Dertien manieren om medewerkers je visie en strategie te laten uitvoeren

0

Dertien tips om weerstand tegen verandering te verminderen en snellere implementatie van een verandering is te bevorderen.

Reorganisaties, veranderingen en communicatie-uitdagingen zijn aan de orde van de dag. Vrijwel iedere organisatie heeft daar mee te maken. Bij medewerkers gaat dat vaak gepaard met weerstand en emotionele beroering. Negatieve gevoelens op de werkvloer overheersen.

13 aanbevelingen

David Lee heeft een lijst van dertien aanbevelingen opgesteld voor managers om ervoor te zorgen dat een basis gelegd wordt voor een succesvolle verandering. Managers krijgen handvatten om op een zelfverzekerde, overtuigende manier te communiceren en de gewenste resultaten te behalen.

  1. Blijf het “waarom” uitleggen totdat iedereen het begrijpt
    Vergeet niet dat mensen bereid zijn een strategie uit te voeren – ook al zijn ze het er niet mee eens – als ze het “waarom” begrijpen. Lee haalt daarbij Nietzsche aan: “Mensen kunnen vrijwel alles aan als ze het waarom begrijpen.”
    Als je zelf niet betrokken was bij de beslissing moet je je goed verdiepen in de beweegredenen. Bouw een consistent verhaal op en toets dat bij iemand van buiten de organisatie. Begrijpt deze persoon het? Ook moet je ervan uitgaan dat één keer uitleggen niet volstaat. Als mensen geschokt zijn verliezen hun hersenen vaak het vermogen om informatie te verwerken. Herhaling is dus noodzakelijk.
  2. Anticipeer bezwaren en weerleg deze met valide argumenten
    Als je bij het nemen van de beslissing betrokken was is dit niet zo moeilijk. Veel van deze bezwaren zijn tijdens het besluitvormingsproces reeds aan de orde gekomen. Als je er niet bij betrokken was en je hebt niet voldoende informatie om vragen te beantwoorden, ga daar dan achteraan. Vraag een senior manager om argumenten op mogelijk te verwachten vragen.
  3. Presenteer een overtuigend “toekomstperspectief”
    Beschrijf wat deze nieuwe benadering, deze nieuwe situatie betekent voor medewerkers, voor hun klanten en de organisatie. Beschrijf hoe je je voorstelt hoe zaken er over 6 tot 12 maanden uitzien. Denk in ‘verhalen’. “Bijvoorbeeld, met deze nieuwe benadering, als een klant x doet, reageren we niet met y, maar met z. Dit stelt je in staat om deze nieuwe werkwijze toe te passen, waardoor de klant meer tevreden zal zijn.”
  4. Beschrijf ‘what’ s in it for me?’ voor alle partijen
    Als je het toekomstperspectief schetst, besteed dan veel aandacht aan ‘what’ s in it for me?’ Beschrijf dat niet alleen voor je medewerkers, maar ook voor hun klanten, de organisatie (en daarmee hun baanzekerheid).
  5. Lieg of overdrijf niet
    Je moet expliciet duidelijk maken wat de grote voordelen zijn van deze verandering zonder oneerlijk te zijn. Eén onjuist of leugenachtig bericht kan grote schade toebrengen. Je wilt natuurlijk niet zo’n manager zijn, die alleen maar mooie praatjes verkoopt.
    Zelfs al is de uitkomst van de verandering niet gunstig voor je team, lieg niet. Stel de zaken niet mooier voor dan ze zijn. Benoem eventuele nadelen.
  6. Wees menselijk
    Lee ziet leiders vaak hun “pokerface” opzetten en medewerkers aanspreken als “de leider” in plaats van als mens. Dit vervreemdt medewerkers van je. Wees niet bang om echt, om authentiek te zijn.
    Deel op verstandige wijze de bezorgdheid die je hebt over het effect van de verandering op je medewerkers. Vertel hoe je deze effecten hebt doordacht en hoe het medewerkers raakt. Het raakt medewerkers als ze zien hoe hun manager geeft om hen. Hoe ‘echter’ je bent, hoe meer medewerkers zich aan je hechten en hoe meer medewerker hun best voor je willen doen.
