Binnen drie jaar stappen veel organisaties over op SaaS

0

Het is een kwestie van nog enkele jaren en dan zal bij veel organisaties de terughoudendheid zijn weggevallen om HR-gegevens in de cloud op te slaan. Als je kijkt naar de huidige tendens in de markt dan verliest lokaal geïnstalleerde HR software steeds meer terrein op softwarepakketten waarop een abonnement kan worden genomen. Dit leidt wel tot nieuwe vraagstukken op een aantal terreinen. Dat zegt Ruud van den Berg, HR-business consultant van KPMG Advisory.

Momenteel is bij een groot aantal bedrijven nog sprake van terughoudendheid rond het opslaan van HR-gegevens in de cloud. Veel organisaties werken nog met pakketoplossingen die lokaal geïnstalleerd zijn, en vaak met maatwerk aangevuld. IT-kosten om zo’ n infrastructuur te bekostigen zijn hoog, en de flexibiliteit is laag. De gewenste aanpassingen van interne informatievoorziening is bijna niet bij te houden, terwijl men niet kan profiteren van nieuwe technologische ontwikkelingen in de markt. Dat komt vaak door het vele  maatwerk rond de applicatie. Aanpassing daarvan zal vaak extra kosten met zich meebrengen, legt Van den Berg uit.

SaaS
Bovenstaande situatie heeft tot een ontwikkeling geleid waarbij een nieuwe stip op de horizon als doelarchitectuur is verschenen voor veel HR organisaties. Daarbij zijn volgens Van den Berg applicaties die in de vorm van SaaS, als een dienst, worden aangeboden steeds meer in trek. ‘Dat zie je momenteel in Amerika. Veel aanbieders van SaaS oplossingen hebben een belangrijke basis in Amerika waardoor de adoptiegraad daar op dit moment het grootst is. Vanuit die basis worden de applicaties nu geschikt gemaakt voor de Europese markt. Je ziet de ontwikkeling nu bij ons zijn intrede doen” , zegt Van den Berg. Ook Nederlandse partijen bieden hun applicaties inmiddels in die vorm aan.

Terughoudendheid bij organisaties voor cloud-technologie gaat bij HR vaak om privacygevoelige informatie. Het vereist volgens de KPMG-consultant vertrouwen in de derde partij. Behoefte aan compliancy onderzoek rondom SaaS gerelateerde HR-oplossingen is naar verwachting van Van den Berg niet uit te sluiten. Toch zullen veel organisaties met een jaar of twee tot drie wel overgaan, verwacht Van den Berg:  De druk op HR om kosteneffectief te zijn en duidelijk meetbare toegevoegde waarde te bieden, neemt in de crisis toe. Organisaties moeten steeds beter weten welke talenten in hun organisatie er werkelijk toe doen. Denk aan instrumenten als performance- en talentmanagement. Een snelle informatievoorziening is dan heel belangrijk en dat wordt vaak niet door hun huidige systemen gefaciliteerd.

Overwegingen
Organisaties zien in SaaS het voordeel dat ze geen startinvesteringen meer hoeven te doen voor licenties en IT-infrastructuur. Ze betalen een bedrag per medewerker per maand voor het feitelijk gebruik. Van den Berg: Het is alleen wél belangrijk om de Total Cost of Ownership mee te wegen, dus ook rekening houden met de integratiekosten van het aansluiten van de SaaS oplossing in het bestaande IT-landschap en de impact op beheerkosten. In potentie zijn er dus kostenvoordelen te behalen, maar het vereist wel een grondige analyse op de individuele situatie per organisatie waarbij de integratieprincipes met de legacy-systemen soms tot onaangename verrassingen kunnen leiden.

Standaard werkwijze
Ook het veranderelement binnen de organisatie is iets dat vooraf goed in kaart dient te worden gebracht waarbij het succes van een SaaS implementatie veelal afhangt van de slagkracht aan de businesszijde van de organisatie en het vermogen om een standaard werkwijze door te voeren. SaaS leveranciers kunnen hun software concurrerend aanbieden door hun product uniform te houden en geen klant-specifieke aanpassingen toe te staan. In zijn zuivere vorm biedt SaaS daarom geen mogelijkheden om maatwerk oplossingen te ontwikkelen. Daar waar aanpassingen nodig zijn dienen die in de organisatie en processen te worden aangebracht, in plaats van in de software.

Invloed HR
Wat is de invloed van HR bij SaaS implementaties? Als proceseigenaren neemt de invloed van HR in de besluitvorming toe, zeker omdat HR ook zelf  eventuele procesveranderingen moet implementeren. HR en IT moeten samen optrekken bij de aanschaf en implementatie van SaaS oplossingen. Samen moeten zij een antwoord vinden op de druk vanuit de organisatie op het steeds sneller beschikbaar stellen van strategische personeelsinformatie en de IT-vraagstukken als gevolg daarvan op het gebied van integratie, data integriteit en routing van data bijvoorbeeld.

Privacy en compliance
Hoe veilig staan de gegevens eigenlijk op de servers van een derde partij? Kunnen ze gehackt worden, en hoe sluit het aan op compliancy regelgeving? Het antwoord op die vragen hangt heel sterk samen met de kwaliteit van dienstverlening die de leverancier biedt. Wij adviseren bedrijven altijd daar voldoende onderzoek naar te doen. Welke maatregelen heeft een leverancier genomen om bepaalde risico’s te beheersen? De locatie van de data is daarbij relevant bij de bepaling van de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en moet in overweging worden genomen bij de keuze van de leverancier. Keuzes in welk land de data mag worden opgeslagen kan in overleg met de leverancier en implementatiepartij worden bepaald. Op basis van de risicoanalyse kunnen de juiste maatregelen getroffen en kan tot een juiste afweging gekomen worden of HR SaaS de juiste oplossing biedt voor een organisatie.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.