Inzage in personeelsdossier niet onbeperkt

3

Werknemers hebben geen recht op inzage van (elektronische) correspondentie in hun personeelsdossier die persoonlijke aantekeningen en gedachten bevat en alleen bedoeld is voor intern overleg en beraad.

De situatie

Een bankmedewerker vraagt zijn werkgever in een brief om inzage in zijn personeelsdossier en om een overzicht van zijn persoonsgegevens die door de bank zijn verwerkt. De bank verstrekt een lijst met gegevens en documenten.

De vordering en het oordeel van de kantonrechter

De werknemer vindt de lijst niet volledig genoeg en stapt naar de rechter om afgifte af te dwingen. Omdat er ook tijdens de procedure door de werkgever nog stukken zijn overhandigd, is het niet meer precies duidelijk waar het nog om draait. Daarom wordt afgesproken dat de partijen samen even op een rijtje zetten over welke onderwerpen ze van de rechter nog een beslissing willen. Omdat de werknemer niets meer van zich laat horen trekt de rechter de conclusie dat er geen oordeel van de rechtbank meer nodig is en wijst hij de vorderingen van de werknemer af.

Het oordeel in hoger beroep

De werknemer gaat tegen die beslissing van de kantonrechter in hoger beroep. Hij wil alsnog afgifte van onder meer:

  • de correspondentie tussen de afdeling arbeidszaken en andere afdelingen;
  • de e-mailcorrespondentie over interne sollicitaties;
  • de e-mailcorrespondentie van de werkgever met de (toenmalige) raad van bestuur, de (toenmalige) voorzitter van de cor en andere leden van de (toenmalige) raad van bestuur.

Het uitgangspunt is dat werknemers met redelijke tussenpozen om inzage kunnen vragen van de persoonsgegevens die over hen zijn verwerkt. Maar dat recht is niet onbeperkt. Uit de rechtspraak* blijkt dat interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en die alleen bedoeld zijn voor intern overleg en beraad niet onder dat inzagerecht vallen. Een definitief rapport dat op basis van dergelijke interne notities is gemaakt, valt wel onder het inzagerecht, oordeelt het hof.

De gegevens waar de werknemer om vraagt, betreffen correspondentie tussen medewerkers die hun persoonlijke gedachten bevatten en die uitsluitend bedoeld waren voor intern overleg en beraad.

Dergelijke gegevens vallen dus niet onder het inzagerecht van artikel 35 Wbp. Ook niet als die gegevens wel gedeeld zijn met andere werknemers, aldus het hof. De vorderingen van de werknemer worden ook in hoger beroep afgewezen.

Zie ook: Vordering tot verwijdering documenten uit personeelsdossier afgewezen

Bron:
LJN BR3020
Gerechtshof Amsterdam
Inzage in personeelsdossier
Hoger beroep, 05 juli 2011

Door mr. Ingrid Kooijman

*LJN AZ4663, LJN AZ4664, LJN BA3529 en LJN AF0148.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

3 reacties

  1. Prettig om te weten dat dit de uitspraak is. De wet verkomt openheid van zaken en benadeelt de betrokkenen om te weten te komen wat er over hun in hun eigen dossier komt te staan.
    Helaas is de wet zo en geeft aan dat democratie met beperkingen de grondslag is van ons land.

  2. Ik vraag mij of hoe het dan juridisch zit met bewijsstukken. Als de medewerker geen inzage in dit soort stukken mag hebben, kunnen deze stukken dan wel als bewijslast gebruikt worden, bijv. in een rechtzaak?

  3. Als het goed is betreft het alleen: notities en aantekeningen en geen definitieve rapportages die juridisch effect hebben op de werknemer. Op zich niks mis mee, je moet als leidinggevende/HR afdeling toch bepaalde zaken kunnen overleggen zonder dat een betrokken werknemer het direct weet. (zolang het bij overleg notities blijft)

Reageer