Wildgroei aan digitale beoordelingssystemen

2

Voor organisaties die willen beginnen met digitale beoordelingssystemen is er steeds meer te kiezen. Maar niet elk systeem is even geschikt. Bovendien gaan de ontwikkelingen snel. Waar moet je nou op letten als je zoiets aanschaft?

Een gesprek met Jeroen van der Sloot, HR-consultant bij Daywize, die veel onderzoek heeft gedaan naar digitale beoordelingssystemen.

U stelt dat de markt heftig in beweging is. Vertel eens.
‘Je ziet momenteel drie grote ontwikkelingen. De eerste is dat dergelijke systemen veel meer in the cloud zijn gaan werken: op het internet dus. Daardoor kunnen veel vaker software-updates doorgevoerd worden, waardoor de ontwikkeling van die systemen steeds harder gaat.
De tweede ontwikkeling is dat de systemen steeds meer tegen het strategische management aanzitten. Als men eenmaal aan de nieuwe manier van beoordelen gewend is, wil men algauw ook de strategische vervolgstap kunnen zetten.
Ten slotte zie je dat het niet alleen meer draait om het ‘pure’ beoordelen. Het beoordelingssysteem moet bij voorkeur ook in staat zijn om automatisch een extra periodiek toe te kennen, te koppelen met het personeels- en of financiële systeem of een verbinding te leggen met management development-trajecten. Kortom: verschillende systemen worden op elkaar aangesloten.’

Er komen ook steeds meer aanbieders van deze systemen.
‘Dat klopt. Van de vele aanbieders is er een grote groep die haar eigen benadering heeft. Zij spelen in op een bepaalde branche of niche, omdat in sommige situaties specifieke dingen gevraagd worden of conform de cao een bepaalde methodiek gehanteerd dient te worden. Het is een markt die ontzettend in beweging is op dit moment.’

Stel dat je zo’n digitaal beoordelingssysteem wilt aanschaffen, wat moet het dan minimaal hebben?
‘1. Je moet je eigen benamingen kunnen aanpassen. Sommige organisaties houden niet van “beoordelen”, maar “evalueren” liever. Dat soort terminologie moet je kunnen aanpassen.
2. Het systeem moet aansluiten op het aantal gesprekken dat je voert. De meeste systemen gaan uit van drie gesprekken per jaar (doelen stellen, evalueren, beoordelen). Maar in sommige organisaties combineren ze stap drie met stap één van het jaar erna. Dat moet je dus aan kunnen passen. En zelfs daarvan moet je weer kunnen afwijken, wanneer je met bepaalde medewerkers iets vaker zou willen praten.
3. Het systeem moet aansluiten bij je functie- of competentiewoordenboek. Artsen worden onder meer afgerekend op het aantal bijscholingen, autoverkopers op hun omzet. Bovendien moet je gelaagdheid kunnen inbrengen voor verschillende niveaus. Voor elk functieprofiel moet je weer een ander formulier voor je krijgen.
4. Het systeem moet toekomstbestendig zijn. Als je volgend jaar op een nieuwe manier gaat werken, moet dat geen problemen opleveren met je beoordelingssysteem.’

Dat klinkt al best geavanceerd. Kan er nog meer dan?
‘Oh ja hoor, je hebt ook allemaal extra mogelijkheden met zelftestjes, ontwikkelplannen en 360°-feedback.’

Dat klinkt prachtig. Toch?
‘Zeker, maar niet iedereen is er even blij mee. Over het algemeen beginnen P&O’ers hierbij te watertanden en lijnmanagers te zuchten. Die laatsten hebben soms het gevoel bedolven te worden onder allemaal HR-speeltjes die hún natuurlijke werkproces in de weg staan. Zij willen gewoon een goed gesprek voeren met medewerkers, maar worden door het systeem gedwongen om dat gestandaardiseerd te doen. Ze hebben het gevoel – of dat nou terecht is, of niet – dat het systeem bepaalt waar het gesprek over moet gaan. Of iets anders: soms kan iemand met een matige prestatie toch een goede beoordeling verdienen. Die ruimte moet het systeem wel geven. De beleving is niet altijd dat dat kan.’

Heeft u tips voor P&O’ers die met zo’n beoordelingssysteem willen beginnen?
‘1. Zorg dat de hele keten (van strategische beslissing tot operationele uitwerking) op elkaar aangesloten is. Zorg ook dat alle niveaus op elkaar aansluiten en dat je het consequent aanpakt. Ik heb bij een klant wel eens meegemaakt dat medewerkers in het nieuwe beoordelingssysteem zelf mochten aangeven wat de leerbehoefte was en welke opleidingen men wilde volgen. Iemand antwoordde: “Dat is me nog nooit gevraagd en als ik iets zelf aangeef, is er geen geld voor”. Dan heeft het dus ook niet zoveel zin om de vraag te stellen. Zorg dus eerst dat je organisatie op orde is, en ga dan pas automatiseren.
2. Kijk als P&O’er of je organisatie er wel behoefte aan heeft. Een voorbeeld: enkele jaren geleden wilde een grote bank hiermee beginnen. P&O had namelijk genoeg van alle papieren formulieren die te laat werden ingeleverd. De introductie werd een fiasco omdat het personeel er niet in geloofde. Een jaar later kwam er vanuit de organisatie een businessvraag waar het digitale beoordelingssysteem toevallig het antwoord op was. En dus werkte het deze keer wel.’

Basti Baroncini, redacteur P&Oactueel.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

2 reacties

  1. Ferdinand Hinloopen op

    Goed artikel. Met name het eenduidige en dwingende karakter van dergelijke beoordelingssystemen is zeer onwenselijk. Loopbaanontwikkeling en digitale dersteuning daarbij, is zeer individueel bepaald. ICT-oplossingen sluiten daar niet op aan, met alle teleurstellingen die daarbij komen als gevolg.

    De kunst is om een systeem in te zetten dat past bij jou, ‘met weinig moeite’ te gebruiken is, maar dat wel aansluit bij de wereld van nu en morgen; dus zowel qua concept als technogie innovatief is.

    Ferdinand Hinloopen

  2. Chris Lemmens op

    Prima verhaal. Instrument is ondersteunend aan vraag en behoefte. Zo vliegen we dat bij CEES ook aan. Punt is dat het systeem de flexibiliteit moet hebben aan verschillende behoeften nu en morgen te voldoen. Daarnaast is nut en gebruikersgemak, lees laagdrempeligheid, noodzakelijk.