Selectie HR-systeem

1

Stel, u heeft net 50.000 euro in de loterij gewonnen en u heeft er altijd van gedroomd om in een mooie blauwe Porsche rond te rijden. Goed, er moet nog wat geld bij, maar dat is te regelen. U gaat naar de dealer, maakt een proefrit en zoekt een Porsche uit in de uitvoering die u mooi vindt. Bij de levering van de auto kunt u uw geluk niet op. U hebt uw droom gerealiseerd.

Wow! Als u de auto thuis showt, komt u er al snel achter dat uw drie kinderen en vrouw niet echt in de auto passen. Wanneer u dat weekend bij uw ouders wilt gaan logeren om uw droomauto te showen, blijkt de bagageruimte te klein om de koffers mee te nemen. Bovendien levert het meenemen van de kinderwagen een probleem op. U verzint een workaround. Uw vrouw en kinderen gaan met de trein, dan kunt u des te beter genieten van de rit naar uw ouders. Tot overmaat van ramp blijkt dat de auto niet bepaald zuinig is in zijn benzineverbruik. Vervelend, want u rijdt veel voor uw werk. Bij het bezoek aan de garage schrikt u van de prijs voor de onderhoudsbeurt, om nog maar te zwijgen van de verzekeringspremie. Uw gezin is niet blij met de auto, want zij moeten nu met de trein en financieel houdt u dit niet lang vol.

Na een jaar aanmodderen en vechten voor uw droom, moet u de auto verkopen, zijn uw schulden opgelopen en bent u een illusie armer. Begrijp mij niet verkeerd, een Porsche is een mooie auto, maar past niet in bovenstaande situatie.

Ik hoor het u al zeggen: ‘Ja, maar dat had toch iedereen kunnen bedenken! Wat heeft dit trouwens met de selectie van een HR-systeem te maken?’ Wel, de selectie van een HR-systeem is veel complexer dan de selectie van een auto, maar in beide gevallen is het verstandig om vooraf te bedenken waarvoor u het wilt gebruiken en wat uw budget is. Hiermee worden onaangename verrassingen voorkomen.

Om een optimaal bij uw organisatie passend HR-systeem te selecteren, zou u de volgende stappen moeten uitvoeren.

1. Wat is uw ambitie?

Inventariseer eerst wat de ambitie van uw organisatie is ten aanzien van HR. Hiermee stelt u de systeeminzet op strategisch en tactisch niveau vast. Bovendien zorgt u voor draagvlak binnen het managementteam van uw organisatie. Bijvoorbeeld:

  • Wat is het beleid ten aanzien van outsourcing van P&O-activiteiten? Wordt de hele administratie uitbesteed of is het beleid juist om zoveel mogelijk in huis te houden?

  • Blijft uw organisatie decentraal werken of wordt er gestreefd naar een Shared Service Center? Wie moeten er trouwens met het systeem gaan werken? Alleen de administratie, de HR-consulenten, of ook de managers?

  • Welke visie bestaat er ten aanzien van Employee Self Service en Management Self Service? Allemaal vragen die bepalend zijn voor de eisen die aan het nieuwe HR-systeem én aan uw organisatie gesteld worden. Heeft u de ambities in kaart gebracht, dan is er een gedegen raamwerk om mee verder te gaan.

2. Functionele eisen per deelgebied

Bepaal vervolgens de functionele eisen per deelgebied uit de HRambitie. Alleen het raamwerk biedt onvoldoende houvast bij de selectie. Door verdere uitwerking van de eisen minimaliseert u de kans op onaangename en soms ook kostbare workarounds en de onverwachte aanschaf van gespecialiseerde HR-systemen. Een paar voorbeelden uit de praktijk:

  • Het HR-systeem berekent vakantierechten, maar helaas: uw berekening kent tien factoren en het systeem kan maximaal met negen factoren rekenen. Had u nu maar de formule in de offerte gezet!

  • Het HR-systeem kan de dertiende maand en winstuitkering berekenen. Helaas kan het systeem maximaal drie van dit soort berekeningen aan en uw organisatie heeft daarnaast twee verschillende berekeningen voor het vakantiegeld. Erfenis uit het verleden. Wat nu?

  • Een verzuimmodule hoort bij het systeem, maar u wilt dat het casemanagement wordt ondersteund. Helaas: het systeem kent alleen een bewaking met behulp van een actielijst. Het genereren van de noodzakelijke documenten, laat staan een elektronisch dossier, behoort niet tot de mogelijkheden. Trouwens, de overzichten moet u zelf maken. Heeft u een gedetailleerde lijst met eisen en wensen opgesteld, dan is er een goede basis gelegd voor de offerteaanvraag.

3. Appels en peren

Zorg dat er bij de gestructureerde beoordeling van de beantwoorde offerteaanvragen geen appels met peren vergeleken worden. Zijn de antwoorden van de leveranciers volledig en eenduidig? Is de prijsopgave vergelijkbaar? Zijn hierin dezelfde posten meegenomen? Is een ‘ja, maar’-antwoord niet hetzelfde als het ‘nee’ van de concurrent? Spreken verschillende antwoorden elkaar niet tegen? Bedenk dat de meeste leveranciers bij twijfel met een ‘ja’ zullen antwoorden. Ook al stelt u de vragen nog zo goed op, u ontkomt niet aan een nadere weging van de antwoorden. 

4. Toetsen!

Op papier kan een HR-systeem er perfect uit zien. Toetsing van het systeem door middel van praktijkvoorbeelden is echter geen overbodige luxe. U krijgt zo een goede indruk van de gebruikersvriendelijkheid, de klantvriendelijkheid van de leverancier en de kans om de laatste aandachtspunten direct op het systeem te toetsen. Soms kan de gewenste functionaliteit alleen omslachtig gerealiseerd worden.

5. Duidelijke spelregels

Het lijkt een formaliteit, maar bedenk dat bij de contractonderhandelingen de spelregels worden vastgesteld wanneer zich problemen voordoen. Laat u niet te snel afschepen met mondelinge toezeggingen, of antwoorden die een beroep doen op de onderlinge relatie: ‘We lossen dit zo snel mogelijk op!’ Wat is echter zo snel mogelijk? Drie dagen, een week, een maand, een jaar of twee jaar? ‘Onze helpdesk biedt u optimale ondersteuning!’ Wat is optimaal? Wat zijn de openings- en responstijden? Hoe wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van een melding? Is het verstandig een Service Level Agreement af te sluiten? Daarnaast moet er natuurlijk over geld worden gesproken.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Hij ziet er verukkelijk uit, zeg!! Ik berijgp effe niet wat met agenda bedoeld wordt? Ik ben vanaf de eerste delicious abonnee. Staat het recept in een van jullie nummers?

Reageer