Zorginstelling Philadelphia: weg met verstikkende regels

0

Minder regels, meer eigen verantwoordelijkheid. Philadelphia, een van de grootste zorginstellingen voor verstandelijk gehandicapten in Nederland, pioniert ermee. Agnes Verhulst, directeur HR, kwaliteitszorg en communicatie: ‘Vroeger riepen managers: HR, los het op. Nu doen ze het zelf, of beter nog: met hun team.’

Wat dacht u toen u het artikel in NRC Handelsblad las met de kop: ‘De zorg is alle overbodige regels, procedures en checklists zat’?

‘Regels zijn prettig, want we hebben behoefte aan routine en regelmaat. Tegelijkertijd belemmeren ze onze creativiteit en het zicht op andere oplossingen. Regels kunnen zelfs verstikkend zijn. Bij Philadelphia zijn we in 2011 begonnen met zelforganisatie. Eerst deden we met acht locaties mee aan een project ‘regelarm werken’ van het ministerie van Volksgezondheid en Welzijn. Toen dat beviel, hebben we deze werkwijze bij alle 500 locaties doorgevoerd. Dat vraagt wel veel van de 6000 medewerkers. Hun autonomie en eigen verantwoordelijkheid zijn groter geworden.’

Welke regels zijn geschrapt?

‘Wij kregen veel reacties toen we onze medewerkers vroegen welke regels zij overbodig vonden. Iemand schreef: ‘Waarom mogen we niet meer de cliënten naar de winkel?’ Zij en haar collega’s waren daar gefrustreerd over, maar het was helemaal geen vaste regel. Blijkbaar was die er daar in geslopen.

‘Op een andere locatie was de afspraak dat cliënten ’s ochtends om tien voor half 9 moesten klaarzitten voor het busje naar de dagopvang. Gelukkig stelde een frisse medewerker de waarom-vraag. Toen bleek dat een buschauffeur een keer kwaad was geworden toen niet iedereen klaarstond. Niemand mopperde over het vaak lange wachten, maar het kon ook anders. De chauffeur belt nu hoe laat hij aankomt.’

Welke rol heeft HR?

‘HR heeft een ondersteunende, prikkelende, faciliterende rol. Als we teams trainen in zelforganisatie en werken met minder regels, zijn HR-medewerkers daar als begeleider bij. Verder coachen en ondersteunen we managers en teams om te spiegelen en kritische vragen te stellen. Voor ons is deze aanpak ook spannend, want iedereen heeft een andere rol gekregen. Vroeger riepen managers: ‘Help, ik heb een probleem. Los het op, HR.’ Nu doen ze dat zelf, of nog beter: met hun team.’

Werft Philadelphia nu ook ander personeel?

‘Ja, we zoeken emotioneel stabiele medewerkers die openstaan voor innovatie en willen blijven leren. Het werk verandert in snel tempo. Stel dat collega Elize tien jaar lang op dinsdagmiddag Rummikub speelt met bewoner Erik. Misschien is dat voor allebei wel het hoogtepunt van de week. Toch vragen we van Elize dat ze Erik een ander spelletje leert en stimuleert om met mede-bewoners een potje te spelen op een andere plek. Als het goed is, vindt Erik dat ook fijn, want het verruimt zijn blik.’

Is zelforganisatie geen verkapte bezuinigingsmaatregel?

‘Bezuinigen is niet ons doel. De overgang naar zelforganisatie kost juist tijd, energie en geld. We zijn er ook niet op uit om minder managers te krijgen. Ze hebben nu wel een andere taak. Onze leidinggevenden moeten alert zijn, maar ook op hun handen leren zitten. Als een medewerkster op zwangerschapsverlof gaat, vraagt de manager aan het team: hoe lossen we dat op?’

Waar moeten leidinggevenden en HR dan alert op zijn?

‘Als teams veel vrijheid krijgen, is het risico dat ze zich aan hun lot overgelaten voelen. Dan hebben ze toch meer ondersteuning en aandacht nodig. Wij hameren erop dat managers goed contact blijven houden en teams tijdig aan de bel trekken. Een andere valkuil is dat afdelingen kunnen doorslaan. Dan gaan ze zelf websites bouwen of nieuwe diensten aanbieden. Philadelphia is natuurlijk niet regelloos, we maken nog steeds afspraken. Alleen doen we dat niet met een opgeheven vingertje.’

Heeft u nog tips voor HR-collega’s?

‘Zet jezelf niet buitenspel, nu je rol snel verandert. En kom langs als je onze aanpak interessant vindt.’

Meer informatie: ‘Het werkt’, boek van Johan Faber over Philadelphia (jan. 2017).
Op 15 september vertelt de zorginstelling over haar aanpak op het congres De zelforganisatie.

Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.

Reageer