Meer aandacht voor onboarding in LUMC

0

Iedere maand starten er gemiddeld 50 nieuwe medewerkers bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Hoe zorg je dat al die medewerkers goed worden ingewerkt en op de hoogte raken van de normen en waarden waar jij als organisatie voor staat? Het LUMC vernieuwde haar onboardingprogramma en introduceerde een speciale app. HR adviseur Anja van Geet legt uit.

Wat was voor het LUMC aanleiding om het onboardingprogramma te herzien?

Anja van Geet

‘De wereld om ons heen verandert. In de zorg merken we natuurlijk dat er steeds meer gedaan moet worden met minder. Daarnaast worden patiënten mondiger en wordt er kritisch naar de zorg gekeken, niet alleen vanuit patiënten maar ook vanuit de media. Als Universitair Medisch Centrum willen we dat de mensen die bij ons aan het bed staan voldoende kennis hebben en kundig zijn, vakmanschap wordt steeds belangrijker. Maar het gaat ook om bejegening, hoe wil je dat medewerkers omgaan met patiënten en hun naasten, met studenten en met collega’s. Kortom, we vragen best veel van onze medewerkers, zeker van nieuwe medewerkers. We vinden het belangrijk dat we ze daarin begeleiden.’

Voldeed het introductieprogramma dat jullie boden daar niet aan?

‘Ons introductieprogramma bestond uit een informatieochtend voor nieuwe medewerkers, die we iedere eerste werkdag van de maand organiseerden. In ons nieuwe introductieprogramma wilden we meer aandacht voor het eigen maken van de waarden waar het LUMC voor staat. Zo zeggen wij bijvoorbeeld ‘in het LUMC werken we veilig’, maar wat betekent dat dan voor een nieuwe medewerker? Hoe zorgen we dat die nieuwe medewerker ook daadwerkelijk alle informatie krijgt zodat hij ook veilig kan werken?
Daarom hebben we ons introductieprogramma interactiever gemaakt en  uitgebreid naar meer dagen en gebruiken we, de onboardingsapplicatie Appical.

Hoe ziet het vernieuwde onboardingproces eruit?

‘Na de werving en selectie ontvangt de nieuwe medewerker het aanstellingsbesluit. Vervolgens krijgt hij / zij? twee weken voor zijn eerste werkdag  een uitnodiging om gebruik te maken van de app. Daarin staat bijvoorbeeld een filmpje waarin de voorzitter van de Raad van Bestuur hen verwelkomt. Ook vertellen we over onze missie en visie. Zo wordt er bijvoorbeeld uitgelegd wat het inhoudt om een universiteit medisch centrum te zijn, wat betekent dat er ook veel aandacht is voor onderwijs en onderzoek. En verschillende collega’s vertellen over het werk dat zij doen in het LUMC. Op deze manier is er al een soort kennismaking. Daarnaast is het heel praktisch: in de app staat ook waar je je fiets kan stallen of je auto kunt parkeren. Maar ook andere praktische zaken worden uitgelegd: waar haal je een badge, waar vind je de witte uniformen. En meer specifieke informatie over bijvoorbeeld waar de protocollen te vinden zijn en wat de betekenis is van afkortingen die in het LUMC worden gebruikt.’

Hoe hebben jullie de waarden van het LUMC verwerkt?

‘Tijdens de eerste werkdag van de nieuwe medewerker volgt een meer uitgebreide uitleg op de zaken die in de app worden genoemd. Zo is er een collegetour met de Raad van Bestuur, waarin vragen aan bod komen die nieuwe medewerkers in de app al kunnen stellen. Vervolgens zijn er een aantal workshops die inzoomen op onze waarden. In die workshops gaan we met de nieuwe medewerkers in gesprek. Eén van de waarden is bijvoorbeeld veiligheid. In de gesprekken gaat het dan over hoe je zorgt dat je veilig werkt op de werkplek. Maar ook hoe je privacy waarborgt.. Door dit soort onderwerpen tijdens de onboarding al ter sprake te brengen, hopen we dat het bijdraagt aan de bewustwording.’

‘Een ander thema is gastvrijheid. Het LUMC wil een gastvrije organisatie zijn,  dat is niet iets dat je uit een boekje leert. Dus spreken we met elkaar over hoe je omgaat met gastvrijheid. Hoe heb je aandacht voor elkaar. En het leuke is, tijdens zo’n introductiebijeenkomst komen alle medewerkers bij elkaar. Van magazijnmedewerker tot hoogleraar. Dus op die manier willen we ook dat iedereen zich realiseert dat je over de afdelingsgrenzen heen kunt kijken.’

Wat zijn de resultaten van deze nieuwe manier van onboarden?

‘Het LUMC is sinds juni gestart met het gebruik van de app. Uit de cijfers blijkt dat tot nu toe driekwart van de nieuwe medewerkers daadwerkelijk gebruik heeft gemaakt van de app.. Over het algemeen merken we dat nieuwe medewerkers enthousiast zijn over de app en de eerste werkdag. Of ons nieuwe onboardingsbeleid ook al invloed heeft op de medewerkerstevredenheid kan ik nog niet zeggen. Wel blijkt uit de literatuur dat mensen die goed worden ingewerkt efficiënter werken en meer tevreden zijn.’

Stel dat HR collega’s een soortgelijk project willen opstarten, wat zijn dan de aandachtspunten en lessen die jullie willen meegeven?

‘Ik vond het heel waardevol om de organisatie in te gaan en collega’s bij de ontwikkeling van het onboardingprogramma te betrekken. Vraag aan leidinggevenden: wat vinden jullie belangrijk dat nieuwe medewerkers leren over het LUMC? En probeer te denken vanuit de nieuwe medewerker. Stel jij komt nieuw binnen in een organisatie, welke informatie vind jij dan prettig om te ontvangen? Zo kwamen wij op zaken als: hoe betaal je in het restaurant en wat zijn de kledingvoorschriften in de organisatie?’

Lees meer over:

Over Auteur

Marloes Oelen

Marloes Oelen is redacteur van XpertHR Actueel. Met haar journalistieke blik zorgt zij ervoor dat jij helemaal niks mist op HR-gebied.

Reageer