Werkgever mag zakelijke e-mails lezen

1

Zakelijke e-mails vallen onder het recht op privacy, ook als ze vanaf het werk worden verstuurd. De werkgever moet een heel goede reden hebben om die mails te mogen lezen.

De situatie

Een commercieel medewerker binnendienst werkt sinds 2006 bij de werkgever. Ook zijn vader werkt daar, al ruim 30 jaar. Voor hem is in juni 2011 na een intern bedrijfsonderzoek door het alom bekende bedrijfsrecherchebureau Hoffmann een ontslagaanvraag ingediend. De vader is ook op non-actief gesteld.
De bedrijfsleiding heeft een gesprek gevoerd met de commercieel medewerker over de manier waarop er over de gebeurtenissen rondom zijn vader wordt gecommuniceerd naar collega’s en derden. Een paar dagen later wordt de zoon op staande voet ontslagen. De werkgever heeft zijn mails gelezen en geconcludeerd dat hij onjuiste informatie onder klanten en leveranciers heeft verspreid en dat hij de gemaakte afspraken over de communicatie heeft overtreden. Hij heeft daarmee ook het geheimhoudingsbeding uit zijn arbeidsovereenkomst geschonden.

De vordering

De werkgever vraagt de rechter nu voor de zekerheid om voorwaardelijke ontbinding van de arbeidsovereenkomst, voor het geval dat in een andere procedure wordt geoordeeld dat het ontslag op staande voet niet rechtsgeldig was. De reden: grensoverschrijdende uitlatingen die het bedrijf schade berokkenen en een vertrouwensbreuk.

Het verweer

De werknemer vindt dat de werkgever door de e-mails te lezen een onrechtmatige inbreuk op zijn privacy heeft gemaakt. De werknemer geeft wel toe dat hij niet echt diplomatiek heeft gehandeld maar hij had zo zijn eigen manier van communiceren met een van de klanten. Daarnaast kan zijn handelen ook niet los gezien worden van de situatie en de emoties die daarbij speelden. Hij vindt dat hij zijn geheimhoudingsplicht niet heeft geschonden. Als de arbeidsovereenkomst toch wordt ontbonden, wil hij een vergoeding van € 12.997.

Het oordeel

De kantonrechter oordeelt dat het ontslag op staande voet disproportioneel was maar ziet wel dat de relatie tussen de werkgever en de werknemer na alles wat er is gebeurd, niet meer te herstellen is.

Inzage in e-mails rechtvaardig
E-mailberichten vallen volgens Europese rechtspraak onder het recht op privacy, ook als ze verstuurd zijn vanaf de werkplek. De vraag is of een inbreuk op de privacy van de werknemer gerechtvaardigd was. De werkgever mag e-mailberichten controleren:

  1. als de werknemer van de mogelijkheid van controle op de hoogte is gesteld, bijvoorbeeld via een e-mailprotocol of  reglement;
  2. als er een gerechtvaardigd doel is voor de inzage;
  3. en de inzage proportioneel is.

Als er geen reglement is, worden extra strenge voorwaarden gesteld aan eisen 2 en 3.
In dit geval had de werkgever een goede reden voor het controleren van de e-mails: er was een vermoeden dat er meer werknemers betrokken waren bij de malversaties binnen het bedrijf, en de vader van de werknemer was bij de malversaties betrokken.
Het controleren van de mails was ook proportioneel: er was volgens de kantonrechter geen ander, minder belastend middel voorhanden. De werkgever mocht daarom deze inbreuk op de privacy van de werknemer maken.

Ontslag op staande voet was disproportioneel
De rechter ontbindt de arbeidsovereenkomst maar vindt dat de gevolgen van het ontslag niet alleen voor rekening van de werknemer mogen komen. De werkgever had niet mogen verwachten dat de werknemer helemaal niets over het ontslag van zijn vader zou zeggen. Ook heeft de werknemer zijn geheimhoudingsbeding niet overtreden. De rechter vindt dat de inhoud van de mails absoluut geen schoonheidsprijs verdient maar het is nog geen reden voor ontslag op staande voet.
De werknemer krijgt een vergoeding mee op basis van de kantonrechtersformule met correctiefactor C=0,75. Dat komt neer op een bedrag van € 4.873,91.

Het eindoordeel

Het ontslag op staande voet was weliswaar onterecht maar de arbeidsovereenkomst wordt wel ontbonden wegens de verstoorde verhoudingen.

JAR 2011/271
Kantonrechter Rotterdam
Privacy en zakelijke e-mail
Eerste aanleg
21 september 2011 

Door mr. Ingrid Kooijman

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Drs. H.J. Duijn, arbeids- en organisatiepsycholoog op

    Het in voldoende mate beheersen van “wat wel kan en wat niet kan” in de externe communicatie via het internet is voor veel leidinggevenden en medewerkers een lastig onderwerp. Zeker wanneer de privacy-wetgeving de werkgever aanzienlijke beperkingen oplegt inzake de controle op externe communicatie vanuit de organisatie.

    Daarom is het uitermate belangrijk dat er binnen de organisatie duidelijke afspraken inzake de externe communicatie met cli?nten van de organisatie via het internet worden gemaakt en vastgelegd.

    Het in mindere of meerdere mate beheersen van hetgeen naar extern door of vanuit de organisatie wordt gecommuniceerd kan zelfs effect hebben op de continu?teit van de bedrijfsvoering en mogelijk schadelijk zijn voor zowel de organisatie als ook voor de collegae (werkgelegenheid). Ondanks het begrip voor getoonde emoties, is het impulsief daaraan door een medewerker extern uiting geven via “nieuwe media” absoluut onverantwoordelijk gedrag.

    Het dikwijls moeilijk beheersbare en controleerbare gebruik van “nieuwe media” kan voor de organisatie in zekere mate veiligheidsrisico’s opleveren en vereist daarom van de medewerkers beslist een goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel.