Hoe recruiters en managers effectief samen kunnen werken

0

Het leidt steeds weer tot conflicten als recruiters en managers met vacatures moeten samenwerken. Theoretisch gezien zouden beide partijen het goed met elkaar moeten kunnen vinden, aldus Brad Warga. Ze streven immers een gezamenlijk doel na: het zo snel en effectief mogelijk vinden van een nieuwe, goed gekwalificeerde medewerker.

Maar bij het vervullen van een vacature komen de spanningen tussen de recruiter en manager aan de oppervlakte. Deels is dit een gevolg van een gebrek aan informatie. Een recruiter zal nooit net zo veel weten over de openstaande positie als de manager. De manager op zijn beurt weet vaak weinig van het werving- en selectieproces en de uitdagingen en randvoorwaarden waar de recruiter mee te maken heeft.

Warga identificeert vier fases tijdens het sollicitatieproces waarin de recruiter en manager als eenheid kunnen samenwerken: de intake van de vacature, de werving, het gesprek en bij het presenteren van een aanbieding aan een sollicitant.

1. De Intake
Het doel van de intake is meestal tweeledig: de recruiter moet een beeld krijgen van de openstaande vacature en de manager wil inzicht in hoeveel tijd het gaat kosten om de vacature te vervullen.

Valkuilen   De manager en de recruiter willen allebei de vacature snel vervullen. Echter, de verwachtingen van de manager en hetgeen de recruiter kan en mag kan tot misverstanden leiden. Een andere uitdaging is tijd: vaak moest de openstaande vacature gisteren vervuld zijn.

Oplossingen

Wees voorbereid. Recruiters moeten op de hoogte zijn en blijven van relevant sectornieuws, ze moeten weten waar de manager en zijn team mee bezig zijn en wat het werven van een geschikte kandidaat ongeveer kost. Wees eerlijk. Jaag niet op de kandidaat die niet bestaat. Recruiters moeten samen met managers bepalen welke kennis en vaardigheden een sollicitant absoluut moet hebben en welke kennis en vaardigheden nice to have zijn. Vraag om hulp. Maak een afspraak met iemand van het huidige team die de ideale kandidaat zou zijn. Door te praten met iemand die reeds zijn waarde heeft bewezen  wordt een en ander in perspectief geplaatst. Werk samen. Bespreek de functiebeschrijving totdat deze compleet is. De manager zou kunnen overwegen om een video van twee minuten te maken waarin de functie, het team en de onderneming besproken worden. Dat geeft een veel beter beeld van de vacature dan een vacaturetekst.

2. De werving
Bij het werven van kandidaten kan een recruiter echt toegevoegde waarde laten zien. Tot dit punt heeft een recruiter onderzoek gedaan en veel gesproken met de betreffende manager. Dit voorwerk is nodig om succesvol te gaan werven.


Valkuilen   Nieuwe technologie en sociale media hebben de wijze waarop recruiters werven gewijzigd. Via sites als LinkedIn kunnen vele kandidaten gevonden worden die op het eerste gezicht geschikt lijken. Bij nadere beschouwing echter zijn deze kandidaten lang niet altijd geschikt. Managers hebben verder geen idee wat er allemaal bij het werven van personeel komt kijken. Ze vragen daarom vaak om een lange list met namen om er zeker van te zijn dat de recruiter zijn of haar werk goed doet.

Oplossingen
Communiceer duidelijk over de eisen die aan de sollicitant gesteld worden. De recruiter moet de manager vragen om feedback over aangedragen kandidaten. Beoordeel objectief. Gebruik objectieve maatstaven om kandidaten te beoordelen. Beoordeel niet op basis van het CV, maar op daadwerkelijke resultaten, kennis en vaardigheden.Breid je netwerk uit. De manager zou de recruiter toegang moeten geven tot zijn netwerk om contact te leggen met meer potentiële kandidaten.

3. Het interview
De recruiter moet ervoor zorgen dat de eerste selectie wordt gemaakt, zodat de manager zich kan concentreren op de meest veelbelovende sollicitanten.

Valkuilen  In deze fase kan het makkelijk mis gaan tussen recruiters en managers. De recruiter moet de achtergrond van sollicitanten goed checken en nagaan of er geen ‘dealbreakers’ zijn.

Oplossingen

Doe je huiswerk. Kijk verder dan het CV. Probeer daadwerkelijke resultaten, kennis en vaardigheden te achterhalen, bijvoorbeeld via social media. Communiceer. Het eens zijn over de functiebeschrijving wil nog niet zeggen dat iedereen over precies hetzelfde praat of hetzelfde idee heeft over de ideale kandidaat. Goede kandidaten moeten zich aangesproken voelen door de functiebeschrijving, zodat ze de juiste kennis en vaardigheden kunnen benadrukken tijdens het sollicitatieproces. Werk hard. Als de manager niet tevreden is na de eerste serie sollicitatiegesprekken, ga dan op allebei op zoek naar nieuwe kandidaten.

4. De aanbieding
De aanbieding biedt de recruiter de ultieme kans om zijn of haar toegevoegde waarde te laten zien aan de manager.

Valkuilen   De kandidaat is geen directe collega van de recruiter en voelt zich daarom vaak meer op zijn of haar gemak bij de recruiter dan bij de manager. Echter, zelfs als de kandidaat een goede band heeft met de recruiter, zal deze de baan niet aannemen als hij of zij geen goed gevoel heeft bij de manager.

Oplossingen
Bouw aan de relatie. Maak aantekeningen van de carrièrewensen van kandidaten. Laat het niet van geld afhangen. Spreek de motivatie en kernwaarden van de kandidaat aan. Deel. Hou geen informatie over de kandidaat achter voor de manager. De manager moet de kans krijgen om de kandidaat echt goed te leren kennen. Bij het zoeken naar de meest geschikte kandidaat is duidelijke en consistente communicatie tussen de recruiter en de manager essentieel.

Recruiters en managers moeten elkaar blijven opzoeken, ook op momenten dat er geen vacatures zijn om te vervullen. Af en toe samen een kop koffie drinken of samen lunchen zorgt voor een connectie, voor betere communicatie en succesvollere wervingstrajecten in de toekomst.

 

Deze tips om de samenwerking tussen recruiters en managers te bevorderen zijn te vinden op het blog TLNT.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.