Zeven tips om je aanbevelingen te laten overnemen

0

Hoe zorg je er als professional voor dat je ideeën en aanbevelingen overgenomen en geïmplementeerd worden? Anderen overtuigen van de waarde van je aanbevelingen valt niet altijd mee. Er is weerstand. Er zijn tegenwerpingen. Dat is frusterend.

Susan Weinschenk geeft zeven tips om een team te overtuigen je aanbevelingen over te nemen. Ze maakt daarbij gebruik van bewezen psychologische principes.

Tip #1: Verberg je top drie aanbevelingen

Stel, je stelt tien veranderingen voor, bepaal dan eerst voor jezelf welke de drie belangrijkste zijn. Bespreek de drie belangrijkste punten het laatst. Begin met het presenteren van de andere aanbevelingen en wees bereid erover te onderhandelen. Geef zelfs toe. Bij de laatste drie punten op de lijst zeg je dat je bereid bent geweest toe te geven op de voorgaande punten. Gunnen ze je niet deze laatste drie?
Deze techniek werkt omdat deze is gebaseerd op het principe van concessie. Als je toegeeft op andere punten bouwen anderen ‘een schuld’ bij je op. Deze schuld zullen ze willen inlossen.

Tip #2: Zeg  “zij”, “klanten”, “medewerkers” of “onderzoek”. Zeg nooit “ik”

De woorden die je gebruikt zijn belangrijk. Niet JIJ doet de aanbeveling. Het gaat niet om jou. Het gaat om anderen. Als je het word “ik” gebruik wordt het je persoonlijke mening, niet een aanbeveling gebaseerd op expertise.
Als er bezwaren komen tegen de aanbeveling dan zijn de bezwaarmakers het niet eens met anderen, zoals medewerkers, klanten of onderzoek. Ze zijn het niet oneens met jou. Ze moeten eigen bewijs aandragen om de aanbeveling te kunnen verwerpen of wijzigen.

Tip #3: Geef een presentatie. Stuur geen rapport

Als je een rapport stuurt of overhandigd is het zeer waarschijnlijk dat je aanbevelingen niet geïmplementeerd zullen worden. Streef er altijd naar de aanbevelingen persoonlijk te presenteren.

  • Mensen moeten je stem horen en je gezicht zien
  • Je moet zelf in staat zijn om reacties te zien, inclusief gezichtsuitdrukkingen en lichaamshouding, en daarnaar handelen
  • Je kunt misverstanden of onduidelijkheden onmiddellijk adresseren
  •  Je kunt een aanbeveling onmiddellijk  bediscussiëren, verhelderen, met een voorbeeld verduidelijken en erover onderhandelen (zie tip 1)

Vaak moet er wel een rapport zijn om zaken vast te leggen. Maar stuur dat rapport nooit vantevoren op, overhandig het niet tijdens de presentatie en finaliseer het rapport pas na de presentatie zodat je wijzigingen direct mee kunt nemen

Tip #4: Gebruik het woord “omdat” en geef een reden.

Wetenschappelijk onderzoek uit de 70’er jaren van de vorige eeuw toont aan dat het geven van een reden, ook al is deze betekenisloos, zeer effectief is. Mensen gaan ‘op de automatische piloot’ op het moment dat ze het woord “omdat” horen. En zodra dit woord gevolgd wordt door een reden geven mensen toe. Werken ze mee. Vooral als de inzet niet al te groot is.

Zorg er dus voor dat je een klein verzoek hebt. Laat dit verzoek volgen door het woord “omdat” en geef een reden (die hoeft niet eens uitgebreid te zijn) waarom je wilt dat een bepaalde verandering wordt doorgevoerd. Als mensen eenmaal hebben toegegeven, gevorderd zijn in het proces, geven ze vaker toe.

Tip #5: Voeg onderzoek of statistieken toe om je aanbevelingen te onderbouwen

Veel beslissingen worden onbewust genomen. Toch hebben mensen graag een rationele, op feiten gebaseerde, onderbouwing om een beslissing te rechtvaardigen. Onderzoeken of statistieken maken het dus makkelijker om ja te zeggen. Het moet wel echt onderzoek zijn van een betrouwbare bron. Dat kunnen overigens ook data zijn van eigen medewerker- of klantenonderzoek. Quotes of video van medewerkers of klanten zijn erg krachtig.

Tip #6: Wijs op de consequenties van de Status Quo

Alle verandering is moeilijk. Het is tevens vaak moeilijk om mensen in beweging te krijgen. Je zult hen daarom moeten laten (in)zien wat stilstand betekent. Wat is het resultaat als ze hun gedrag niet veranderen c.q. jouw aanbeveling niet overnemen? Maak de verandering concreet. Wat betekent het precies? Wat levert het op?

Soms is het zelfs nodig om een en ander volledig in de soep te laten lopen. Pas dan zijn mensen bereid om te luisteren en in beweging te komen. Maak gebruik van zulke ‘catastrofes’.

Tip #7: Verbind je aanbevelingen aan de gezichtspunten van anderen

Iedereen bekijkt de wereld op zijn of haar manier. Wat jij belangrijk vind is voor een ander wellicht onbelangrijk. Het is daarom van belang je in de ander te verplaatsen. Wat is het gezichtspunt van deze persoon? Hoe kun je je aanbeveling zodanig herformuleren dat je bij het gezichtspunt van deze persoon aansluit?

Maar het gezichtspunt van anderen bepalen is niet makkelijk:

  • Je kent waarschijnlijk hun motivaties en doelen niet
  • Je denkt de motivaties en doelen van andere te kennen, maar waarschijnlijk heb je het fout
  • Je hebt te maken met meerdere personen die alleen hun eigen motivaties en doelen hebben
  • De betrokkenen kennen wellicht zelf niet eens hun eigen motivaties en doelen

Enkele suggesties om hiermee om te gaan:

  • Neem de tijd. Praat eerst met teamleden om een gevoel te krijgen bij wat hen drijft.
  • Maak geen aannames. Toets je aannames eerst.
  • Praat in ieder geval met de belangrijkste persoon uit het team om erachter te komen wat hij of zij belangrijk vindt en pas daar je formulering van de aanbeveling op aan.

Zeven tips op basis van wetenschappelijk onderzoek die het gemakkelijker moeten maken om anderen je aanbevelingen te laten overnemen.

De serie van zeven blogposts is te vinden op het blog whatmakesthemclick.net.

Meer Mediascan »

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.