Personeelsplanning in de zorg: meer spelen met roosters

0

De planning en roosters kritisch tegen het licht houden gebeurt meestal niet in de waan van de dag. We zijn al blij als het rooster rond is. Toch kan HR veel winst boeken door het initiatief te nemen om meer met de basisroosters te spelen.

Personeelsplanning valt uiteen in drie vormen: operationele planning (dienstroosters, werktijden, e.d.), tactische planning (jaar- of tweejaarsplanning, begroting) en strategische planning. Volgens bedrijfskundig HRM’er Erik Jan van Dalen, auteur van het boek Tactische en operationele personeelsplanning, kan er in de zorg veel slimmer worden gepland.

Om te beginnen de operationele planning: valt daar voor HR veel winst te behalen?

‘Jazeker. Meestal houdt HR zich afzijdig van de planning en de roosters. Die planners roosteren wel gewoon door. Maar zorginstellingen kunnen veel winst boeken als ze van de vaste patronen van 3×8-uur afstappen en hun werktijden beter afstemmen op de pieken in werkdruk. Op de verpleegafdelingen van ziekenhuizen bijvoorbeeld is het aan het eind van de middag en begin van de avond hectisch. Daarna is het rustiger. Toch werken er op drukke en rustige momenten even veel mensen.’

Maar kom je dan niet in de knoop met de overdracht?

‘Dat ga ik niet ontkennen, dat is inderdaad een bezwaar. Daarom pleit ik er ook niet voor om nou gelijk alle diensten om te gooien. Begin gewoon eens met een van de vijf dagdiensten wat langer te laten doorlopen, bijvoorbeeld één 12 uurs-dienst Aan het eind van de avond kan de formatie dan een stuk terug. Dan boek je winst op werkdruk en tegelijkertijd bezuinig je, want de uren in de avond zijn natuurlijk duurder.’

Klinkt logisch, waarom gebeurt het dan nog niet?

‘Dat het op weinig plekken gebeurt, is voornamelijk, omdat van vaste patronen afstappen lastig is. Die drie 8-uursdiensten zitten nu eenmaal ingebakken in de zorg. De praktische bezwaren zijn vrij eenvoudig te weerleggen. Het aantal uren ‘rondmaken’ wordt wat meer puzzelen, maar dat kun je ondervangen door te roosteren met een jaarurensysteem. Beperkingen vanwege de Arbeidstijdenwet zijn er evenmin; die wet biedt genoeg ruimte om af te wijken. Er mag veel meer dan de meesten denken. Zo zou HR eens buiten de waan van de dag eens kunnen spelen met de basisroosters.’

En op tactisch gebied?

‘Wat vooruit plannen betreft kan de gezondheidszorg nog veel leren van de industrie. Daar liggen de roosters maandenlang vast. In de zorg wordt veel om het privéleven van de medewerkers heen gepland en wordt er ongelooflijk veel geruild. Kijk maar eens naar een dienstrooster in de personeelskamer. Dat barst van de doorhalingen en eens in de week werkt de planner het weer bij. Rekening houden met de wensen van de medewerkers is goed, maar het mag best iets zakelijker. Je hoeft niet alles een jaar van tevoren vast te leggen. Maar de bulk van de roosters kun je lang van tevoren maken. De pieken en gaten vul je op met flexibel plannen. Vervolgens bepaal je hoe je de pieken gaat opvangen. Doe je dat met eigen mensen via schakel- of bereikbaarheidsdiensten of het jaarurensysteem? Of werk je met uitzendkrachten?’

Erik Jan van Dalen schreef samen met Jan de Leede het boek Tactische en operationele personeelsplanning (2016).

Ook met strategische personeelsplanning valt winst te boeken, lees hier verder>>

Lees meer over:

Over Auteur

Annet Maseland

Annet Maseland is freelance-redacteur van XpertHR Actueel. Ze schrijft al jaren over HR en personeelszaken.

Reageer