E-HRM? ‘Eerst organiseren, dan automatiseren’

0

Organisaties die met e-HRM aan de slag willen, doen er goed aan om eerst kritisch naar de processen te kijken. Anders komt e-HRM ook niet echt van de grond. Dat zegt Edwin Bronts van Workwide.

Volgens Bronts is het belangrijk om eerst naar processen te kijken en dan pas te automatiseren: ‘Anders ga je de huidige praktijk automatiseren en formaliseren, en het is maar de vraag hoe blij je daar mee moet zijn. Veel organisaties zijn op een bepaalde manier gegroeid, waarbij veel verschillen en uitzonderingen zijn ontstaan. Fusies bijvoorbeeld, waarbij het eenwordingsproces nog steeds niet helemaal voltooid is. Het moment van automatisering is hét moment om te zeggen: gaan we al die onlogische verschillen handhaven of juist aanpassen?’

Simpeler

Concreet betekent dat bijvoorbeeld dat vijf processen die hetzelfde doel beogen (bijvoorbeeld indiensttreding regelen), worden gelijkgetrokken tot één enkel proces. ‘Ik ken een multinational die zorgvuldigheid belangrijk vond en maar liefst drie checks liet uitvoeren bij het opstellen van contracten. Waardoor de eerste controleur dacht: “Er komen er toch nog twee na me”, en de laatste dacht: “Het zal wel in orde zijn, er hebben er al twee naar gekeken.” Daardoor werden veel fouten gemaakt. Door dat terug te brengen naar één controleur, konden kosten bespaard worden en het foutenpercentage omlaag. Dan is het wel zo handig om pas ná die procesvereenvoudiging te automatiseren.’

Aansluiten bij besturingsfilosofie

De processen kunnen vaak niet alleen simpeler, ze kunnen ook beter aansluiten bij de besturingsfilosofie van een bedrijf, zegt Bronts. ‘Er zijn bedrijven die aan de gang gaan met integraal management. Ze leggen dan veel speelruimte op decentraal niveau in de organisatie neer, maar managers moeten nog wel een handtekening bij P&O halen om iemand aan te mogen nemen. Mijn vraag is dan of deze bedrijven hun managers wel als volwaardig zien wanneer ze toestemming moeten vragen voor dingen die eigenlijk allang afgekaart zijn in de jaarlijkse begroting.’
En met de inrichting van je e-HRM-systeem kun je daar rekening mee houden: ‘Wil je in je systeem sturing voor- of achteraf regelen? Op deze manier krijg je de organisatie beter in lijn met hoe je de organisatie eigenlijk voor ogen hebt.’

Baten

Organisaties zijn niet altijd blij met dit verhaal, wellicht omdat ze een hogere factuur verwachten dan wanneer ze alleen advies krijgen op het onderdeel van e-HRM. Toch kunnen er nog veel meer kosten bespaard worden. ‘Mijn ervaring is dat na een dergelijke doorlichting van de organisatie, je met 20 tot 30 procent minder mensen af kan. Dat kunnen kostenbesparingen zijn, maar steeds vaker willen bedrijven dat geld ook weer teruginvesteren in de organisatie. Met de vrijgekomen tijd willen ze andere dingen doen.’
Andere voordelen zijn: vermindering van de hoeveelheid fouten, meer uniformiteit in processen en hogere transparantie. Om een voorbeeld te geven van dat laatste: het is nu veel makkelijker om inzicht te krijgen in de plek waar een proces stokt.

Rol van P&O

Daarnaast kan de rol van P&O er een stuk duidelijker op worden wanneer ook naar de organisatie gekeken wordt: ‘Waarom heeft P&O vaak zo’n onduidelijke of slechte naam in bedrijven? Dat komt omdat het winkeltje van P&O niet duidelijk is. Het ene moment is er dit te krijgen, het andere moment dat, afhankelijk van wie de telefoon opneemt. Dat werkt niet. Wat mensen willen is een helder en duidelijk concept, net als een supermarkt. Het maakt niet uit of je een Albert Heijn of Aldi bent, als je dienstverlening maar helder is. Wanneer P&O fundamenteel gaat nadenken over haar dienstverleningsaanbod (welke diensten leveren we precies en tegen welke spelregels?), zal het ook aantrekkelijker worden om contact te leggen met P&O.’

Tijdsinvestering

Hoe lang duurt een traject waarbij de procesinrichting ook meegenomen wordt? ‘Dat ligt helemaal aan waar de organisatie vandaan komt en waar die heen wil, maar vaak ben je wel een of twee jaar kwijt. Je bekijkt in samenspraak met personeelsleden de organisatie en gaat beginnen met modules waar je de managers een plezier mee doet. Aan de andere kant: toen KPN op omvallen stond was het met een paar maanden geregeld. Scheepbouwer zei: “Iedereen die het er niet mee eens is, mag me persoonlijk bellen.” Daar was niet veel weerstand op dat moment.’

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.