PDF-formulieren wanneer echte e-HRM te ingewikkeld is

3

Het implementeren van een e-HRM-systeem is voor sommige bedrijven zo ingrijpend en ingewikkeld, dat ze aan de slag gaan met elektronische PDF-formulieren. In de tussentijd kunnen ze bepalen of en eventueel welk e-HRM-systeem het beste bij hen past.

Volgens Aretha Landbrug van HR-adviseur.nl is het een misvatting dat het noodzakelijk is om direct volledig over te stappen op het gebruik van volwaardig e-HRM-systeem. ‘Met behulp van elektronische PDF-formulieren is het eenvoudig om een groot deel van de HR-processen te vereenvoudigen. P&O’ers zijn bijvoorbeeld erg veel tijd kwijt aan het beschikbaar stellen en afhandelen van formulieren en bijbehorende documentatie. Door deze processen te digitaliseren wordt het mogelijk om verschillende documenten te bundelen in één PDF-document of om gegevens automatisch te verzamelen en te verwerken.’

Praktijk
Landbrug geeft een voorbeeld van een traject dat ze zelf begeleidt: ‘Een bedrijf met 6000 werknemers wil overstappen op een shared service centre, en wil de overgang begeleiden met een achttal PDF-formulieren (indiensttreding, uitdiensttreding, wijziging arbeidsvoorwaarden, enzovoort). De documenten zelf tellen zo’n twee pagina’s, maar je kunt er ook bijlagen aanhangen. Als mensen een formulier hebben ingevuld kunnen ze hem digitaal ondertekenen en weer per e-mail terugsturen. Eventueel kun je ook sollicitanten zo’n formulier laten invullen en vergezeld van ingescande documenten laten inleveren.’

PDF
Volgens Colin van Oosterhout van Adobe Systems is PDF een handig bestandsformaat vanwege het onveranderbare karakter ervan: ‘Aan PDF-formulieren kunnen wel gegevens worden toegevoegd, terwijl de opmaak behouden blijft, zoals de PDF-invulformulieren van bijvoorbeeld de Belastingdienst. Die laatste soort kun je ook goed gebruiken om HR-processen mee te regelen. Je creëert een formulier met een aantal invulvelden. Vervolgens kun je er intelligentie aanhangen die dingen automatisch voor je doorrekent en aan elkaar koppelt. Vervolgens kun je de ingevulde gegevens er automatisch uit laten pikken en in je eigen systeem neerzetten.´
Volgens Van Oosterhout is het snel en goedkoop te implementeren: ‘Ik schat dat je een dag of twee met een formulier bezig bent, dat valt hartstikke mee. Bovendien kan het aantal formulieren omlaag. Veel bedrijven creëren een apart formulier wanneer er net een andere CAO-bepaling van kracht is. In een PDF kun je mensen dingen laten aanvinken waardoor bepaalde delen niet op hen van toepassing zijn. Door dit slimme herontwerp gingen ze bij een grote overheidsinstelling bijvoorbeeld terug van 1200 formulieren naar zo’n 500.’

Duidelijkheid
Volgens Aretha Landbrug is het wel belangrijk dat bedrijven weten wat ze willen. Vaak ziet ze bedrijven die slecht lopende (administratieve) processen willen oplossen door ze te automatiseren. ‘Maar dat werkt natuurlijk niet zo. Eerst moeten je processen op orde zijn voordat je kunt beginnen met e-HRM of deze PDF-formulieren. Overigens zie je wel dat wanneer bedrijven hiermee bezig zijn, ze vanzelf gedwongen worden om hun processen te verbeteren. Door het te doen, krijgen ze inzicht in hun eigen organisatieprocessen.’

Basti Baroncini, redacteur P&Oactueel.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

3 reacties

  1. Arno de Vries op

    PDF”s invullen is wel het gebruiksonvriendelijkste wat je kunt bedenken. Maak dan een simpel webform met een referrer erin, of waarop mensen een email adres invullen.
    Digitaal ondertekenen van PDF? Dat gaat 95% van je populatie boven de pet. Bovendien kun je die PDF’s meestal niet op je eigen pc opslaan en dan? Uitprinten en met de interne post mee.
    In twee dagen tijd kan je wel 5 webforms voor ontwikkelen en online krijgen ipv 1 pdf.

  2. Marco Huijser op

    Vaak lijkt het implementeren van e-HRM ingewikkeld. De oorzaak van hiervan is veelal niet gelegen in de ICT-factor, maar in de factoren die gelegen zijn in de bedrijfscultuur en -organisatie. Zonder een gedragen gemeenschappelijke strategische perceptie op de inzet van ICT binnen het HRM dreigt men al snel te verzanden in een wegen- en middelendiscussie. Het inzetten van pdf-, webbased, of andere elektronische formulieren als HRM-oplossing en voertuig voor procesbesturing schiet te kort zonder inbedding in een integraal strategisch transformatieplan m.b.t. de organisatiecultuur, organisatiecultuur, applicatie- en informatie- en communicatielandschap. Pdf kan daarbij een middel zijn, maar geen oplossing. Aretha merkt terecht op, dat ‘het belangrijk is dat bedrijven weten wat ze willen’. In dit verband gaat het niet over ?pdf?.

  3. Aretha Landbrug op

    De essentie van dit artikel is dat ingewikkelde langdurige verandertrajecten kunnen worden ondersteund door het gebruik van PDF formulieren. Goed ontwikkelde PDF formulieren zijn gebruiksvriendelijk en de ingevulde informatie makkelijk te verzamelen en in te lezen in andere systemen. Het opslaan is dan ook overbodig. Ook zijn koppelingen met databases mogelijk. Webformulieren zijn eenvoudiger te bouwen voor specialisten en misschien als onderdeel van een uitontwikkelde intranet site snel te realiseren. Dit laatste is een utopie in veel organisaties.