Achterstand in e-HRM beperkt strategisch handelen

0

Doordat HR-afdelingen de mogelijkheden van e-HRM onvoldoende benutten, kunnen ze onvoldoende adviserend en strategisch optreden.

Dat zegt John Cöhrs van Raet na onderzoek onder 150 HR-managers.

Uit het onderzoek blijkt dat, naast de algemene persoons- en salarisgegevens, informatie over verzuim, in- en uitstroom van personeel, de leeftijdopbouw van medewerkers en hun diensttijden de belangrijkste gegevens zijn die binnen organisaties in een HR-systeem worden vastgelegd. In meer dan 80 procent van de gevallen worden deze gegevens geregistreerd. Veel minder regulier is het om informatie over competenties van medewerkers (16 procent), vacatures (31 procent), personeelsbegroting en –budget (33 procent) vast te leggen.
Volgens John Cöhrs is er een duidelijk onderscheid tussen welke gegevens wel en niet zijn vastgelegd. ‘Gegevens over instroom en dergelijke worden vaak gedaan omdat móet, zo is het bijvoorbeeld verplicht om bepaalde gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst, iets wat ook steeds vaker digitaal gebeurt. Maar het vastleggen om het vastleggen is niet zo interessant. Het wordt pas handig als je er ook iets mee wil gaan doen. Daarom wil je juist die HR-data vastleggen. Want alleen met die gegevens kun je gaan sturen op processen en het lijnmanagement adviseren. Dan verschuift je rol van administratie naar advies.’

Onbekend

Uit het onderzoek blijkt verder dat 65 procent van de ondervraagden aangeeft dat zij de competentieontwikkeling van medewerkers niet voldoende kan onderbouwen met data. Maar hoe erg is dat eigenlijk? Misschien wordt het wel op papier bijgehouden en is het hooguit wat inefficiënter. John Cöhrs: ‘Natuurlijk zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden, maar in veel gevallen wordt dit helemaal niet geadministreerd. Als je met mensen praat zeggen ze dat ze het op orde hebben, maar als je doorvraagt blijken er gaten te vallen. En tja, is het erg? Als we al jaren praten over competentiemanagement, en we leggen het niet eens ergens vast, dan is er ergens iets misgegaan, volgens mij.’
Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat bijna de helft zegt onvoldoende informatie te hebben vastgelegd om de HR-inspanningen voor de komende drie jaren te begroten en te budgetteren. Bijna 60 procent kan de wervingsbehoefte in de aankomende drie jaar niet voorspellen op basis van informatie. ‘Waar gaat de organisatie heen? Wat hebben we al in huis? En wat is het gat daartussen? In kleine organisaties weet HR dat vaak wel omdat ze het personeelsbestand goed kennen, maar in grote bedrijven is het haast ondoenlijk, en weten ze het dus ook niet.’

Onbekendheid

Cees van den Heijkant, CEO bij Raet, geeft twee belangrijke redenen voor het niet-beschikbaar zijn van de juiste HR-gegevens:  ‘Soms zijn de gegevens er wel, maar zijn de verschillende systemen niet goed gekoppeld, waardoor fouten ontstaan – bijvoorbeeld door het gebruik van onjuiste brongegevens. Maar onbekendheid met de mogelijkheden speelt ook een rol. Van den Heijkant: ‘Veel HR-managers benutten de mogelijkheden niet die de geavanceerde software van vandaag biedt. Zo kun je door de juiste data over de opbouw en ontwikkeling van je organisatie af te zetten tegen de competentieontwikkeling van je medewerkers een zeer accurate voorspelling doen van je wervingsbehoefte in de komende jaren. En juist die voorspellende informatie kan goud waard zijn voor je management.’

Basti Baroncini, redacteur P&Oactueel

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.