‘Personeelsplanningsoftware zorgt voor meer efficiency’

0

Personeelsplanningsoftware zorgt voor een beter inzicht in de kosten, omdat vraag en aanbod van arbeid beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Dat zegt Ingrid Rempt, hoofd P&O bij RIBW ZWWF, waar twee jaar geleden zo’n systeem werd aangeschaft.

Aanleiding voor de nieuwe personeelsplanningsoftware was de noodzaak voor een nieuw systeem voor roosterplanning. Rempt: ‘De meeste systemen registreren alleen de gewerkte uren en koppelen dat aan het salarissysteem. Maar wij wilden ook kunnen plannen. We wilden de personeelsinzet af kunnen laten hangen van de zorgvraag zoals die op dat moment is. Stel: je hebt op een bepaald moment een bepaalde zorgvraag, dan wilden we kunnen zien hoeveel medewerkers van welk niveau daarvoor op een willekeurig moment nodig zijn. Voorheen gebeurde dat ook wel een beetje, maar was het meer routinematig. Er moest kortom een betere match zijn tussen vraag en aanbod van arbeid via een flexibele schil.’

Kritisch kijken naar inrichting werkproces

Bij RIBW ZWWF was men tevreden over de door de softwareleverancier geboden diensten: ‘De dienstverlening ging verder dan alleen het systeem. Met elke afdeling gingen ze, samen met onze organisatie, het gesprek aan over de inrichting van het werkproces. Door het stellen van vragen werden medewerkers meegenomen in een andere denkwijze. Willen jullie tweemaal per dag overdracht wanneer dat 50.000 euro per jaar aan arbeidstijd kost, of kan het ook efficiënter? Hoeveel tijd besteden jullie aan het lezen van e-mail? Op veel afdelingen waren dat al flinke eye-openers. Mensen gingen zichzelf vragen stellen over de inrichting van hun werk. Het systeem was aangeschaft door P&O, maar op deze manier werd het iets van de mensen zelf.’

Niet altijd waren alle medewerkers er aanvankelijk blij mee. ‘Er werd voorheen nog wel eens geroosterd op basis van medewerkersbelang: de maandag of vrijdag vrij bijvoorbeeld. Toen we de cliëntvraag en het personeelsaanbod beter in balans gingen brengen, was in het begin niet iedereen daar blij mee. Inmiddels zijn mensen wel tevreden.’

Kostenbesparingen

Het voornaamste doel van de implementatie was het verhogen van de match tussen de cliëntvraag en het personeelsaanbod. ‘En als effect daarvan moest de efficiency verbeteren. Uiteindelijk is dat ook gelukt. Vroeger deed elk van de twintig locaties iets anders met het roostersysteem; dat is nu geüniformeerd. Door de invoering van een nieuw personeelsinformatiesysteem gekoppeld aan de planningsoftware, zijn we ook veel minder tijd kwijt met allerlei administratieve handelingen. Op de afdeling P&O hebben we daardoor 0,8 fte kunnen besparen en de afdeling anders kunnen inrichten.’

Maar dat is niet de enige bron van kostenbesparingen, zegt Rempt: ‘Afdelingen kunnen nu per dag zien hoeveel personeelskosten ze maken, en welke opbrengsten daar tegenover staan. Dat betekent dat ze bijna real time kunnen bijsturen als het budget wordt overschreden. Beter inzicht in de balans tussen kosten en baten levert ook meer sturingsmogelijkheden op.’

Tips

Wanneer organisaties overwegen om dergelijke personeelsplanningsoftware te gaan gebruiken, heeft Rempt twee belangrijke tips.

  1. Treed in contact met een andere organisatie die het al heeft ingevoerd. Op die manier kun je kijken hoe het werkt en ervaringen uitwisselen.
  2. Zorg voor een goede aansluiting op het personeelsinformatiesysteem. Dit is een must voor het correct uitbetalen van de maandelijkse salarissen. Uiteindelijk is het toch de taak van P&O dat maandelijks de salarissen worden overgemaakt. Dan kun je het er niet bij hebben wanneer daar elke maand gedoe over is.
Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.