‘Koudwatervrees belemmert efficiëntere HR’

6

Hoewel organisaties de noodzaak onderkennen om HR-processen te optimaliseren, lukt dit in de praktijk niet of nauwelijks. Koudwatervrees bij HR-professionals is daarvan een belangrijke oorzaak.

Dit concluderen Howard Woei en Wim Ydo van Vroom Consultancy in een whitepaper, dat zij schreven in opdracht van salaris- en HR-dienstverlener ADP.

Het whitepaper brengt de inspanning van bedrijven om HR-processen efficiënter te organiseren in kaart en stelt dat met verandermanagement de rol van de personeelsafdeling kan veranderen van stafafdeling naar een service center binnen de organisatie. Ook de gewenste focus op strategie in plaats van uitvoering kan daarmee worden bereikt.
Veel organisaties onderkennen het belang van een andere rol van de HR-afdeling. Uit het Global HR Transformation Report blijkt dat 81 procent van de organisaties aandacht besteedt aan HR-transformatie. Toch concludeert het whitepaper dat veel Nederlandse bedrijven het HR-proces nog niet optimaal organiseren.

Oorzaak

Hoe kan het dat veel bedrijven de slag naar HR-transformatie niet weten te maken, wanneer ze wel doordrongen zijn van de noodzaak daarvan? Howard Woei: ‘Gebrek aan kennis en vaardigheden op de HR-afdeling. Wat betreft de kennis kun je zeggen dat P&O’ers over het algemeen erg weinig weten van digitalisering, en dat is jammer want met ICT kun je werkprocessen flink optimaliseren. Als het gaat om gebrek aan vaardigheden, kan ik er twee noemen: in de eerste plaats de vaardigheid om het werk anders in te richten. Stel: een lijnmanager wil dat HR een vacature maakt, dan gaan P&O’ers daar mee aan de slag. Terwijl ze eigenlijk niet bezig moeten willen zijn met dat soort administratief werk. Want de tijd die dat kost, kunnen ze niet bezig zijn met het geven van strategisch advies aan de directie.’
Maar ja, in veel bedrijven is deze gang van zaken nu eenmaal zo geregeld, dus wanneer je ‘nee’ zegt, is er heibel. ‘En daar komt de tweede vaardigheid om de hoek kijken, die HR mijns inziens mist. Ze zijn niet in staat om een analyse van de problemen te maken en die in een hoger echelon in de organisatie bespreekbaar te maken. ‘
Het leidt er volgens Woei toe dat veel P&O’ers koudwatervrees hebben: ‘Als je niet weet wat e-HRM is, dan durf je het niet. Wanneer je de mogelijkheden kent, begin je er graag aan. Ik nam laatst deel aan een workshop waarin een P&O’er letterlijk zei “Als ik mijn papieren dossier niet kan vasthouden, raak ik controle kwijt.” Ze hebben geen voorstellingsvermogen van de mogelijkheden.’

Niveaus

Op verschillende niveaus wordt er anders tegen de problemen aangekeken. ‘De P&O’ers op mbo-niveau willen vaak best overstappen naar e-HRM, want die zien wat er misgaat als er een formulier zoekraakt. Zij hebben last van die papieren werkstromen. De P&O’ers op wo-niveau zijn zich vaak wel bewust van de noodzaak van veranderingen, maar leggen die neer bij hun collega’s op hbo-niveau die dus de kennis en vaardigheden missen om de veranderingen te laten slagen. De wo’ers kun je dan weer verwijten dat ze daar onvoldoende op doorpakken.’

HR service center-model

Volgens Woei moet daarom gekeken worden naar een andere werkwijze. ‘HR-afdelingen zijn van origine stafafdelingen die het management ondersteunen. Over budgetten worden nauwelijks afspraken gemaakt. Daarom pleit ik voor een ‘HR service center-model’, waarin de afdeling werkt met vastgestelde tarieven en dienstverleningsniveaus voor de producten en diensten die zij aan het management levert. Afdelingen kunnen op deze manier producten bij HR inkopen (zoals werving&selectie-actie voor een vacaturevervulling). Bij een dergelijk model past een werkwijze die eisen stelt aan kosten, doorloopsnelheid en standaardisatie van processen. Wat je bereikt is dat er binnen de organisatie veel bewuster wordt nagedacht over de inkoop, wat een heleboel geld scheelt.”
Deze werkwijze vraagt wel om een cultuuromslag binnen de organisatie. Het vergt van managers dat zij sommige operationele HR-taken zelf uitvoeren. ‘Waar zij gewend waren mutaties door te laten voeren door de personeelsafdeling, zullen ze dat steeds meer zelf moeten doen. Bovendien verzakelijken de interne verhoudingen, wat weerstand op kan roepen. Daar moeten HR-afdelingen begrip voor hebben.’

Basti Baroncini, redacteur P&Oactueel.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

6 reacties

  1. Mijn ervaring is dat HR moeite heeft om eigen HR processen te onderscheiden en ook niet voldoende op de hoogte zijn welke stappen er nu exact gezet worden, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke wet-/regelgeving en documenten benut worden.

