HR worstelt met systemen

2

Slechts 32 procent van de HR-afdelingen bij zorgorganisaties is tevreden over de software waar zij het meest gebruik van maken. Dat blijkt uit een enquête van Zorgvisie en P&Oactueel over de aanschaf en het gebruik van HR-software in de zorg. Bijna 20 procent van de respondenten geeft aan ontevreden te zijn over de prestaties van het pakket en de ondersteuning vanuit de leverancier.

Meeste ergernissen ontstaan bij verwachtingen die niet worden waargemaakt en niet werkende koppelingen met andere systemen. Daarnaast geven respondenten aan dat software niet gebruiksvriendelijk is. Ook over het aantal bugs bij de oplevering en de ondersteuning bij implementatie zijn respondenten ontevreden. In een artikel in het aprilnummer van P&Oactueel delen verschillende ervaringsdeskundigen dezelfde kritiek. In het stuk lees je de do s en don ts bij de aanschaf van een nieuw HR-systeem.

Wildgroei
Doordat de laatste jaren steeds meer automatisering mogelijk werd, is een soort wildgroei aan applicaties ontstaan: voor verzuim, salarisadministratie, recruitment, of tijdregistratie.  Edwin Bronts, oprichter van WorkWide: We willen dat managers met al die verschillende systemen werken, maar die worden daar helemaal gek van. Inmiddels hebben leveranciers daar een antwoord op gevonden: het HR-portaal. Bronts: Vergelijk het met internetbankieren. Als gebruiker kun je aan de slag met bankzaken, hypotheek, beleggingen en verzekeringen. Internetbankieren is zo gebruiksvriendelijk ingericht tegenwoordig dat niemand merkt dat er allemaal systemen aan de achterkant zitten. Uit de enquete blijkt dat 58 procent van de zorgorganisaties een dergelijke geintegreerde oplossing heeft, en 42 procent nog gebruik maakt van deeloplossingen.

Belangen
Is de beslissing tot het overgaan op een nieuw syssteem of zelfs HR-portaal vervolgens gemaakt, dan komt ook de volgende fase niet zonder problemen. Want voor welk systeem kies je? Het keuzemoment wordt bemoeilijkt door tegenstrijdige belangen tussen afdelingen. Een derde van de ondervraagden noemt dit als complicerende factor. Als HR is het daarom van te voren belangrijk om de logistiek in kaart te brengen. Wie worden de gebruikers van een nieuw systeem? Welke wensen hebben zij?

Aanschaf
Zorgorganisaties doen er gemiddeld zeven maanden over om een beslissing te nemen over de aanschaf van een nieuw HR-systeem. En daarbij is er geen relatie met de omvang van het bedrijf. Kleine en grote bedrijven doen even lang over het beslissingsproces, aldus onderzoeker Paul van der Meer van bureau Tera Knowledge die de resultaten van de enquete heeft geanalyseerd. In ongeveer een derde van de gevallen doen organisaties er gemiddeld 2,5 jaar over om een nieuw pakket uit te kiezen.

Waarschuwing
Volgens Marlene Hogenhuis-Maeijer, advocate ip-it bij Bogaerts & Groenen Advocaten moet je als HR goed nadenken over het contract dat je aangaat met de leverancier. De advocate heeft een aantal grote procedures lopen op gebied van software-overeenkomsten. Vaak zijn de contracten zeer eenzijdig in het belang van de leverancier opgesteld. Een goed advies vooraf kan later veel kosten besparen. Zeker omdat softwaretrajecten regelmatig anders lopen dan verwacht.

Als het zover is dat een nieuw HR software pakket wordt ingevoerd, dan zorgt in meer dan 40% van de gevallen de cultuur van de eigen organisatie voor weerstand. Op de tweede plaats komt de onwil om werkprocessen aan te passen. Het onderzoek van Zorgvisie en  P&Oactueel is een indicatief onderzoek dat belangrijke trends bij gebruikers van HR-software in kaart heeft gebracht. Het is uitgevoerd via een online enquête.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

2 reacties

  1. De keuze van een nieuw HR systeem is een lastige klus. Elke aanbieder vindt dat ze alles kunnen en de beste zijn. Wat doe ik dan? VerzuimSystemen.nl herkent dat dilemma en heeft daarom een gratis adviesdienst in de markt gezet.De keuze voor, in dit geval een verzuimsysteem, moet worden bepaald o.b.v. een goed doordacht pakket van eisen en wensen. Die vervolgens objectief gematched moeten worden de functionaliteit die wordt aangeboden door systeemaanbieders. 3 offertes en een adviesrapport vormen de basis om gefundeerd een keuze te kunnen maken.
    Overigens wordt een keuze zeker niet altijd op basis van een goed eisen en wensenpakket genomen, maar op basis van prijs of (persoonlijke) relatie. Het lijkt misschien ook handig om een verzuimmodule af te nemen van de aanbieder die ook het HR Systeem levert, maar dat is heel vaak niet het geval.
    Jammer dat in het artikel geen aandacht wordt besteed aan veiligheid en privacy aspecten bij de keuze van een nieuw systeem. Steeds meer systemen bieden hun diensten in de cloud aan. De voordelen zijn duidelijk (altijd en overal toegang en delen van informatie tussen gebruikers was nog nooit zo eenvoudig) maar sta ook stil bij het risico dat door een ontoereikende beveiliging de personeels- en salarisgegevens zomaar op straat komen te liggen. Het nieuwe keurmerk ‘Veilig HR Systeem’ toont aan dat een aanbieder goed met gegevens omgaat en zijn systeem een intensieve penetratietest (hackers test) kan doorstaan.

  2. De keuze van een nieuw HR systeem is een lastige klus. Elke aanbieder vindt dat ze alles kunnen en de beste zijn. Wat doe ik dan? VerzuimSystemen.nl herkent dat dilemma en heeft daarom een gratis adviesdienst in de markt gezet.De keuze voor, in dit geval een verzuimsysteem, moet worden bepaald o.b.v. een goed doordacht pakket van eisen en wensen. Die vervolgens objectief gematched moeten worden de functionaliteit die wordt aangeboden door systeemaanbieders. 3 offertes en een adviesrapport vormen de basis om gefundeerd een keuze te kunnen maken.
    Overigens wordt een keuze zeker niet altijd op basis van een goed eisen en wensenpakket genomen, maar op basis van prijs of (persoonlijke) relatie. Het lijkt misschien ook handig om een verzuimmodule af te nemen van de aanbieder die ook het HR Systeem levert, maar dat is heel vaak niet het geval.
    Jammer dat in het artikel geen aandacht wordt besteed aan veiligheid en privacy aspecten bij de keuze van een nieuw systeem. Steeds meer systemen bieden hun diensten in de cloud aan. De voordelen zijn duidelijk (altijd en overal toegang en delen van informatie tussen gebruikers was nog nooit zo eenvoudig) maar sta ook stil bij het risico dat door een ontoereikende beveiliging de personeels- en salarisgegevens zomaar op straat komen te liggen. Het nieuwe keurmerk ‘Veilig HR Systeem’ toont aan dat een aanbieder goed met gegevens omgaat en zijn systeem een intensieve penetratietest (hackers test) kan doorstaan.