PraktijkvraagMag ik de e-mail van mijn werknemer lezen?

0

Mag je als werkgever de e-mail van werknemers lezen? En hoe zit precies als de werknemer met vakantie is?

Het is op grond van Europese rechtspraak niet toegestaan om e-mails van werknemers te controleren, ook als ze verstuurd zijn vanaf de werkplek, tenzij:

  1. de werknemer van de mogelijkheid van controle op de hoogte is gesteld, bijvoorbeeld via een e-mailprotocol of reglement;
  2. er een gerechtvaardigd doel is voor inzage;
  3. inzage proportioneel is.

Als er geen reglement is, worden strengere voorwaarden gesteld aan eisen 2 en 3. Laat je werknemer dus een privé e-mailaccount open staan, dan is het niet raadzaam de e-mail te lezen. Bij zakelijke berichten ligt dit iets anders. Een zaak waarin dit aan de orde kwam was die bij de kantonrechter te Rotterdam d.d. 21 september 2011. De vader van een werknemer was op non-actief gesteld (vader en zoon werkten voor hetzelfde bedrijf). Er werden afspraken gemaakt over de wijze waarop hierover naar klanten toe zou worden gecommuniceerd. De werknemer hield zich hier niet aan. Hij stuurde e-mails naar klanten waarin hij liet weten dat het ‘een chaos’ was en dat hij met ‘varkens’ moest werken. De rechter oordeelde dat de werkgever de e-mails mocht controleren, ook al was er geen reglement. De werkgever had een gerechtvaardigd doel voor controle (de werknemer was misschien ook betrokken bij interne misstanden). Het middel was ook proportioneel, inzien van de e-mail was immers de enige mogelijkheid om te controleren of de werknemer zich aan de afspraken had gehouden.

En tijdens vakantie?

En hoe gaat het als werknemers met vakantie zijn, mag je dan wel de e-mail lezen? Het handigst is om de werknemer te  vragen om een out of office reply aan te zetten. Ook kun je afspreken dat een collega of leidinggevende zo nu en dan de e-mail checkt. Het is echter in dat laatste geval raadzaam om niet alle e-mail door te gaan spitten, maar slechts de e-mails te lezen die wellicht beantwoord moeten worden.

Meer praktijkvragen

  • In samenwerking met XpertHR plaatst de redactie een praktijkvraag. Deze vraag wordt beantwoord door juristen van XpertHR. XpertHR biedt arbeidsrechtelijke informatie, juridisch advies, praktische tools, praktijkcases, checklists en meer. Geïnteresseerd? Vraag meer informatie of een demonstratie aan >>>
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR

Dit artikel is geschreven door een auteur van XpertHR. XpertHR wordt gemaakt door een team van interne juristen en externe specialisten. Het XpertHR team werkt samen met arbeidsrechtadvocaten belastingadviseurs van gerenommeerde partijen en de beste specialisten uit het vak.

Reageer