Zes strategieën om met afleiding om te gaan

0

Afleiding op het werk is van alle tijden, maar de opkomst van digitale media zorgt voor nog meer afleiding. Je kunt je echter wapenen tegen afleiding.

Afleiding op het werk is niets nieuws. Reeds in de 14de eeuw schreef Francesco Petrarca (Petrarch) over strategieën hoe om te gaan met afleiding tijdens het werken. In zijn Life of Solitude, geeft hij de middeleeuwse wetenschapper het volgende advies: "Doe de deur van je zintuigen dicht om eenzaamheid te verwerven in de aanwezigheid van andere mensen” Vandaag de dag zie je dat velen doen in cafés en op vliegvelden.

Momenteel krijgen we dagelijks drie keer zoveel informatie op ons af dan in 1960. We worden 11 keer per uur gestoord. Alle interrupties tezamen zorgen ervoor dat we anderhalf uur per dag niet productief zijn. Interrupties kosten niet alleen geld. Volgens een Stanford-studie is het ook nog eens slecht voor de gezondheid. Het zorgt voor stress.

David Lavenda geeft zes tips voor het omgaan met afleiding op het werk.

Individuen:

  • Zet alerts uit. E-mail- en instant message alerts zijn de belangrijkste veroorzakers van afleiding. Veel mensen kunnen de verleiding niet weerstaan de binnengekomen mail of boodschap direct te bekijken en er op te reageren.
  • Ga ergens anders heen. Als je werk moet doen waarvoor veel concentratie nodig is of waarvoor je creatief moet zijn, zoals het schrijven van een stuk of het genereren van ideeën, ga dan naar een stille plek toe. Ideaal zijn bibliotheken of studeerkamers.
  • Wees “alleen in de menigte”. Volg het 650 jaar oude advies van Petrarch en vindt een manier om de wereld buiten te sluiten. Zet bijvoorbeeld een koptelefoon op. Veel mensen vinden het makkelijk om afleiding te negeren als ze er niet op gericht zijn.

Organisaties:

  • Zet een e-mailbeleid op. Limiteer het aantal ontvangers van een email. Beperk de lengte van een emailwisseling. Moedig medewerkers aan om de telefoon te gebruiken in plaats van het sturen van ellenlange emails. Ontmoedig het gebruik van het ‘cc-veld’. 
  • Stel  regels op voor bijeenkomsten. Niet iedere meeting of bijeenkomst hoeft een uur te duren. Beperk de duur van vergaderingen. Zet laptops en telefoons uit.
  • Verminder het veranderen van context. Werknemers veranderen gemiddeld 37 keer per uur van scherm. Medewerkers gebruiken teveel programma’s en applicaties om hun werk te doen. Medewerkers brengen hun dag door met het kopiëren en plakken van tekst van het ene naar het andere scherm. Nog meer nieuwe systemen en tools om kennis te delen en om efficiënter te werken zijn niet nodig. Sterker nog, ze maken juist minder productief. Kern is om datgene wat je al hebt beter te gebruiken. Integreer bestaande tools in je dagelijkse werkzaamheden, zodat kennisdeling ‘vanzelf’ gaat.

Natuurlijk hoef je niet al deze tips letterlijk (over) te nemen. Maar enige bewustwording op dit punt kan zeker geen kwaad.

Het artikel is te vinden op fastcompany.com. De bijbehorende presentatie kun je bekijken op Slideshare

Meer Mediascan »
 

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.