  7. Vraag om feedback en creëer veilige omstandigheden voor openheid
    Wellicht wil je discussie beperken, want omgaan met kritiek en negatieve emoties van medewerkers is ongemakkelijk. Maar dat is juist precies wat je niet moet doen. Geef medewerkers de ruimte om te reageren en om hun gevoelens te uiten. Als medewerkers niet het gevoel hebben dat ze worden gehoord, zullen ze ook niet proberen jouw positie te begrijpen. Medewerkers die zich niet gehoord voelen zullen niet 100% hun best doen en in het slechtste geval proberen het initiatief te saboteren. Voor specifieke technieken over hoe je het veilig maakt voor mensen om te spreken, raadt Lee het artikel Can We Talk?: How to Foster Honest Open Conversation aan.
  8. Erken zorgen en emoties
    Medewerkers willen gehoord worden. Zorg ervoor dat je laat blijken dat je aandacht hebt voor hun zorgen en emoties, dat je hen hoort. Geef aan dat je hun gevoelens begrijpt. Medewerkers zullen meewerken aan een verandering, ook al zijn ze het er niet mee eens, als ze het gevoel hebben dat er naar hen is geluisterd.
  9. Betrek medewerkers bij de beslissing hoe de strategie het beste uit te voeren
    Dat geeft inzicht in de gedachtegang van medewerkers en helpt bij het sneller en beter uitvoeren van de strategie. Daarnaast communiceert het dat je respect hebt voor je medewerkers. Geef managers en medewerkers zoveel mogelijk vrijheid over het HOE. Dat zorgt voor een gevoel van controle over het proces, resulterend in meer betrokkenheid. Het zorgt er tevens voor dat gevoelens van onmacht en hulpeloosheid achterwege blijven.
  10. Vraag medewerkers zich te concentreren op wat zij kunnen beïnvloeden
    Herinner je team eraan dat focus op zaken die niet gecontroleerd of beïnvloed kunnen worden zorgt voor boosheid, angst en frustratie. Daarentegen, als medewerkers zich richten op wat zij wel kunnen beïnvloeden,  geeft dat veel meer grip op de situatie. Focus op de ‘Circle of Control’ is veel effectiever, doordat geen tijd en energie worden verspild aan zaken die toch niet veranderd kunnen worden.
  11. Vraag medewerkers wat jij en de organisatie kunnen doen om hen te helpen
    Dit toont respect en aandacht. Bovendien geeft het inzicht voor het finetunen van de uitvoering van de strategie. Je helpt medewerkers bij het succesvol uitvoeren van hun taken, waardoor zij meer zelfvertrouwen krijgen en veranderingen beter aankunnen.
  12. Vertel medewerkers dat je hun zorgen en suggesties doorgeeft aan het topmanagement
    Wederom hebben medewerkers het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt en dat er daadwerkelijk iets met hun feedback wordt gedaan.
  13. Blijf herhalen
    Communiceren over een verandering is geen eenmalige gebeurtenis. Blijf keer op keer het toekomstperspectief benadrukken en hoe dat uit zal pakken voor alle betrokken partijen. Blijf vragen om feedback en suggesties. En doe daar iets mee. Stel bijvoorbeeld de uitvoering van de strategie bij en informeer het topmanagement. Coach medewerkers bij het focussen op hun ‘Circle of Control’.

Weerstand tegen verandering is te verminderen en snellere implementatie van de verandering is te bevorderen door deze 13 tips toe te passen.

Deze tweedelige bijdrage van Lee over omgaan met veranderingen is te vinden op het blog TLNT (en deel 2).

Meer Mediascan »

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.