Tips voor het invoeren van een gedragscode

Wat is een gedragscode?

In een gedragscode staan voorschriften hoe werknemers zich binnen een organisatie moeten gedragen. Ook geeft de gedragscode weer hoe handhaving plaatsvindt en wat de gevolgen zijn van het niet-naleven van de code. Een gedragscode bepaalt het gedrag en de cultuur van de organisatie. Een goede gedragscode is een gids die:

• duidelijk maakt wat van werknemers en management wordt verwacht;
• duidelijk maakt wat werknemers van de organisatie mogen verwachten;
• weergeeft hoe de handhaving van de gedragsode plaatsvindt en wat de gevolgen zijn van het niet-naleven van de code;
• de reputatie van de organisatie beschermt.

Welke onderwerpen staan in een gedragscode?

In de meeste gedragscodes komen de volgende onderwerpen voor:

• belangenverstrengeling, belangenconflicten
• geschenken
• geheimhouding
• milieuvervuiling
• gezondheid en veiligheid
• gelijke kansen
• seksuele intimidatie
• bijbanen en politieke activiteiten
• privacy
• handel met voorkennis
• klokkenluidersregeling
• boekhouding
• procedures voor handhaving, melding en sancties
• audits
• relaties op de werkvloer

Hoe voer je een gedragscode in?

Als je een gedragscode succesvol wilt implementeren, moet je een aantal stappen doorlopen. Punten waaraan je moet denken, zijn:

• Stel eerst vast welke onderwerpen cruciaal zijn voor de organisatie en op welke wijze je werknemers daarin wilt sturen. De code moet namelijk aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen, bedrijfsidentiteit en de werknemers.
• Waarden, ethiek en gedrag binnen een onderneming zijn een zaak op directieniveau. Voordat je de gedragscode invult, is het van belang dat de directie de waarden uit de code omarmt. De directie moet enthousiast zijn over de gedragscode, enthousiast de code uitdragen en toezien op naleving van de gedragscode. Dat gaat niet gebeuren als de directie zich niet kan vinden in de waarden waarop de code is gebaseerd.
• Gebruik een raamwerk dat aandacht geeft aan alle partijen die bij de onderneming zijn betrokken. Betrokkenen zijn: aandeelhouders, werknemers, klanten, leveranciers, de lokale en nationale gemeenschap. Sommige gedragscodes staan zelfs ook stil bij concurrenten.
• Internationale organisaties moeten extra aandacht besteden aan de formulering van de gedragscode en de vertaling.
• Neem een sectie op waarin staat wat werknemers moeten doen als zij geconfronteerd worden met overtreding van de code of als een werknemer niet zeker weet of de gedragscode is overtreden.
• Test voordat je de code implementeert, de gedragscode bij de doelgroepen of een externe partij. Begrijpen zij de tekst? Kunnen zij de code toepassen in de praktijk? Is de code reëel, is de code concreet genoeg? Sluit de code wel aan bij waar het bedrijf voor staat?
• Om een gedragscode succesvol te implementeren, heb je mensen nodig met aanzien en status binnen de onderneming zoals een CEO. Deze mensen moeten de code introduceren en promoten.
• Publiceer de gedragscode en zorg dat iedereen de code kent. Daarnaast stuur je de code naar alle werknemers, leveranciers, partners en andere betrokkenen.
• Publiceer openlijk dat het bedrijf een gedragscode heeft én een programma dat erin voorziet dat de code door het hele bedrijf geïmplementeerd wordt. Ook moet je niet vergeten de code op de website te zetten. Voeg de gedragscode bij het jaarverslag.
• Zorg dat je een strategie en een programma hebt om de code, direct nadat deze gepubliceerd is, in de dagelijkse operatie van het bedrijf te integreren.
• Voeg de daad bij het woord. Laat met praktische voorbeelden zien hoe de code in de praktijk wordt gebracht. Deze praktische voorbeelden moeten ook worden opgenomen in alle interne en externe bedrijfstrainingen en introductieprogramma’s.
• Zorg voor een procedure waarbij managers verklaren dat zij en hun werknemers de inhoud van de code kennen, begrijpen en naleven. Ook moet daarbij gevraagd worden of er nog zaken zijn die niet gedekt worden door de gedragscode.
• Ontwikkel een procedure voor evaluatie en het actualiseren van de gedragscode.
• Stel één of meerdere personen aan die de naleving van de gedragscode actief bewaakt (bewaken), de gedragscode evalueert en hierover rapporteert.
• Bewerkstellig eventueel naleving van de gedragscode door deze op te nemen in de arbeidsovereenkomst en door deze ook te verbinden aan eventuele disciplinaire procedures binnen de onderneming.
• Zorg dat de gedragscode een vast onderdeel wordt van alle trainingsprogramma binnen de onderneming.
• Let op! Een gedragscode moet authentiek zijn. Het heeft geen zin om een gedragscode van een andere organisatie te kopiëren of een standaardcode door een extern bedrijf te laten opstellen.

Wanneer werkt een gedragscode niet?

Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat een gedragscode niet altijd werkt. Deze oorzaken kunnen daarbij een rol spelen:

• Het seniormanagement draagt de gedragscode niet uit.
• Normen en waarden worden van boven naar beneden opgelegd zonder dat er ruimte is voor input of een vorm van discussie.
• De gedragscode sluit niet goed aan bij de bedrijfsidentiteit en de gedragscode heeft onvoldoende oog voor de sterke punten van de al heersende bedrijfscultuur.
• Het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor het implementeren van de code. Zo heeft in sommige organisaties iedereen van de stafafdeling de taak om de code te implementeren. Hierdoor heeft in feite niemand de verantwoordelijkheid.
• De testfase van de gedragscode wordt overgeslagen. In de testfase wordt gecontroleerd of werknemers de code kunnen toepassen en of zij de code begrijpen.
• Er is geen procedure waar werknemers kunnen melden dat gedrag in de alledaagse praktijk niet overeenkomt met de ethiek en de waarden uit de code.
• Werknemers worden niet getraind in bewustwording van de de code.
• De codes zijn zo algemeen opgesteld dat werknemers ze naar hun eigen goeddunken kunnen toepassen. Een goede code is concreet en laat zien hoe de waarden en regels in de praktijk moeten worden toegepast.

Bron: Institute of Management (1994), Walking the tightrope – a survey of ethics in management (London).

Voorbeeld gedragscode

In Brightmine is een voorbeeld gedragscode opgenomen, die ziet op gedrag van medewerkers ten aanzien van omgang met klanten, leveranciers, collega’s en andere relaties van de onderneming. Ook komt gedrag ten aanzien van gebruik van bedrijfseigendommen, het aannemen van geschenken en het aangaan van (intieme) relaties op het werk aan de orde in deze gedragscode.