Acht tentakels van de social media octopus om rekening mee te houden

0

Patricia Trainor en Stephen Bruce identificeren acht zaken met betrekking tot sociale media waar HR-professionals mee moeten leren omgaan.

Tentakel 1: Recruitment via sociale media

Steeds meer organisaties zetten sociale media in om vacatures te vervullen. Sommige werkgevers doen dat reeds zeer succesvol.
Welke wervingsmethode je ook inzet als organisatie, behandel sollicitanten netjes, beantwoord vragen en let op privacy-issues.

Tentakel 2: Achtergrondchecks op social media sites
Via sociale media kun je meer te weten komen over sollicitanten. Bedenk wel dat er argumenten zijn tegen het checken van sollicitanten via sociale media. In de sollicitatiecode die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP)  is een artikel opgenomen over het verzamelen van gegevens van sollicitanten via internet. Daarvan moet melding worden gemaakt aan de betreffende sollicitant en gevonden resultaten moeten besproken worden met de sollicitant.

Tentakel 3: Productiviteit
Onderzoeken wijzen uit dat het gebruik van social media op de werkvloer de productiviteit juist verhoogd. De positieve effecten van sociale media-gebruik op de werkvloer werden recent nog eens gestaafd door onderzoek van Joost Verhoeven, docent corporate communicatie van de Universiteit van Amsterdam. Het onderzoek naar welk effect het heeft als medewerkers over hun bedrijf schrijven op sociale media als Facebook, Twitter of LinkedIn concludeerde dat “slimme bedrijven hun voordeel doen met deze merkambassadeurs .”
Uiteraard kun je het gebruik van social media wel enigszins reguleren om uitwassen te voorkomen.

Tentakel 4: Ongepaste gedragingen richting collega’s
Het kan bijvoorbeeld gaan om bedreigingen, sexuele intimidatie, schelden en pesten.
Deze acties worden net zo behandeld als wanneer deze face to face plaatsvinden. Onderzoek de feiten en neem gepaste actie indien daartoe aanleiding is. Uiteraard staat meestal in de arbeidsvoorwaarden al dat dergelijk gedrag, via welk medium of bij welke gelegenheid ook, niet getolereerd wordt.

Tentakel 5: Ongewenste gedragingen / negatieve uitlatingen jegens de werkgever
Het ‘lekken van geheimen’ is niet toegestaan. Via geen enkel medium. Ook dit wordt meestal in de arbeidsvoorwaarden of in het personeelshandboek geadresseerd. Een werkgever moet echter wel alert zijn op ‘lekken’ en daar gepaste actie op ondernemen.
Negatieve uitlatingen over de werkgever of de manager komen voor, maar zijn toch vooral uitzonderingen, zoals ook het onderzoek van Joost Verhoeven al aantoonde. Bij een te ernstige misdraging moet de betreffende medewerker uiteraard daarop aangesproken worden. Structurele online ‘chagrijnigheid’ is een teken dat er iets aan de hand is. dit moet de aanleiding zijn voor een goed gesprek met de betreffende medewerker.

Tentakel 6: Inwerken nieuwe medewerkers
Door gebruik te maken van sociale tools kunnen nieuwe medewerkers veel sneller productief zijn. Door van sociale media gebruik te maken kan een medewerker al voordat deze daadwerkelijk start zijn collega’s leren kennen en zij kunnen hem leren kennen. Bovendien maken deze media het makkelijker om informatie (terug) te vinden. Een medewerker is 15 tot 30% van zijn tijd bezig met het zoeken van juiste informatie. Doordat deze informatie binnen de community beschikbaar en makkelijk doorzoekbaar is, zijn nieuwe medewerkers minder lang op zoek naar de juiste informatie en zijn ze sneller productief.
Uiteraard moet tijdens het inwerktraject aandacht worden besteed aan het social media beleid van de organisatie, zodat een nieuwe medewerker weet wat kan en niet kan.

Tentakel 7: Privacy
Patricia Trainor en Stephen Bruce stellen dat er nog weinig jurisprudentie is met betrekking tot het monitoren van sociale media door werkgevers en het schenden van de privacy van medewerkers. De eerste zaken op dit gebied wijzen erop dat privacy-claims van medewerkers worden afgewezen op het moment dat zij updates plaatsen op publiek toegankelijke sites en netwerken.
Uiteraard mag een werkgever niet het besloten account van een medewerker hacken of vragen naar de wachtwoorden van medewerkers.

Tentakel 8: Eigenaarschap
Er zijn reeds diverse disputen geweest over wie eigenaar is van bijvoorbeeld LinkedIn-contacten. Is dat de (vetrekkende) medewerker of de werkgever? Is een bepaald Twitter-account eigendom van de werkgever of van de medewerker? Dat hangt van de situatie af. In ieder geval lijkt het verstandig daar (vooraf) afspraken over te maken. ICT-jurist Arnoud Engelfriet doet de suggestie om bij een exittraject de werkgever de LinkedIn-contacten van de medewerker te laten bekijken en vervolgens die contacten aan te wijzen waarmee de medewerker, in het kader van een relatiebeding, voorlopig geen contact mocht hebben.
Voor HR-professionals bieden sociale media flinke uitdagingen. Een HR-professional zal zich in deze media moeten verdiepen om  zijn functie goed in te kunnen vullen.

Dit artikel over acht sociale media-uitdagingen voor HR-professionals is te vinden op de site HR daily advisor.

 

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.