  2. Prima artikel. Volgens mij draait het hier gewoon om integrale verantwoordelijkheid van de manager. Als dat goed op de rit is, kan P&O zich richten op strategisch beleid en advisering van het management.

  3. In onze organisatie hebben we een digitaal dossier, waar de medewerker zelf ook bij kan. Op deze manier blijf je transparant in de communicatie en hoef je bepaalde vragen ook niet meer te beantwoorden, aangezien men het zelf kan opzoeken. Ook hebben we hierdoor de administratie van 80 naar 20% gebracht. Wel heeft dit ruim 2 jaar gekost.Wat opvalt is dat hier wordt gesproken over HR die niet zou willen veranderen, terwijl HR toch meestal aan de veranderingen begint. Waar ligt dit dan aan? heeft een E-hrm teveel invloed op een proces? te veel risico’s, zijn er consequenties waarover van tevoren moet worden nagedacht? is het antwoord Nee? dan de volgende vraag waarom niet. E-HRM zal niet direct administratie wegnemen, maar zal op lange termijn hier wel voor kunnen zorgen. Benader het in dit artikel iets positiever, zodat het de HR-mensen triggert om de overstap naar E-HRM te maken.
    Verder een prima artikel.

  4. Jasper Brandt op

    Mooi artikel, wat je schetst is voor mij erg herkenbaar.

    Ik zie als HR procesconsultant geregeld dat HRM-ers veel tijd spenderen aan het operationele (HR) werk, waarvan een groot gedeelte ?brandjes blussen? betreft. Deze HRM-ers werken vooral vraaggestuurd. Willen deze HRM-ers effici?nter gaan werken, zouden zij zich twee vragen moeten stellen: Doen wij de goede dingen? Doen wij de dingen goed? e-HRM biedt veel kansen om de basis voor HR op orde te krijgen. HR krijgt hierdoor tijd voor het echte HR werk, krijgt de mogelijkheid om proactief te zijn en klantgerichter te gaan werken. e-HRM geeft inzicht in processen, uitvoering en doorlooptijden en is voor HR een belangrijke tool om (nog meer) een Business Partner te kunnen zijn.

    Maar let op! Met de aanschaf van een e-HRM applicatie zijn niet in 1 keer alle problemen opgelost. Er zijn aandachtspunten die vaak worden vergeten.
    Ik zie geregeld dat e-HRM systemen aangeschaft worden, zonder dat eerst goed is nagedacht hoe het systeem moet gaan werken. Ook standaard systemen zijn namelijk flexibel inregelbaar. Als dit aandachtspunt wordt onderschat, is het gevolg dat de organisatie moet gaan werken op de manier zoals het e-HRM systeem dit voorschrijft. Zonde, want het systeem moet zich natuurlijk aanpassen aan de werkwijze van de organisatie.

    Door e-HRM wordt het operationele HR werk in de organisatie gelegd (Employee Self Service, Management Self Service). Mijn ervaring is dat, voor het slagen hiervan, cultuur doorslaggevend is. Mensen moeten immers wel op die nieuwe manier gaan werken. e-HRM gaat over veranderen en daarmee over cultuur. Ik kom geregeld tegen dat organisaties dit onderschatten. Gevolg: HR vervalt in oude patronen, (nog) meer werk voor HR, gezichtsverlies bij klanten en in het ergste geval een mislukt project.

  5. Mijn ervaringen sluiten bij het artikel aan. Menig keer zie ik dat (een deel van) de werkprocessen effici?nter kan door ze te digitaliseren.
    Laten we echter niet vergeten dat mkb, met nadruk op kb, niet altijd voldoende geld heeft om e-hrm te bekostigen.
    Soms kunnen werkprocessen al vereenvoudigd worden door beter gebruik van MS-Office te maken. De gegevens uit Excel kunnen eenvoudig ge?mporteerd en samengevoegd worden met Word.
    Als ik dit laat zien, gaat er voor sommige mensen een wereld open. Op dat gebied schieten HR/P&O-medewerkers vaak te kort.
    Als er wel met een HR-systeem wordt gewerkt, kom ik regelmatig tegen dat systemen niet ten volle worden benut. Men maakt er naar mijn mening ook te weinig tijd voor vrij om zichzelf het systeem eigen te maken. Of misschien is het in sommige organisaties gewoonweg tijdgebrek. Vaak wordt er niet voldoende tijd besteed aan implementatie.

  6. Volledig herkenbaar! Ook onze ervaring bij CV-OK is dat HR ‘professionals’ moeite hebben om vernieuwend te denken. Men blijft veel hangen in operationele zaken; kennelijk biedt dat houvast en zekerheid. Wellicht omdat het een paar zware jaren zijn geweest? Geen idee. Het zou HR sieren als men meer vooruit durft te denken en echt toegevoegde waarde durft te bieden aan de eigen organisatie. Maar dan moet je wel opstaan en leiderschap tonen; ik vermoed dat dat niet de kracht is van de gemiddelde HR professional. Hopelijk ziet men op den duur in dat HRM een echt strategisch onderwerp is. Dat wordt door mensen buiten HR nog teveel onderschat.