Checklist voorbereiding verzuimgesprek

1

Een goede voorbereiding voorafgaand aan een verzuimgesprek met een werknemer is essentieel.

Om er zeker van te zijn dat u bij het voeren van verzuimgesprekken niets over het hoofd ziet, zijn de volgende punten van belang.

Constatering van het soort verzuim

  • Is er sprake van een hoge verzuimfrequentie?
  • Ligt langdurig ziekteverzuim in de verwachting?

Relatie verzuim en werk

  • Welke problemen zijn er?
  • Wat zijn mogelijke oplossingen?
  • Is handelen nodig of wenselijk?
  • Wie onderneemt actie en wanneer?

Relatie verzuim en privé

  • Kan de werknemer zelf actie ondernemen?
  • Is ondersteuning van derden wenselijk?
  • Welke externe partijen moeten worden ingeschakeld en wanneer?

Houding medewerker ten opzichte van verzuimpatroon

  • Afspraken over wat collega’ s te horen krijgen en wat niet;
  • Afspraken voor een vervolggesprek.

Aandachtspunten bij voorbereiding

Belangrijke aandachtspunten bij de voorbereiding van een verzuimgesprek zijn:

  • vaststellen van de inhoudelijk te bespreken onderwerpen;
  • op de hoogte zijn van de hele situatie;
  • verplaatsen in de situatie en stemming van de zieke werknemer;
  • de werknemer vooraf informeren over de inhoud van het gesprek;
  • een ruimte regelen waar niemand het gesprek kan verstoren.

Tijdens het gesprek moet de gespreksleider een aantal punten in de gaten houden:

  • de intonatie en woordkeuze;
  • tonen van belangstelling in zijn vragen en opmerkingen, en in zijn houding;
  • rust brengen in het gesprek;
  • laten merken dat hij het beste met de medewerker voor heeft;
  • beseffen hoe het gesprek op de medewerker overkomt;
  • de medewerker op zijn gemak stellen;
  • open vragen stellen;
  • aantekeningen maken voor het verzuimdossier;
  • de werknemer voldoende ruimte geven voor eigen inbreng;
  • duidelijke onderlinge afspraken maken;
  • zich bewust zijn van zijn (machts)positie.

Checklist ziekteverzuim

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Henk Duijn, arbeids- en organisatiepsycholoog op

    Deze checklist kan bij de voorbereiding van het verzuimgesprek een waardevol instrument zijn.
    Adequaat omgaan met arbeidsverzuim vereist een basis van wederzijds vertrouwen. Daarom is het van belang om voorafgaand aan het gesprek een realistische inschatting te maken van het noodzakelijke “wederzijds vertrouwen” tussen gespreksleider en werknemer.
    Wanneer de verzuimoorzaak valt onder de categorie “ongewenst gedrag op de werkvloer door zeer dominante leidinggevende” is het niet verstandig om deze leidinggevende ook het gesprek met de verzuimende medewerker te laten voeren.
    Het inschakelen van een “derde partij” kan in een groot aantal gevallen een beter licht werpen op de eventueel noodzakelijke interventie ter voorkoming van arbeidsverzuim en de daartoe te treffen maatregelen.