Hoe wint e-HRM?

0

De bedoeling van e-HRM is dat het veel efficiëntiewinst oplevert voor HR. E-HRM invoeren doe je niet even in een handomdraai. Waar moet je op letten zodat je medewerkers en managers faciliteert om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen?

Een belangrijke basis voor het invoeren van nieuwe systemen is de acceptatie en het verwerkingsvermogen van de organisatie. Meestal lukt het wel om een projectteam samen te stellen en een leverancier te zoeken. Maar hoe ga je verder? Hoe zorg je ervoor dat de mensen die ermee moeten werken, deze selfservice-applicatie en de processen die daarbij horen accepteren?

Hoeveel voordeel?

Een belangrijke en kritische vraag die je moet stellen is: hoeveel voordeel behaal ik werkelijk met het invoeren van een e-HRM-systeem? Breng processen in kaart. Door e-HRM veranderen namelijk werkprocessen. Je moet dus eerste de huidige processen in kaart brengen. Dan kun je eenvoudig vaststellen wie te maken gaan krijgen met deze veranderingen zodat je ze hierin goed kunt begeleiden. Tegelijkertijd zie je de efficiëntieslag. Deel de voordelen met de hele organisatie.

Start eenvoudig

Start met het invoeren van eenvoudige en functionele processen. Bijvoorbeeld adreswijzigingen en verlofaanvragen. Beetje bij beetje laat je mensen wennen aan de selfservice van e-HRM en de nieuwe werkwijze. Is de organisatie klaar voor een volgende stap? Voer dan een nieuwe module in die functioneel is. Staar je niet blind op de leuke toevoegingen en mogelijkheden van e-HRM maar zorg eerst voor functionele zaken. De leuke dingen komen later wel.

Begeleiding en ondersteuning

Met e-HRM leg je HR taken in de lijn. Dit betekent dat managers en medewerkers op een andere manier moeten gaan werken. Zorg ervoor dat ze een goede training en kennis krijgen over HR-gerelateerde onderwerpen. Verwacht niet dat mensen een CAO of regelingen uit hun hoofd kennen. Begeleiding en ondersteuning is belangrijk want zo voorkom je dat managers en medewerkers mutaties onvolledig, onterecht of verkeerd indienen.

Contactpersoon voor vragen en oplossingen

Communiceer bij wie je terecht kan als je vragen hebt over een applicatie. Het is voor de acceptatie belangrijk dat vragen uit de organisatie snel en goed worden beantwoord. Neem onduidelijkheden snel weg.

Draagkracht

Betrek verschillende mensen van diverse afdelingen al in een vroeg stadium bij het traject. Zorg dat er kritische key-users zijn, bijvoorbeeld de afdeling ICT. Vraag regelmatig om feedback over een specifiek onderwerp en doe er ook iets mee.

Voordelen e-HRM

Kiezen voor een e-HRM-systeem is meestal gebaseerd op een aantal belangrijke voordelen. Het is bijvoorbeeld efficiënter en kwalitatief beter omdat je processtappen automatiseert en managers en medewerkers meer zelf gaan doen. Verder leg je de verantwoordelijkheden bij de medewerkers en managers die eigenaar zijn van de desbetreffende data. Daarnaast is e-HRM simpelweg een must om mee te gaan met de tijd en je te profileren als een moderne werkgever.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.