Programma’s om thuiswerken te faciliteren

0

Met de maatregelen omtrent het indammen van het coronavirus worden het werknemers aangeraden om zoveel mogelijk thuis te werken. Bij bedrijven in een aantal sectoren werken werknemers al geregeld op afstand of een dagje thuis, maar voor het merendeel van de bedrijven zal dit nieuw zijn. En ook voor de bedrijven waar het thuiswerken al gebeurt, zullen de maatregelen toch ingrijpend kunnen zijn nu opeens het gehele kantoor vanuit huis werkt. Want hoe zorg je er nou voor dat je werknemers contact met elkaar kunnen houden, een meeting kunnen doen en weten waar ieder mee bezig is?

Als antwoord op deze vragen bespreken wij een aantal programma’s die jouw bedrijf kunnen ondersteunen om het thuiswerken te faciliteren.

Videoconferencing

Allereerst wil je zorgen dat je werknemers gewoon zoveel mogelijk hun vaste patroon aanhouden en de onderling geplande afspraken door kunnen gaan. Deze meetings zullen door de maatregelen veelal online gehouden moeten worden. Gelukkig zijn er in het huidige technologische tijdperk ontelbaar veel bedrijven die programma’s aanbieden om online vergaderingen te kunnen houden. We bespreken een selectie van de populairste programma’s.

Tip: Stimuleer je werknemers om zoveel mogelijk te bellen met de webcam aan. Dit zorgt ervoor dat het belangrijke sociale aspect van elkaar in de ogen kijken nog steeds aanwezig is.

Skype

Skype zal bij de meesten wel bekend zijn, het is een van de eerste bedrijven die videobellen mogelijk maakte. Het programma werkt nog steeds uitstekend om video-calls mee te doen al biedt het verder geen integraties met andere bedrijfsgerelateerde programma’s. Skype is gratis te gebruiken, maar elke deelnemer moet daarvoor wel een Microsoft account aanmaken.

Zoom

Zoom is een wat nieuwere aanbieder, maar desalniettemin enorm populair. Het programma is gratis te gebruiken met de mogelijkheid om tot wel 100 gebruikers tegelijk te laten inbellen. De maximumduur van deze gesprekken bij de gratis versie is echter wel beperkt tot 40 minuten. Zoom biedt veel integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware waardoor ingeplande calls gemakkelijk gedeeld en opgenomen kunnen worden en er tijdens de call relevante documenten toegevoegd kunnen worden.

Google Hangouts Meet

Hangouts Meet is de videoconference-applicatie van Google. Het programma is gratis voor gebruikers met een Google-account en makkelijk te integreren met andere programma’s uit de G-suite zoals Google Drive, Gmail en Google Calendar. Vanwege de ontwikkelingen omtrent corona heeft Google onlangs besloten om betaalde functionaliteiten gratis aan te bieden.

Jitsi

Jitsi is een open-source video-conferenceprogramma dat gratis en zonder account te gebruiken is. Dit betekent onder andere dat het programma veel wordt doorontwikkeld door derde partijen en het altijd en voor iedereen gratis te gebruiken zal blijven. Maak je geen zorgen over de veiligheid, want alle gesprekken zijn ook binnen deze omgeving encrypted waardoor niemand mee kan kijken en/of luisteren.

Microsoft Teams

Binnen het programma Teams voorziet Microsoft in de mogelijkheid om conferencecalls te houden (zie hieronder)

Bedrijfscommunicatie & chat

Veel communicatie binnen een bedrijf wordt gedaan via e-mail. Er is echter de laatste jaren een kanteling gaande waarin steeds meer bedrijven kiezen voor een chat-omgeving naast de gebruikelijke mail-clients. Deze chat-omgevingen zijn vergelijkbaar met WhatsApp maar dan specifiek gericht op het bedrijfsleven. Er zijn enorm veel integraties mogelijk om bedrijfs­processen te ondersteunen en automatische updates binnen te krijgen. Juist nu veel werknemers vanuit huis werken, kunnen deze programma’s zorgen voor een goede samenwerking en bedrijfscommunity.

Slack

Slack wist binnen een korte periode enorm aan populariteit te winnen in de techsector door de laagdrempelige communicatiemogelijkheden. Binnen Slack is het mogelijk om een-op-eengesprekken te voeren en verschillende groepen aan te maken. De groepen kunnen worden opgezet voor projectteams, gehele afdelingen of gewoon omdat men graag een kanaal wil hebben om gedeelde interesses te delen. Slack biedt daarnaast ontelbaar veel integraties en chat-bots waardoor updates van andere software automatisch getoond en opgenomen worden binnen deze groepsgesprekken. Slack is gratis te gebruiken waarbij een maximum van 10.000 berichten wordt opgeslagen. Ga je daaroverheen? Dan worden de oudste berichten automatisch verwijderd.

