3 vragen over de controle van personeel

0

Door nieuwe technische mogelijkheden wordt het steeds eenvoudiger om gedrag van medewerkers te volgen. Wat mag wel en niet?

Onlangs publiceerden Europese privacy-toezichthouders een opinie over de omgang met personeelsgegevens. Belangrijkste les uit deze opinie: het monitoren van personeelsgegevens mag alleen als dit strikt noodzakelijk is en als er geen andere manier is om aan je informatie te komen die minder inbreuk maakt op de privacy. De regels gepubliceerd in de opinie zijn niet zo zeer nieuw, maar vooral bedoeld om HR en werkgevers nog eens extra te wijzen op de privacyregels, zo stelt Lysette Rutgers van de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Mag je gebruik van e-mail en internet door medewerkers controleren?

Ja, dat mag. Als werkgever mag je voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Daar mag je ook controles op uitvoeren, mits je voldoent aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens door de controle van personeel. Voordat je start met de controle, moet wel het doel worden bepaald. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

2. Mag je controleren wat medewerkers op social media doen?

Ja, maar dit mag niet zomaar. Ook hier geldt dat je als werkgever heel duidelijk moet aangeven waarom je die gegevens wilt verzamelen. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om te monitoren wat er op social media over de organisatie wordt gezegd. En dat kun je als HR dan monitoren door bijvoorbeeld op de naam van de organisatie te zoeken. Ook moet je medewerkers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. ‘Het voelt misschien heel logisch om een facebookprofiel te screenen omdat het publiekelijk openbaar is, maar je kan niet zomaar allerlei privé-informatie van (toekomstige) werknemers binnenhalen, zegt Rutgers.

3. Mag je medewerkers controleren met een (verborgen) camera?

Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar als er wordt gestolen of gefraudeerd, dan zijn er uitzonderingen waarbij je onder strenge voorwaarden wel een verborgen camera kunt gebruiken.  Cameratoezicht mag onder bepaalde voorwaarden, zo stelt de Autoriteit Persoonsgegevens. Het moet noodzakelijk zijn en als werkgever moet je ook nagaan of er andere mogelijkheden zijn die minder ingrijpend zijn voor de privacy. De Europese toezichthouders benoemen als voorbeeld een transportbedrijf die in vrachtwagencabines een videocamera installeert. Doel is om de rijvaardigheden van de chauffeurs te verbeteren en hun veiligheid te waarborgen. De Europese autoriteiten noemen dit geen gelegitimeerd doel omdat de camera’s een ernstige inbreuk hebben op de privacy van de chauffeurs. In dit geval zijn er andere methoden te verzinnen die meer passend zijn.

Meer vragen en antwoorden over de controle van personeel zijn te lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Lees ook:

Lees meer over:

Over Auteur

Marloes Oelen is contentcoördinator van XpertHR. Met haar journalistieke blik zorgt zij ervoor dat jij helemaal niks mist.