e-HRM: zorgenkind of winstpakker?

0

Hoewel zorginstellingen de afgelopen vier jaar e-HRM massaal hebben omarmd, voert de meerderheid personeelsgerelateerde processen nog altijd op conventionele wijze uit. Gebrek aan budget en/of tijd wordt daar als voornaamste reden voor aangevoerd. Ironisch, aangezien e-HRM juist tijd en geld zou moeten besparen. E-HRM als winstpakker dan? Pauline Reiniers van zorggroep Maas & Waal benadert e-HRM liever vanuit de strategische visie van de organisatie.

Met slechts 50 procent scoort ‘kostenbesparing’ als reden om e-HRM in te voeren aanzienlijk lager dan bijvoorbeeld ‘betere en snellere informatievoorziening’ (68 procent). Dat blijkt uit de HR-benchmark, het jaarlijkse onderzoek van Raet naar trends in HR*. Nog iets minder goed doet de reden ‘Tijd vrijmaken voor strategische rol van HR’ het (36 procent). Pauline Reiniers, Hoofd PO&O van ouderenzorgorganisatie zorggroep Maas & Waal, had vier jaar geleden ook een andere motivatie dan geld of tijd om over te gaan op e-HRM. ‘Onze organisatiestrategie gaat uit van eigen regie voor cliënten en medewerkers. Daar sluit e-HRM naadloos bij aan. Je kunt immers de verantwoordelijkheid voor administratieve personeelsgerelateerde zaken bij de medewerkers zelf neerleggen.’

Kosten besparen

Toch is Reiniers niet doof noch blind voor het argument van kostenbesparing. In het proces om de bestuurder van de ouderenzorgorganisatie te overtuigen van de meerwaarde van e-HRM, stelde zij een business-case op. Daaruit bleek dat invoering van e-HRM loonde, onder meer door besparing op personeelskosten en papier. “De salarisstrookjes  duizend stuks, iedere maand opnieuw  hoefden we nog net niet in een envelop te doen. Maar iemand was wel een dag per maand bezig om ze te ordenen naar de verschillende locaties en afdelingen van onze zorggroep, en ze daar in de postvakjes te doen. Nu worden ze per mail verstuurd en kunnen medewerkers in het systeem ook hun oudere loonstrookjes inzien.”

Win-win

De business-case opende niet alle deuren. ICT en ook de OR waren sceptisch. Best begrijpelijk, vindt Reiniers. Want een nieuw systeem betekent vaak een koppeling met de bestaande systemen. Dat vergt dus wat van de ICT-afdeling. En ook moesten de medewerkers mee in deze digitaliseringsslag. Met een gemiddelde leeftijd van 43 jaar  in sommige locaties zelfs 48  en weinig tot geen computervaardigheid een niet te onderschatten opdracht. ‘We hebben als P&O moeten knokken om e-HRM er doorheen te krijgen. Het is ons gelukt door steeds te zoeken naar de win-winsituatie. Die is er altijd.’

Optimaliseren

Inmiddels weten de medewerkers van zorggroep Maas & Waal wel weg met het e-HRM-systeem. Vandaag de dag kunnen zij niet alleen hun salarisstrookjes ophalen en inzien, ook kunnen zij declaraties indienen, net als reis- en studiekosten. Ondertussen zijn Reiniers en haar team bezig om de volgende stap te zetten. Zij verkennen de mogelijkheden om ook de opleidingen en competenties in het systeem onder te brengen. ‘We pakken het dit keer wel anders aan. Bij het digitaliseren van de salarisstrookjes hebben we het systeem ingevoerd zoals het ons door de leverancier werd aangeboden. Nu hebben we eerst uitgedacht hoe wij het willen en vervolgens gekeken hoe we het systeem op die manier kunnen inrichten.’

Zelfroosteren

Nog niet bekomen van de ene uitdaging, staat de volgende al voor de deur. Vanaf 2017 zijn organisaties in de VVT-sector bij wet verplicht om mensen zelf hun rooster te laten samenstellen. Een gevoelig issue, weet Pauline Reiniers. Toch ziet ze ook hier voordelen. ‘Medewerkers begrijpen dat je niet allemaal vrij kunt zijn op woensdagmiddag. Wanneer medewerkers inzicht krijgen in elkaars wensen en mogelijkheden, ontwikkelen ze begrip voor elkaar en gaan ze het regelen.’ Dat bleek ook uit een pilot van de zorggroep. Minder regels van bovenaf en meer eigen regie voor medewerkers. Dat lijkt nog wel de grootste winstpakker van e-HRM te zijn.

*HR-Benchmark 2014-2015.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.