Microsoft Teams

Als antwoord op Slack kwam Microsoft een aantal jaar geleden met Teams. Voor bedrijven die gebruikmaken van Outlook en OneDrive is Teams de ideale oplossing omdat deze programma’s helemaal geïntegreerd zijn. Zo wordt iemands status automatisch op ‘busy’ gezet wanneer hij of zij in een meeting zit en kunnen bestanden gemakkelijk vanaf de OneDrive worden gedeeld en direct worden bewerkt. Daarnaast is het binnen teams ook mogelijk om grote conference-calls te houden. Teams is tot 300 gebruikers gratis te gebruiken.

Projectmanagement

Hoe zorg je ervoor dat je werknemers op de hoogte blijven van de status van elkaars werkzaamheden? Ook daar zijn uiteraard enorm veel programma’s voor ontwikkeld, de één nog uitgebreider dan de ander. Voor deze programma’s geldt ook dat er enorm veel integratiemogelijkheden zijn met andere bedrijfssoftware. Hieronder een paar voorbeelden.

Trello

Trello is een gratis programma dat enorm laagdrempelig te gebruiken is voor nieuwe gebruikers. Binnen Trello kun je per project een bord aanmaken met daarin verschillende lijsten. Een veelgekozen opzet is het aanmaken van ‘To do’-, ‘Doing’-, en ‘Done’-lijsten. Hier kunnen werknemers dan aangeven welke taken zij de komende periode zullen oppakken, waar ze nu mee bezig zijn en welke taken ze hebben afgerond. Zijn er taken waar andere werknemers actie op moeten nemen dan kunnen de werknemers heel gemakkelijk opmerkingen plaatsen en andere werknemers ‘taggen’.

Monday

Monday werkt net als Trello ook met borden die gevuld kunnen worden met categorieën waarin iedere werknemer zijn of haar taken kan zetten. De borden van Monday zijn qua functionaliteit vergelijkbaar met die van Trello maar zijn visueel anders weergegeven waardoor je gemakkelijk in één oogopslag de looptijden en deadlines van iedere taak kunt zien. Het dashboard van Monday biedt daarnaast een mooi overzicht van verschillende analyses zoals de voortgang en de productiviteit. De basis-versie van Monday kost € 39,- per maand.

Asana

Asana is qua opbouw een combinatie van Trello en Monday. Het biedt meerdere mogelijkheden om de taken en voortgang weer te geven en biedt ietwat uitgebreide functionaliteiten om projecten te managen en in kaart te brengen. Het motto van Asana is om zoveel mogelijk rust uit te stralen, vandaar ook dat de naam verwijst naar de bekende yogaposes. De basisversie van Asana is tot 15 gebruikers gratis te gebruiken.

Documentbeheer

Google Drive

Goole Drive is onderdeel van de G-suite en hier kun je eenvoudig online in de cloud je bestanden opslaan. Google Drive werkt met een mappenstructuur die overeenkomt met besturingssystemen als Apple en Windows. Binnen deze mappen kun je bestanden toevoegen en direct bewerken. Documenten kunnen tegelijkertijd bewerkt worden door meerdere gebruikers waardoor samenwerken enorm wordt vereenvoudigd. Google Drive is gratis te gebruiken tot 15GB maar daarvoor is wel een Google-account nodig.

Dropbox

Dropbox was een van de eerste clouddiensten die het delen van bestanden faciliteerde. Qua opbouw is het vergelijkbaar met Google Drive en sinds kort is het dan ook mogelijk om binnen Dropbox samen te werken aan bestanden. Dropbox is tot 5GB gratis te gebruiken.

OneDrive & Sharepoint

Uiteraard heeft ook Microsoft een documentomgeving waar werknemers bestanden kunnen opslaan en samen in kunnen werken. Deze omgeving bestaat uit Sharepoint en OneDrive, en is geïntegreerd binnen de Office-oplossingen. Sharepoint is de plek waar alle bestanden samenkomen en die voor iedereen zichtbaar is, OneDrive is de persoonlijke omgeving waar werknemers privébestanden kunnen opslaan. Sharepoint geeft je daarnaast de mogelijkheid om verschillende teampagina’s aan te maken waar actuele informatie en berichten kunnen worden gepost. Sharepoint en OneDrive zijn voor €4,20 per gebruiker per maand te gebruiken.

  • In XpertHR staan diverse praktijkvragen en -voorbeelden, checklists en kennisdocumenten over het coronavirus. Bekijk de volledige pagina!
Lees meer over:

Over Auteur

Dit artikel is geschreven door een auteur van XpertHR. XpertHR wordt gemaakt door een team van interne juristen en externe specialisten. Het XpertHR team werkt samen met arbeidsrechtadvocaten belastingadviseurs van gerenommeerde partijen en de beste specialisten uit het vak.