Stappenplan Aangaan overeenkomst van opdracht

0

Dit stappenplan biedt handvatten om te voorkomen dat een overeenkomst van opdracht later als arbeidsovereenkomst wordt aangemerkt.

Bij het aangaan van een overeenkomst van opdracht met een zzp’er of freelancer is het belangrijk om te voorkomen dat later blijkt dat toch sprake is van een arbeidsovereenkomst, waardoor ineens het arbeidsrecht geldt en aan diverse fiscale verplichtingen moet worden voldaan.

Stap 1 – Identiteit vaststellen

De werkgever zal de zzp’er of freelancer moeten vragen om een geldige identiteitskaart of paspoort. De werkgever moet een kopie daarvan bewaren.

Stap 2 – Screen zzp’er of freelancer

Als een werkgever een zzp’er of freelancer wil inhuren, dan is het goed om na te gaan of er over deze zzperof freelancer referenties te vinden zijn op het internet. Ook kan worden gevraagd aan voormalige opdrachtgevers of de zzper of freelancer de opdracht correct heeft uitgevoerd. Het is dan wel verstandig om dit met de zzp’er of freelancer vooraf te bespreken. Als de zzp’er of freelancer niet wil dat referenties bij voormalige opdrachtgevers worden opgevraagd, vraag dan waarom niet. Als de zzp’erof freelancer geen logische verklaring heeft, dan is het waarschijnlijk beter om de zzp’er of freelancer niet in te huren.
Voor sommige opdrachten kan een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden gevraagd. De zzp’er of freelancer moet die zelf aanvragen bij de gemeente waar hij woont.

Stap 3 – Bedoeling van partijen

Uit de overeenkomst van opdracht en de correspondentie daarover moet duidelijk blijken dat de opdrachtgever de opdrachtnemer wil inhuren om bepaalde diensten te verlenen en dat het van beide partijen niet de bedoeling is om een arbeidscontract met elkaar aan te gaan.
Vermijd woorden die gebruikelijk zijn bij arbeidscontracten, zoals ‘loon’ of ‘salaris’, ‘arbeid’ of ‘in dienst nemen’, ‘in dienst treden’, ‘uw leidinggevende is’, ‘u legt verantwoording af aan’.

Stap 4 – Arbeid

Hoewel het natuurlijk de bedoeling is dat de opdrachtnemer werkzaamheden verricht voor de opdrachtgever, is het beter om te spreken over het tot stand brengen van een bepaald resultaat dan over het verrichten van bepaalde werkzaamheden. Een voorbeeld: in plaats van ‘opdrachtnemer zal de marketingwerkzaamheden verrichten’ is beter ‘opdrachtnemer zal zorgdragen voor de totstandkoming van een marketingcampagne gericht op doelgroep X’.

Stap 5 – Loon

Met werknemers wordt normaliter een bepaald maandloon afgesproken. Daarom is het niet handig om dit met een opdrachtnemer af te spreken; het zou dan teveel lijken op een dienstverband. Beter is het dus om ofwel een afspraak te maken over betaling van een bepaald bedrag per afgeronde opdracht, per verrichtte dienst of per gewerkt uur, en

  • laat de opdrachtnemer een gespecificeerde factuur sturen;
  • laat de opdrachtnemer – zo nodig – BTW in rekening brengen over het in rekening gebrachte bedrag;
  • betaal pas na ontvangst van de factuur.

De opdrachtgever houdt géén belastingen en sociale premies in over het aan de opdrachtnemer betaalde bedrag.

Let op! Geef goed aan de administratie door om wat voor soort contract het gaat. Het is helaas geen uitzondering dat de administratie van een bedrijf het contract als arbeidscontract opvat en een personeelsdossier, medewerkerskaart, vakantiekaart enz. aanmaakt.

Stap 6 – Gezagsverhouding

Het grootste struikelblok is vaak de gezagsverhouding. Want uiteraard moet een opdrachtnemer doen wat een opdrachtgever hem opdraagt, maar wanneer is nu sprake van een gezagsverhouding (en dus van een arbeidscontract) en wanneer niet? Het gaat erom dat de opdrachtgever geen instructies mag (of kan) geven over de uitvoering van de opdracht. Het is dus belangrijk om te voorkomen dat een gezagsverhouding bestaat of ontstaat.

Hoe kan een werkgever dat aanpakken?

