De digitale sollicitatie

1

Een valkuil van e-recruitment is het waarborgen van de vertrouwelijkheid
op het internet. Vast staat dat sollicitanten afhaken als onduidelijk is of hun
gegevens slordig of niet vertrouwelijk worden behandeld. Om de loyaliteit van
sollicitanten te winnen, zal de werkgever of de aanbieder van een website
expliciet moeten vermelden hoe hij met de vertrouwelijke gegevens
omspringt.

Deze vraag naar vertrouwelijkheid vereist van de HR-afdeling een hoge mate van zorgvuldigheid en integriteit bij de behandeling van elektronische data. Een simpel voorbeeld: het gebruiken van een algemeen e-mailadres voor reacties van sollicitanten geeft de indruk dat de gegevens van deze sollicitanten bij een centrale balie terechtkomen waar velen er inzage in hebben.

Wat houdt de Wet Bescherming Persoonsgegevens in?

De belangrijkste regels voor het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die op 1 september 2001 is ingegaan. De Wbp heeft betrekking op alle gebruik – ‘verwerkingen’ – van persoonsgegevens, van het verzamelen tot en met het vernietigen ervan. Het verwerken van persoonsgegevens moet worden gemeld bij de toezichthouder, het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Het CBP houdt een openbaar register van deze meldingen bij. Een groot aantal maatschappelijk goed bekende en geaccepteerde verwerkingen zijn echter vrijgesteld van melding. De Wbp regelt ook de taken en bevoegdheden van het College Bescherming Persoonsgegevens. Het CBP heeft onder meer de bevoegdheid om sancties – bestuursrechtelijke boetes, strafrechtelijke boetes en/of gevangenisstraf – op te leggen. Het gebruik van persoonsgegevens moet bij het college worden gemeld, tenzij hiervoor een vrijstelling geldt. In het Vrijstellingsbesluit (VB) zijn veel situaties opgenomen die een uitzondering vormen op de meldingsplicht. In het VB wordt ook een indicatie gegeven van wat redelijke bewaartermijnen zijn voor bepaalde categorieën persoonsgegevens. Dit kan worden gebruikt als richtlijn.

Hoe moet worden omgegaan met persoonsgegevens in een digitale of schriftelijke sollicitatieprocedure?

Veel digitale sollicitaties verlopen op dezelfde wijze als schriftelijke sollicitaties. Bij schriftelijke sollicitaties bestaat een papieren dossier, waardoor duidelijk(er) is dat het gaat om persoonsgegevens. Om een goede administratie te kunnen bijhouden moeten bepaalde persoonsgegevens – ook tijdens de sollicitatieprocedure – gedurende een zekere periode worden bewaard. Het is belangrijk dat dergelijke gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is. In de Wbp is vastgelegd dat gemelde persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld of worden gebruikt. De bewaartermijn is dus gekoppeld aan het doel van de registratie.

Welke gegevens van een sollicitant vallen onder de Wbp?

Naast de tijdens de sollicitatie verkregen informatie zoals geboortedatum en werkervaring worden tijdens een sollicitatiegesprek vaak aantekeningen gemaakt. Ook kan een psychologisch onderzoek deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Al deze gegevens worden aangemerkt als persoonsgegevens die vallen onder de Wbp. Indien een sollicitant de functie niet krijgt aangeboden, moeten deze gegevens uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, worden verwijderd. Ze mogen alleen langer worden bewaard als de sollicitant hiervoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld om de gegevens te kunnen gebruiken voor een nieuwe vacature.

Is een digitale arbeidsovereenkomst mogelijk?

Ook de arbeidsovereenkomst kan digitaal tot stand komen. Hierop zijn de normale regels van aanbod en aanvaarding van toepassing. De situatie is niet anders dan wanneer een arbeidsovereenkomst via schriftelijke weg (post/fax) of mondeling tot stand zou komen. Allerlei varianten zijn denkbaar. Zo kan een schriftelijk aanbod per e-mail worden aanvaard. Wel is mogelijk – net als bij een mondelinge overeenkomst – dat discussie ontstaat over de bewijskracht. Is een e-mail daadwerkelijk verzonden? Een ander discussiepunt kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid zijn. Is degene die het aanbod per e-mail doet wel bevoegd om een dergelijke overeenkomst te sluiten? Ook dit is niet anders dan wanneer een overeenkomst mondeling of schriftelijk wordt aangegaan. In zoverre wijkt een arbeidsovereenkomst die per e-mail wordt gesloten dus niet af van de meer traditionele manieren waarop een overeenkomst tot stand kan komen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Bart van Noord op

    Sinds vandaag is onze nieuwe dienst, naast DetaShare.com online gegaan.

    DetaJob.com , dit is een cv bank waarmee je je cv kenbaar maak bij heel veel verschillende recruitmentbureaus in een handomdraai. Dit zal dus de kan vergroten om snel de gepaste TOP baan te krijgen.

Reageer