Is jouw organisatie voorbereid op kennisoverdracht?

0

Investeren in een goede kennisoverdracht levert organisaties veel op. ‘ In de perceptie van HR en leidinggevende lijkt vaak dat zaken wel goed geregeld zijn, maar in de praktijk valt dat vies tegen. Vaak gaat kennisoverdracht ad hoc en onvoorbereid of wordt niet goed opgevolgd.’

Dat zegt Maartje Jonkers van Verschoor & Oudshoorn. Het adviesbureau deed samen met de Universiteit van Tilburg onderzoek naar kennisoverdracht van oudere op jongere werknemers bij bedrijven in een technische omgeving.

Onderstaande 7 succesfactoren zijn voor een succesvolle kennisoverdracht van belang. Bij elke factor staan drie vragen die je kunt stellen om te checken hoe goed jouw organisatie voorbereid is op kennisoverdracht.

  1. Kennisportfolio

In een kennisportfolio staan welke (oudere) werknemers binnenkort de organisatie gaan zullen verlaten.

  • Ik weet precies welke (oudere) werknemers op korte termijn de organisatie gaan verlaten
  • Ik weet welke waardevolle impliciete kennis daarmee verdwijnt
  • Ik heb gepland aan wie, op welke manier en op welke termijn de impliciete kennis wordt overgedragen

2.
Organisatiemiddelen
Kennisoverdracht van oudere werknemers op jongeren is zeer intensief.  Er moet bewust tijd en geld vrijgemaakt worden voor het proces.

  • Er wordt bewust tijd en geld vrijgemaakt voor kennisoverdracht (en de werknemers merken dit ook)
  • Jongere en oudere werknemers worden gekoppeld in projecten of in functies
  • Er wordt geïnvesteerd in systemen, mappen en databases waar de impliciete kennis opgeslagen kan worden

3.
Bereidheid
Het is belangrijk dat de jongere werknemers open staan voor de kennis, in staat zijn zich de kennis eigen te maken en een geïnteresseerde houding aannemen. Voor oudere werknemers zijn communicatie en het omgaan met jongeren belangrijke aandachtspunten.

  • Oudere werknemers zijn bereid én vinden het leuk om kennis over te dragen voor ze weggaan
  • Jongere werknemers staan er open voor,  ze zijn actief geïnteresseerd en zoeken het contact op
  • De oudere werknemers zijn communicatief voldoende sterk om zelfs complexe kennis begrijpelijk over te brengen

4.
Strategie
Kennisoverdracht wordt vaak ad-hoc geregeld: binnen afdelingen vindt kennisoverdracht plaats, maar tussen afdelingen en in de hele organisatie vaak niet. Er worden wel vaak acties ondernomen om kennis te behouden, maar vaak is het resultaat dat deze acties niet worden opgevolgd.

  • De acties en procedures voor de kennisoverdracht zijn in detail bedacht en uitgeschreven
  • De voortgang wordt goed opgevolgd, waar nodig krijgen de werknemers feedback of extra stimulans om kennis over te dragen
  • Als ik aan een willekeurige werknemer vraag wat wij doen aan kennisoverdracht, weet hij het precies te vertellen

5.
Management
Het management team is voor strategie en implementatie verantwoordelijk. Het is belangrijk dat zij het proces top down aansturen en faciliteren: oudere werknemers stimuleren en benadrukken van de waarde van deze kennis.

  • Het Management Team staat achter de kennisoverdracht, benadrukt het belang ervan in hun communicatie, maakt tijd en budget vrij
  • Leidinggevenden zien er op toe dat kennisoverdracht in hun team daadwerkelijk plaatsvindt
  • HR wordt betrokken als op teamniveau, ondanks de goede voornemens, geen kennisoverdracht plaatsvindt

6.
Systeem
Centrale kennis over aanpak en procedures moet opgeslagen worden op een plek die voor iedereen toegankelijk en vindbaar is. In de praktijk staan vaak documenten alleen op de harde schijf van (de vertrekkende) oudere werknemer.

  • Oudere werknemers worden opgespoord om, zolang zij er nog werken, zoveel mogelijk impliciete kennis op te schrijven en op te slaan
  • Alle opgeschreven kennis is gemakkelijk te vinden en voor iedereen toegankelijk
  • De jongere werknemers hebben een proactieve houding; gaan zelf, op eigen initiatief, achter de opgeschreven kennis aan

7.
Organisatiecultuur
Een open, collegiale cultuur stimuleert de kennisoverdracht van oudere werknemers.

  • Onze organisatiecultuur is te kenmerken als collegiaal, informeel, laagdrempelig
  • Oudere werknemers hebben vertrouwen in de organisatie en zijn bereid om hun kennis te delen
  • Kennisoverdracht staat op onze strategische agenda voor de komende drie jaar

Lees meer over kennisoverdracht op de website van Verschoor & Oudshoorn

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.