‘Geef sollicitant warm welkom: ‘Fijn dat je er bent’

0

Een sollicitant moet zich meteen welkom voelen, vindt Tamara Rood. De Meest Invloedrijke Recruiter van het jaar 2017 raadt organisaties aan zich meer in te spannen voor een goede eerste indruk. In haar pas verschenen blog pleit ze onder meer voor het verdwijnen van de ‘verhoorkamers’.

Freelance corporate recruiter Tamara Rood heeft goed opgelet tijdens haar studie Psychologie aan de Leidse universiteit. De lessen over beïnvloedingstechnieken komen ook bij werving en selectie van pas. Al schrijft ze er in haar blog ‘Hoe beïnvloed jij een optimale candidate experience?’ bij dat er geen sprake moet zijn van manipulatie.

De Meest Invloedrijke Recruiter van het Jaar adviseert organisaties hun sollicitanten met meer égards te behandelen. Zeker nu zij het in een groeiend aantal sectoren voor het kiezen hebben. Welke tips zijn ook nuttig voor HR?

1. Warm welkom

‘Laat de kandidaat voelen hoe blij jij bent met zijn komst. Bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Wat fijn dat je er bent!’, raadt Rood aan. De sollicitatiecommissie kan een kandidaat ook laten ophalen door een van de toekomstige collega’s. ‘Nóg leuker, hem welkom heten bij de receptie. ‘Hoi Martin, ik stond al op je te wachten, super dat je er bent!’ Dat kost nauwelijks extra tijd en de toon is gezet.’

Lukt het om de vijfde sollicitant van de dag nog even warm welkom te heten als de eerste? ‘Natuurlijk’, zegt Tamara Rood aan de telefoon. ‘Ik houd van mijn vak, dus zie ik iedereen als een oplossing voor mijn probleem: er is een vacature en daar zoek ik de beste kandidaat voor.’

De recruiter meent het dus als een kandidaat begroet met: ’Onwijs gaaf dat je tijd voor ons wilt maken.’ ‘Ik zie hem of haar dan nog niet ontspannen. Dat gebeurt pas als ik uitleg dat we een informeel gesprek gaan voeren waarin we van beide kanten kijken of we bij elkaar passen. Sollicitanten hebben vaak het gevoel van machtsongelijkheid. Als je die spanning wegneemt, helpt het enorm.’

2. Geen kale kamers

Zorginstellingen weten het al jaren: in een gezellige inrichting voelen de bewoners zich meer op hun gemak. Waarom zien de kamers waar de sollicitatiegesprekken plaatsvinden er vaak zo kaal en kil uit? ‘Onderzoek heeft aangetoond dat een huiselijke inrichting positievere resultaten heeft wanneer het aankomt op zelfonthulling, waardering en professionaliteit*’, schrijft Tamara Rood. Vooral accessoires zoals lampen en planten zouden helpen.

Als een gezellige omgeving sollicitanten uitnodigt meer over zichzelf te vertellen, is volgens de recruiter duidelijk: weg met de ‘verhoorkamer’. Ook kantines vindt ze ongeschikt. Het verbaast haar dat organisaties daar zo weinig bij stilstaan. ‘Ik ken een financiële dienstverlener die sollicitanten ontvangt in een kamer met koeienbehang, een felgroen graskleed op de vloer, een ronde tafel en leunstoelen’, vertelt ze. ‘Het zou mij niet verwonderen als kandidaten daar andere informatie over zichzelf geven dan in een zakelijke sfeer.’

(*K. Reerink, de invloed van de inrichting van de spreekkamer van een psycholoog op de cliënt, 2010)

3. ‘Kies maar een stoel’

Beleefde sollicitanten vragen vaak: ‘Waar mag ik plaatsnemen?’. Tamara Rood laat hen zelf kiezen op welke stoel ze willen zitten. Zij adviseert goed na te denken over de eigen plek tijdens het gesprek. ‘Het schijnt zo te zijn dat wanneer je dichter bij elkaar zit, er meer gesproken wordt en het gesprek van hogere kwaliteit is*. Met name vrouwen vinden het fijn om dicht bij hun gesprekspartner te zitten.’

(*A. Mehrabian, S.G. Diamond, seating arrangement and conversation, 1971)

4. Weg met de laptop

Steeds vaker staat er pontificaal een laptop op tafel tijdens een sollicitatiegesprek. Daar worden aantekeningen op gemaakt terwijl de kandidaat praat. Tamara Rood is er ferm over: ‘Niet meer doen. Haal alles weg wat tussen jou en de kandidaat op tafel staat, ook waterflesjes. Zij vormen een onbewuste blokkade tijdens je gesprek.’ Het getik op een laptop is volgens haar ook storend.

En de mobiele telefoon? Die moet natuurlijk uit, reageert de recruiter. ‘Als de vacaturehouder erop zit te kijken, zeg ik er ter plekke iets van. ‘We zitten hier voor de kandidaat.’ Iemand kan zijn mobiel gebruiken om te kijken hoe laat het is. Maar dan is het handiger om een horloge op tafel te leggen. Steeds naar je pols kijken, valt ook weer te veel op.’

5. Wees eerlijk

Bij de afsluiting van het gesprek hoort ook een uitleg over de verdere procedure. Tamara Rood raadt aan dan ook te vertellen hoeveel kandidaten er in de running zijn. Volgens haar vinden veel sollicitanten dat prettig om te weten. ‘Je kunt hierbij ook inspelen op ‘het principe van schaarste’; een mooie baan is aantrekkelijker wanneer onze keuzevrijheid beperkt wordt en we er met anderen om wedijveren*. Wees wel eerlijk, altijd!’
(*J.Brehm, Psychological Reactance, 1989)

  • De markt belooft een kandidatenmarkt te worden. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf zich in deze krapper wordende arbeidsmarkt kan onderscheiden? Lees de whitepapers.
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.

Reageer