De HR-ratio: hoeveel medewerkers zijn er nodig in HR?

9

Wat is de ideale verhouding tussen het aantal HR-mensen en het aantal werknemers en hoe bereken je die? Michael Haberman, Senior Professional of Human Resources en vice-president bij Omega HR Solutions, schrijft in zijn blog over de factoren die bepalend zijn voor een optimale HR-ratio.

Het totale aantal FTE’s in HR gedeeld door het totale aantal FTE’s in de volledige organisatie, en vermenigvuldigd met 100 is gelijk aan de HR-ratio voor de organisatie, Deze ratio wordt dikwijls ook uitgedrukt in schalen van bijvoorbeeld 1:250 of 1:400.

Maar deze berekening op zich is niet het antwoord op de vraag hoeveel medewerkers een HR-afdeling precies nodig heeft om optimaal te kunnen werken. Dat hangt immers af van verschillende zaken, zoals de organisatie, de grootte ervan, het leiderschapsmodel, de sector en de graad van ontwikkeling.

In ‘The HR Scorecard: Linking People, Strategy, and Performance’ bijvoorbeeld praten de auteurs Becker, Huselid en Ulrich over onderzoek dat aantoonde dat bedrijven met een lage kwaliteit van HR-leiderschap een ratio hadden van 1:253.88. Met een hoogkwalitatief leiderschap in HR was dat 1:139.51.

Factoren

Uit onderzoek blijkt de ratio ook afhankelijk van volgende factoren:

De grootte van het bedrijf: Kleinere bedrijven hebben mogelijk een grotere ratio omdat heel wat processen er niet geautomatiseerd zijn en er dus meer mankracht nodig is om de taken af te werken.

De mate van technologische ontwikkeling: bedrijven die bedreven zijn in technologie maken meer gebruik van automatisering, zoals self services of online evaluaties.

Outsourcing: hoe meer HR-functies je uitbesteedt, hoe minder HR-medewerkers je uiteraard nodig hebt.

Service model: Het HR-dienstenmodel vereist specifieke niveaus van staffing en dus ook een specifieke ratio. Haberman geeft het voorbeeld van een bedrijf met zeer uitgebreide serviceniveaus, dat 30 HR-medewerkers had voor 1.000 werknemers, een ratio van 3:100.

De verspreiding van de medewerkers: In een gedecentraliseerde structuur is de ratio groter dan met een gecentraliseerd HR-departement.

Het gaat er niet om zoveel mogelijk HR-medewerkers te hebben, maar om – los van andere redenen – een geschikte return on investment (ROI) te bereiken voor het aantal HR-mensen in dienst. Dat betekent dat je moet kunnen vaststellen wat die ROI precies is en of die wenselijk is voor de organisatie. Om dit te bereiken, moet je informatie verzamelen. Een ervan zijn de benchmarkingverslagen van de Society for Human Resource Management (SHRM), die voor leden en niet-leden beschikbaar zijn.

Link naar de originele blog van Michael Haberman

Meer lezen over HR Analytics »

 

Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

9 reacties

  1. Hoeveel medewerkers er nodig zijn in HR zit volgens mij niet in de grootte van de organisatie, maar meer in wat HR-functie is en moet zijn, niveau van HR, en de te verwachten resultaten. Ook de verantwoordelijkheid van het management is daarin medebepalend. Gebruik makend van de HRM Improvement Scan levert me het aantal HR-medewerkers op.

  2. Arien Westmaas op

    Interessante overweging bij het analyseren van de HR Ratio lijkt me ook dat HR als gevolg van een hoge mate van automatisering, zoals et HR Self Service en/of uitbesteding van bepaalde HR take/processen extra tijd ter beschikking heeft voor alternatieve HR onderwerpen. De HR ratio wordt dan niet veranderd, echter bijvoorbeeld het HR service niveau stijgt hierdoor wel. Is de vraag ‘Hoeveel medewerkers zijn er nodig in HR?’ dus wel de juiste?

  3. Ik vraag me af of het wel praktisch is om een ratio op basis van fte’s te bepalen. Het maakt nogal uit of je veel of weinig deeltijders in dienst hebt.
    Voorts is de vraag wie je als HR medewerker meetelt: hoort de ondersteuning daar ook bij?

  4. Willem Kramer op

    Zoals uit het redactionele stukje blijkt zijn er dus verschillende factoren van invloed op de HR-bezetting. Het serviceniveau vind ik van grote invloed: Wat ligt in de lijn c.q. financi?le administratie en wat is “uitbesteed” aan HR? Is de salarisadministratie ook verantwoordelijk voor de financi?le aansluiting en Pennsioenregistratie en facturatie uitzendbeaus? Scheelt zomaar 0,75 FTE op 250 mensen (FTE-berekening lijkt mij weinig zinvol).Ook de ondersteundende systemen en het ambitieniveau van HR en de positie binnen het MT/Directie is m.i. van invloed. Kortom, appels met apples vergelijken lijkt niet zo eenvoudig.
    .

Reageer