met onze hulp. De medewerkster begreep dat.’

Beklijft de aanpak ook op de lange termijn?

‘Dat is wel een uitdaging. Twee weken geleden kregen we van de Ondernemingsraad een signaal dat de alertheid bij sommige teams wegzakt. Dat pakken we op met de directeuren.’

Heeft deze strategie ook nadelen?

‘In het verleden zijn we overal ingetrapt waar we in konden trappen op het gebied van verzuim. Nu hebben we het idee dat we de juiste benadering hebben gevonden. Begin dit jaar zagen we het verzuim iets stijgen door een griepgolf. De kunst is dan niet verkrampt te raken, maar waar nodig vragen te stellen om erachter te komen wat er aan de hand is. Bij zelfsturende teams is ingrijpen het laatste wat we willen doen.’

Heeft u tips voor HR?

  • ‘Zorg dat ondersteunende diensten en faciliteiten zoals het computersysteem, documenten en opleidingen op orde zijn.’
  • ‘Zorg dat medewerkers betrokken zijn. Laat hen zelf oplossingen vinden voor verzuimreductie.’
  • ‘Heb vertrouwen in de medewerkers. Stimuleer dat ze hulp inroepen, bijvoorbeeld van de coaches of HR, zodra ze problemen signaleren waar ze zelf niet uitkomen.’
  • ‘Wees duidelijk over de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen.’
  • ‘Zorg dat de formatie van de teams op orde is.’

Meer praktijkvoorbeelden:

 

‘Een verzuimconsulent loont in het onderwijs’

Cordaan Thuisdiensten: ‘Aandacht werkt het best tegen verzuim’

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is freelance-redacteur van XpertHR Actueel. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op.

3 reacties

  1. Robert Ilbrink op

    Een interessant artikel met de intentie om medewerkers meer zelfsturing te geven.

    Ik onderschrijf die intentie volledig. Toch merk ik dat ik me ongemakkelijk voel bij bijna iedere zin die ik lees. Het kan zijn dat Jolan dit zo geschreven heeft met een bepaald doel, maar ik vermoed eerder dat het de situatie en de sfeer bij ZorgAccent redelijk weergeeft.

    Waarom voel ik mij dan ongemakkelijk bij het lezen?
    Medewerkers zijn onbewust heel gevoelig voor kleine signalen die doorgegeven worden. Dat kunnen kleine signalen zijn die iemand in zijn/haar kracht zetten of ondersteunen, maar ook signalen die iemand het gevoel geven er eigenlijk alleen voor te staan.

    Voor mij begint het al met het op een hoop gooien van alle redenen waarom iemand niet naar het werk komt. Angst vanwege samenwerkingsconflicten, Stress en burnout, artsbezoek, ziekte en spijbelen worden allemaal “verzuim” genoemt.

    Je mag mij ouderwets noemen, maar voor mij is er een groot verschil tussen iemand die zich “ziek meldt” omdat hij/zij vandaag wil gaan vissen (verzuim) en iemand die, na overleg met de collegas, thuis blijft omdat hij/zij ziek is en de collegas niet wil infecteren.

    Dan gaat het meteen verder met: ‘We accepteren het niet als mensen verzuimen vanwege problemen op het werk’. Wow! Misschien is het niet zo bedoeld, maar dit klinkt wel erg patriarchaal en het klinkt niet als: “Wij hebben als teamleden een verantwoordelijkheid naar elkaar toe om elkaar te ondersteunen en problemen in teamverbank uit te werken”.

    En even verderop staat: “problemen op je werk zijn geen reden om te verzuimen. Je kunt de problemen beter aanpakken, desnoods met onze hulp. De medewerkster begreep dat.” Natuurlijk is het bij problemen op het werk het geen oplossing om maar thuis te blijven. Ik voel echter geen enkele liefde en bezorgdheid over het lot van de medewerker. Ik lees geen empathie en zorg.

    Alleen het vaststellen van wat de medewerker in dat geval “moet” doen, onafhankelijk van of de medewerker de benodigde vaardigheid in huis heeft om dit te doen. Oh ja hoor we helpen wel degelijk, want er staat toch: “desnoods met onze hulp.”. Juist dit geeft die kleine signalen. Eigenlijk staat er “Zoek het zelf maar uit en stoor ons niet met ons belangrijke werk, tenzij de verzuimcijfers daardoor omhoog gaan want dan moet ik dat aan de directie uitleggen.” Meteen daarop het zinnetje: “De medewerkster begreep dat!” Ook hier weer. Het klinkt bijna alsof iemand een reprimande gekregen had. Geen dialoog over, waar loop je tegenaan, wat heb je nodig, hoe kan ik je helpen?

    Wat zit hier volgens mij achter? Ik denk dat het doel van ZorgAccent niet is om echt zorgzaam en liefdevol met de medewerkers om te gaan zodàt het verzuim naar beneden gaat, maar dat het doel was het verzuim naar beneden te brengen. Met andere woorden er wordt geduwd en getrokken aan het gevolg, in plaats van te werken aan de werkelijke oorzaken. Het is zeker een hele stap vooruit ten opzichte van de verzuimmanagers, die zonder ook maar iets aan de oorzaken te doen, de medewerkers opbellen om ze onder drukt te zetten om de volgende dag weer aan het werk te gaan. Daarom denk ik dat ZorgAccent nog een weg te gaan heeft om niet langer te vechten tegen gevolgen van hun cultuur, maar echt te kijken naar de oorzaken.

  2. Jolan Douwes op

    Beste Robert,
    Dank voor je reactie. Als redacteur heb ik een lang interview gecomprimeerd en daar de meest prikkelende uitspraken uitgehaald. Dat de basis van een goed verzuimbeleid is dat je je inleeft in je gesprekspartner leek me logisch.
    Jammer dat je een andere indruk van dit interview krijgt.

Reageer