Nauwkeurige verlofadministratie levert organisaties geld op

3

Wanneer organisaties hun verlofadministratie goed scheiden en bijhouden, kan ze dat veel geld opleveren en gedoe met medewerkers schelen.

Dat zegt SD Worx Nederland.

Wat veel organisaties volgens SD Worx niet weten, is dat de verschillende verlofsaldo’s (vakantiedagen, adv-dagen en tijd-voor-tijduren) niet vanzelfsprekend bij elkaar op kunnen worden geteld. De diverse verlofsoorten hebben een verschillend wettelijk karakter en daarom moet er met iedere verlofsoort anders worden omgegaan.
Sabrina Ritzen: ‘De grootste valkuil is dat alles bij elkaar op één hoop geveegd wordt. En dan gaat het aan het einde van de rit mis. De verschillende regelingen vragen namelijk om een andere benadering. Voor vakantiedagen zijn namelijk wettelijke regelingen getroffen, terwijl dat voor ADV-dagen niet geldt. Denk dan bijvoorbeeld aan verjaringstermijnen die verkeerd worden toegepast.’
Het gevaar is dat de verschillende dagen bij elkaar opgeteld worden wat zorgt voor ruzie tussen werkgever en werknemer: ‘Hoe vaak dat precies gebeurt is ons niet bekend, maar de jurisprudentie staat bol van verschillen van mening over dit soort dingen.’

Veel geld

Daarnaast kan het ook veel geld kosten, dat is misschien wel de grootste straf voor werkgevers volgens Ritzen: ‘Stel dat een bedrijf met 50 medewerkers geen onderscheid maakt tussen het wettelijk regime van de verschillende verlofsoorten en hier ook geen afspraken over heeft vastgelegd. Alle verlofuren worden meegenomen en samengevoegd in het volgend verlofjaar. Ervan uitgaande dat in deze organisatie het gemiddeld uurloon € 15,50 is en medewerkers gemiddeld 2,5 adv-dagen niet opnemen, dan zorgt dit voor een onnodige kostenpost van ruim € 15.500,- voor het nieuwe jaar. Niet opgenomen adv-dagen komen immers aan het einde van het verlofjaar te vervallen. Daarnaast worden verlofuren ieder jaar duurder. Ze worden afgerekend tegen het laatstverdiende loon, wat beduidend hoger kan liggen dan enkele jaren daarvoor.’

Geen tijd

De reden waarom bedrijven soms een slechte verlofadministratie bijhouden is omdat ze denken dat het teveel tijd kost: ‘En dan zijn ze geneigd om de makkelijke manier te kiezen. In het begin kost het inderdaad tijd om zo’n verlofadministratie in te richten, maar het bijhouden ervan kost echt niet zoveel tijd. En het kost je in elk geval minder dan de 15.000 euro in eerdergenoemd rekenvoorbeeld.’

De drie soorten verlof uitgelegd
Hieronder vindt u de kenmerken van de verschillende verlofsoorten:

-> Vakantiedagen
In de wet is geregeld dat vakantiedagen een verjaringstermijn hebben van vijf jaar, gerekend na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak op vakantiedagen is ontstaan. De verjaringstermijn is ingesteld zodat medewerkers de mogelijkheid hebben om langdurig verlof op te nemen. Werkgevers kunnen hierdoor te maken krijgen met een veelvoud aan opgespaarde dagen, een zogenoemd verlofstuwmeer. Daarnaast moet er bij uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen bij het einde van een dienstverband en bij tussentijdse betaling van de bovenwettelijke vakantiedagen (art. 7:641 BW), vakantietoeslag (8%) worden betaald.

-> Adv-dagen
Het recht op adv-dagen is – anders dan vakantiedagen – niet geregeld in de wet maar in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden. Adv-dagen zijn bedoeld om het verlies van arbeidsplaatsen tegen te gaan en nieuwe werkplaatsen te creëren.
Een belangrijk verschil met de vakantiedagen is dat niet opgenomen adv-dagen aan het einde van het verlofjaar komen te vervallen. Daarnaast hoeven opgebouwde, (nog niet-genoten) adv-dagen bij het einde van een dienstverband niet worden uitbetaald tenzij beide partijen dat expliciet zijn overeengekomen. In principe kunnen tijdens ziekte geen adv-dagen worden opgebouwd en over adv-dagen wordt geen vakantietoeslag betaald.

-> Tijd-voor-tijduren
De tijd-voor-tijdregeling is vastgelegd in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden en houdt in dat overwerk in de vorm van tijd wordt vergoed. Vaak is er in de tijd-voor-tijdregeling een bepaling opgenomen over de termijn waarbinnen deze uren opgenomen moeten worden. Worden de uren niet binnen deze termijn opgenomen, dan vervallen ze niet maar worden ze uitbetaald. Over deze uren wordt geen vakantietoeslag betaald.

Basti Baroncini, redacteur P&Oactueel.

Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

3 reacties

  1. Avatar

    Hoe zit het met PBL-uren? Die passen ook in dit rijtje, waarbij verlofadministratie erg belangrijk is. Het zijn geen vakantiedagen, geen adv-dagen en er zijn regels waaraan men zich dient te houden, zowel werkgever als werknemer.

  2. Avatar

    Dank voor deze informatie.
    Kunt u mij aangeven waar ik kan vinden dat niet opgenomen adv-dagen aan het einde van het verlofjaar komen te vervallen? En is een verlofjaar in casu gelijk aan het kalenderjaar in geval van een contract van onbepaalde tijd?

  3. Avatar

    Erg dank voor de info. U schrijft dat bij einde dienstverband de WG de vakantieuren moet uibetalen. En over die vakantieuren ook 8% vakantietoeslag moet betalen. Geldt dit ook voor de jaarlijkse eindejaarsuitkering? In artikel 7:641 BW kan ik dit niet expliciet vinden. Is er een ander artikel/link bruikbaar om dit te onderbouwen? hartelijke groet Lisa

Reageer