Acht cruciale elementen in de voorbereiding van een functioneringsgesprek

2

Minimaal één keer per jaar is het er weer tijd voor. U houdt met uw medewerkers een functioneringsgesprek. En laat me raden: u vindt het niet leuk om te doen.

Wat soms voelt als een vervelende en verplichte taak voor u, is ontzettend belangrijk voor uw medewerkers. Zeker als er misschien een salarisverhoging aan vastzit. Als u zich zo voelt, is het makkelijk om fouten te maken en daarmee het enthousiasme, de motivatie en de performance van de medewerker naar beneden te halen.

Voorbereiding

De realiteit is echter dat functioneringsgesprekken unieke mogelijkheden zijn voor managers om betrokkenheid en motivatie van medewerkers te vergroten. Daarom is het belangrijk om tijd te steken in het voorbereiden van een functioneringsgesprek. U vergroot daarmee aanzienlijk de kans dat zo’n gesprek ook echt een moment wordt dat een ‘boost’ geeft aan de motivatie en betrokkenheid van uw medewerkers.

Acht cruciale elementen

1. Zorg voor eerlijke feedback
Een van de grootste fouten die je als manager kunt maken is het verbloemen van feedback. Uw medewerkers hebben recht op eerlijke en serieuze feedback over hun prestaties, zodat zij een kans hebben om zich te verbeteren. Uw mensen zullen u meer vertrouwen en respecteren als u eerlijk tegen hen bent over hun prestaties.

2. Voorkom verrassingen
Er moet in zo’n gesprek geen enkele verrassing zitten. Jammer genoeg lopen medewerkers vaak aan tegen verrassingen in een functioneringsgesprek, vooral als het gaat over slechte performance. Dat geeft onmiddellijk een breuk in vertrouwen. Zorg voor regelmatige gesprekken gedurende het jaar waarin u uw medewerkers feedback geeft over hoe zij het doen. Hiermee bouwt u aan motivatie, doordat u ze laat zien welke vorderingen ze maken. Of u kunt corrigeren wanneer het verkeerd gaat.

3. Onderbouw met voorbeelden
Stel u wilt iets zeggen over slechte performance. Bijna elke medewerker zal u vragen naar specifieke voorbeelden om wat u beweert te onderbouwen. Zeg nooit iets van een punt van zwakte of een verbeterpunt zonder dat u specifieke voorbeelden hebt om u punt te onderbouwen. Als u zegt: ‘ik vind dat je klachten van klanten niet goed afhandelt’, zorg dan dat u ten minste twee voorbeelden hebt die u kunt delen. U kunt dan ook bespreken hoe zulke situaties wél afgehandeld moeten worden.

4. Spreek over gedrag
Geen enkele medewerker zal positief commentaar over zijn persoonlijkheid tegenspreken. Als u zegt: ‘je hebt zo’n fantastische houding’, dan zal uw medewerker glimlachen en knikken. Als u zegt: ‘je heb een slechte houding’, dan leg je de focus op persoonlijkheid, niet op performance. Als een medewerker een slechte houding heeft, geef dan specifieke voorbeelden van het gedrag van die medewerker die bij u dat gevoel veroorzaken. Spreek altijd over gedrag, niet over persoonlijkheidskenmerken.

5. Richt u op het gehele jaar
Zelfs als uw medewerkers fantastische dingen hebben gerealiseerd in de loop van het jaar, bestaat er een neiging om alleen dat te bespreken wat recentelijk is gebeurd. Als u dat doet kunnen medewerkers makkelijk in de modus komen van: mijn functioneringsgesprek is over een aantal maanden, dus ik zet er nu even vaart achter. Maak notities gedurende het jaar en zorg ervoor dat in het functioneringsgesprek de (wan)prestaties van het gehele jaar naar voren komen. Zeker de positieve performance.

6. Bewaar de koetjes en kalfjes voor een andere keer
Functioneringsgesprekken moeten geen monologen zijn, maar trap niet in de valkuil om algemene vragen te gaan stellen om zo het gesprek op gang te brengen. Vraag ook niet naar ideeën om je bedrijf of afdeling te verbeteren. Bewaar dat voor een andere keer. Functioneringsgesprekken moeten alleen over de medewerkers gaan. Vraag of ze ergens tegen aan lopen, of ze de juiste instrumenten hebben om hun werk goed uit te voeren, of ze assistentie nodig hebben. Vraag hoe u kunt helpen om hen succesvol te laten zijn. Bewaar het praten of koetjes en kalfjes voor een andere keer.

7. Vraag feedback over uzelf
Hiermee suggereer ik niet om de focus van je medewerkers op jou te richten. Wat ik wel suggereer is om twee simpele vragen te stellen: ‘Geef ik je genoeg richting en ondersteuning bij je doelen en je taken?’ en ‘Is er iets wat ik volgend jaar meer zou moeten doen, of juist minder, om je te helpen succesvol te zijn?’ De performance van uw teamleden is een reflectie van uw vaardigheid als manager. Dit gesprek is dus heel geschikt om feedback te vragen over uw managementstijl. Door het vragen van feedback en het goed ontvangen daarvan, bouwt u vertrouwen op bij uw medewerkers.

8. Focus op de toekomst
Leren van het verleden is alleen waardevol als je er ook wat mee doet in de toekomst. Gebruik de informatie uit het functioneringsgesprek voor groei- en ontwikkelkansen voor het komende jaar. Welke on-the-job-training of opleiding is nodig bij deze medewerker? Is er extra coaching gewenst? Wat zijn nieuwe, uitdagende doelstellingen die kunnen worden neergezet? Op welke manier kunt u de sterke kanten van uw medewerker inzetten voor klussen in het komende jaar? Als u laat zien dat u de ontwikkeling van uw medewerkers belangrijk vindt en daar ook echt wat mee doet, dan zorgt dat voor meer bevlogenheid en betrokkenheid.

Het voeren van een functioneringsgesprek hoeft geen pijnlijke, vervelende, zware taak te zijn. Als u het met de juiste mindset benadert, kan het juist een hele goede mogelijkheid zijn om bevlogenheid en betrokkenheid bij uw mensen te vergroten.

Marianne Schutten, Employee Dynamics

Bron: www.retentie-management.com

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

2 reacties

  1. Jim Vaudelle op

    Hallo Marianne!

    Ik vind dit een heel goed artikel bedankt voor het delen hiervan.

    Jim Vaudelle
    Project Manager

  2. Joop van der Loo op

    Wij doen de functioneringsgesprekken rond de verjaardag van de medewerker. Het voordeel is niet alles op 1 tijdstip (eind van het jaar) en dan heb je geen tijd. Verjaardagen vergeet je niet, dus koppel je gelijk het functioneren van de werknemer.