Pak exitgesprekken meer gestructureerd aan

1

P&O ers zien wel de waarde van exitgesprekken, maar de uitvoering is vaak onvoldoende. Daardoor is het in de praktijk weinig effectief. Werken met gestandaardiseerde vragenlijsten zou een goede oplossing zijn.

Dat zegt Barry Pietersen, adviseur op het gebied van HR analytics op basis van eigen onderzoek onder 132 mensen voor Presearch & Consulting.

De helft voert gesprekken

Uit de resultaten blijkt dat 45 procent van de participanten regelmatig exitinterviews houdt terwijl 21 procent van de HR-functionarissen hier geen gebruik van maakt. De rest doet het soms. In veel gevallen worden mensen gewoon uitgenodigd om een gesprek te voeren over de redenen waarom ze weg willen. Vragen als: hoe vond je het om hier te werken, en dergelijke.

Geen overkoepelend idee

Maar wat mist, volgens Pietersen, is een conceptmatige aanpak: Er is geen groter idee achter de gesprekken, geen methodologie. Er wordt gesproken op basis van gevoel. En natuurlijk is het goed als je een gesprek hebt van mens tot mens, maar dan laat je kansen liggen om duidelijke lessen te trekken. Als er drie P&O ers zijn die exitgesprekken voeren, en ze de gesprekken alle drie op een andere manier aanpakken en naar eigen inzicht uitwerken, hoe kun je dan iets algemeens concluderen over de redenen van mensen om te vertrekken?

Pas wanneer je zaken gestructureerd en volgens een duidelijk idee aanpakt en uitwerkt, kun je effectief zijn met het voeren van exitgesprekken. Het kost iedereen tijd, dus doe het goed of doe het niet. Pas wanneer je kunt aangeven dat 31 procent van de mensen ontevreden is over het salaris, en dat maar 4 procent weggaat om de werkinhoud, kun je wérkelijk inzicht geven in de situatie. En pas wanneer je met zoiets tastbaars komt, word je ook serieus genomen in de organisatie. Dat draagvlak is belangrijk.

Vragenlijsten

Daarnaast is het belangrijk om systemisch te werken, met vaste onderwerpen en vragenlijsten. Anders ga je appels met peren vergelijken. Dan zeggen de resultaten wel iets, maar niet veel. Zorg dus dat je steeds op dezelfde manier het gesprek in gaat.

Het beste is om een exitvragenlijst te combineren met een exitgesprek: Als mensen via internet al een vragenlijst hebben ingevuld, kun je tijdens een gesprek meteen de diepte in. Anders moet je tijdens het gesprek nog op zoek gaan naar de belangrijkste punten. Je bent dan veel effectiever omdat je er veel meer uit haalt.

Conclusies trekken

Ook het trekken van conclusies gaat makkelijker wanneer je gestandaardiseerde gesprekken voert. Ik kwam onlangs bij een klant die uit de kast een hele stapel papier trok: gespreksverslagen van de afgelopen tien jaar. Tja, ga daar maar eens op zoek naar leerpunten.

Lastig voor P&O ers

Twee dingen maken het voor P&O ers nog wel eens lastig om dit soort gesprekken effectief aan te pakken. In de eerste plaats is dat de ontbrekende vaardigheid om vragenlijsten te ontwerpen en onderzoek te doen. En ook het vervolg is lastig: HR analytics zit de meeste P&O ers nog niet in de vingers. Ik geloof echt dat je naar een evidence based HR toe moet gaan. Natuurlijk moet er een menselijke maat zijn, maar cijfers worden steeds belangrijker.

Lees ook:

Lees meer over:

Over Auteur

Basti Baroncini schrijft met liefde over alle onderwerpen binnen het HR-vakgebied, maar zijn hart gaat pas écht sneller kloppen wanneer het gaat om strategie en om mensen. Sociale innovatie, duurzame inzetbaarheid, ontwikkeling & onderwijs, verandertrajecten, draagvlak, communicatie en leiderschap zijn voorbeelden van onderwerpen waar hij graag over schrijft.

1 reactie

  1. Ik kan me in grote lijnen vinden in de conclusies van het onderzoek. Zelf ben ik ook fan van het voeren van exitgesprekken! Iets wat elke organisatie zou moeten doen.

    Lodi Planting
    http://www.exitgesprek.be