Lessen voor HR in timemanagement

0

Als er de hele dag mensen aan je bureau staan en je mailbox zwart ziet van de ongelezen mail, hoe stel je dan prioriteiten? Arjan Bloemendaal, specialist timemanagement, legt de vinger op de zere plek.

Wat is nou typisch een valkuil voor HR-managers?

Arjan Bloemendaal

‘HR is heel breed. Neem een HR-manager in een organisatie met zo’n honderd man. Die heeft vaak geen al te uitgebreide HR-afdeling. Vaak staat zo iemand opgesteld met prachtige doelstellingen, zoals ziekteverzuim verlagen en de aantrekkelijkheid als werkgever vergroten. Het lastige is vaak om die grotere doelstellingen te verenigen met de alledaagse actualiteiten. Een teamleider voelt zich niet helemaal lekker en dreigt uit te vallen bijvoorbeeld. Of een leidinggevende vraagt je hulp bij een potentieel conflict. HR-managers worden vaak in een te vroeg stadium ingezet om problemen op te lossen. De valkuil is dan om op de stoel van zo’n teamleider te gaan zitten en eigenaar van diens probleem te worden.’

Hoe wordt HR beter in timemanagement?

‘Om te beginnen kun je de eigen werkorganisatie verbeteren. Een belangrijke knop waar je zelf aan kunt draaien is leren doeldenken. Inventariseer voor welke resultaten je staat opgesteld in deze functie en hoe je dat vertaalt naar de dagelijkse taken. Als ze in volgorde van belangrijkheid zijn gezet, kun je met je leidinggevende bespreken of jullie het eens over die rangorde. En soms kunnen er spontaan een paar taken worden weggestreept.’

‘Proactief een planning maken is enorm belangrijk. Als jij geen plan hebt voor die dag, word jij onderdeel van het plan van iemand anders. Als jij als HR-manager weet dat er elke dag iets onverwachts op hem afkomt, is dat niet meer geheel onverwacht. Je gaat daar dan ruimte voor inplannen. Ik kijk met HR-managers vaak samen een week terug in de agenda. Probeer dus een structuur aan te brengen, met vaste elementen op de dag, in de week en de maand. Begin de dag niet met het checken van mail, omdat je zo prioriteit geeft aan nieuwe prikkels, terwijl je de prioriteitenacties naar achteren schuift. In plaats daarvan begin je direct met een aantal concrete acties die je gisteren hebt bedacht. Daar zijn ook praktische ondersteunende tools voor, zoals de inrichting van je mailsysteem en andere apps.’

Wat levert het op?

‘Als je je prioriteiten op orde hebt, levert dat overzicht op en dat geeft weer rust. Je hoeft niet meer de hele dag door knopen door te hakken. Je hebt de regie terug en voelt je in controle. Dat zorgt voor werkplezier. Het werkt gewoon lekkerder.’

Arjan Bloemendaal is oprichter en trainer bij Het Effectieve Werken.

  • Efficiënt werken willen we allemaal. Maar de praktijk is weerbarstig. Want hoe zorg je voor efficiency in HR? In een inspirerende e-book met interviews en praktijkcases heb je alle handvatten om met efficiënt werken aan de slag te gaan.

    Download het e-book

     

Lees meer over:

Over Auteur

Annet Maseland is freelance-redacteur van XpertHR Actueel. Ze schrijft al jaren over HR en personeelszaken.