  • Laat de bedoeling van partijen duidelijk uit de overeenkomst van opdracht blijken.
  • Spreek af dat de opdrachtnemer niet persoonlijk aan de opdracht hoeft te werken, en laat dit in de praktijk ook de realiteit zijn (dit kan natuurlijk niet altijd, maar áls het kan, doe het dan!).
  • Spreek af dat de opdrachtnemer de mogelijkheid heeft zich te laten vervangen en laat dat in praktijk ook de realiteit zijn.
  • Spreek af dat de opdrachtnemer zelf kan bepalen hoe hij de opdracht tot stand brengt en geef hem binnen de noodzakelijke grenzen ook die mogelijkheid.
  • Spreek af dat de opdrachtnemer zelf kan bepalen wanneer hij aan de opdracht werkt. Spreek wel af wanneer de opdracht afgerond moet zijn.
  • Voorkom zoveel als mogelijk dat de opdrachtnemer elke keer instructies nodig heeft van de opdrachtgever om de opdracht uit te voeren. Het is van belang dat de opdrachtnemer zo zelfstandig mogelijk werkt.
  • Hoe meer andere opdrachtgevers de opdrachtnemer heeft, hoe kleiner de kans is dat er sprake is van een arbeidscontract. Laat de opdrachtnemer daarom in de overeenkomst verklaren, dat hij verschillende opdrachtgevers heeft.

Stap 7 – De duur van de opdracht

Hoe langer de opdracht duurt, hoe groter de kans dat sprake is van een arbeidscontract. Beperk daarom de overeenkomst van opdracht in tijd, desnoods door meerdere opdrachten aan de opdrachtnemer te verstrekken.

Stap 8 – Feitelijke uitvoering

Minstens net zo belangrijk als de papieren werkelijkheid, is de feitelijke werkelijkheid. Ook als op papier alles volgens het boekje is geregeld, kán nog steeds sprake zijn van een arbeidscontract. Bijvoorbeeld als in de praktijk duidelijk wel sprake is van een gezagsverhouding, de opdrachtnemer via de loonadministratie van werkgever wordt uitbetaald, de opdrachtnemer vakantiegeld, vakantiedagen of eindejaarsuitkeringen betaald krijgt.
Kortom, de afspraken die in de overeenkomst zijn opgenomen, moeten wel in de praktijk worden uitgevoerd.

Stap 9– Fictief dienstverband

Opdrachtgevers en de opdrachtnemers kunnen een overeenkomst van opdracht sluiten die is goedgekeurd door de Belastingdienst of gebruik maken van één van de voorbeeldovereenkomsten van de Belastingdienst (zie de site van de Belastingdienst). De opdrachtgever weet zeker dat hij geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen als hij een door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomst of een door de Belastingdienst opgestelde overeenkomst gebruikt én zich strikt aan de uitvoering van die overeenkomst houdt.
Gebruik maken van een door de Belastingdienst goedgekeurde (model)overeenkomst is niet verplicht.

Stap 10 – Waar moet verder rekening mee worden gehouden?

Behandel de opdrachtnemer vooral niet als één van uw eigen werknemers. De opdrachtnemer is geen werknemer. Als onduidelijkheid bestaat over het soort contract dat is gesloten, dan kunnen kleine details van groot belang worden.

  • Laat de opdrachtnemer niet meedoen aan de binnen het bedrijf geldende personeelsregelingen (zoals bonusregelingen, kerstgratificatie, fiets van de zaak, enzovoort).
  • Zorg dat de opdrachtnemer niet via opdrachtgever sociaal verzekerd is.
  • Betaal de opdrachtnemer niet door als hij geen werk verricht door ziekte.
  • Betaal geen vakantiegeld aan de opdrachtnemer.
  • Betaal niet extra voor overwerk aan de opdrachtnemer.
  • Houd geen beoordelings- en/of functioneringsgesprekken met de opdrachtnemer, maar ‘evalueer’ bijvoorbeeld de samenwerking (gebruik hierbij dan ook niet de formulieren die u bij de beoordeling van werknemers gebruikt).
  • Laat de opdrachtnemer niet meedoen aan de binnen het bedrijf van opdrachtgever beschikbare pensioenregeling.
  • Geef de opdrachtnemer geen personeelskorting (noem het tenminste anders).
  • Laat de opdrachtnemer niet meedoen aan personeelsactiviteiten, zoals feestjes en uitjes als die alleen voor personeelsleden bedoeld zijn.
  • Geef de opdrachtnemer geen toegangspas van het kantoor als dat niet nodig is.

CONTACT
XpertHR.nl is dé HR Antwoordbank. Bent u geïnteresseerd in XpertHR? Vraag dan een demonstratie aan op www.xperthr.nl of bel (020) 515 9

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

mr. Edith van Schie

mr Edith (E.Th.) van Schie is freelance auteur en adviseur op het gebied van arbeidsrecht en HR. Zij schrijft geregeld voor XpertHR en XpertHR Checkit en XpertHR Actueel. Edith is jarenlang actief geweest als arbeidsrechtadvocaat, maar zij heeft de zaken ook een paar jaar van een ‘andere kant’ kunnen bekijken toen zij bij de rechtbank werkzaam was.

Reageer