Werkdruk bespreken zonder vingerwijzen

0

Als het gaat om werkdruk, schieten werkgever en werknemer vaak in een kramp en wijzen met een beschuldigend vingertje naar elkaar. Zonde, zegt werkdrukexpert Callista Roelofs, de oplossing ligt vaak in het midden en begint bij een open gesprek.

Werkstress is de grootste ziekmaker van werkend Nederland. Een derde van het werkgerelateerde ziekteverzuim wordt erdoor veroorzaakt. Toch durven medewerkers het probleem nog altijd niet bij hun leidinggevende of hrm aan te kaarten. Doen ze dat wél, dan ontstaat er vaak een ongemakkelijk gesprek, is de ervaring van Callista Roelofs van Waanbrekers, die teams en organisaties begeleidt in de strijd tegen werkdruk. ’De kramp die ik vaak zie ontstaan, is dat het óf aan de medewerker ligt óf aan de organisatie.’

Wat kan de werkgever ondernemen?

‘Om te beginnen pro-actiever met het onderwerp aan de gang gaan. Het is nog altijd taboe  om toe te geven dat het werk of de balans werkprivé je boven het hoofd groeit. Werknemers hobbelen liever maar gewoon maar door en schuiven de schuld op de organisatie dan dat ze toegeven dat het ze allemaal te veel wordt. En als een medewerker dat al durft, ontstaat er vaak een lastig gesprek, waarin de schuld wordt afgeschoven op de medewerker. Die moet beter zijn prioriteiten en grenzen aangeven. “Joh, laat je toch niet op je kop zetten”, krijgt hij te horen. De werknemer moet zich zien te verdedigen en staat dan eigenlijk al 1-0 achter. Veel medewerkers gaan daardoor denken dat het aan henzelf ligt.’

Maar werkstress is toch vaak ook een persoonlijke aangelegenheid?

‘Jazeker, maar de schuldvraag heen en weer pingpongen lost niet zo veel op. Je hebt er als werkgever veel meer aan om in een gesprek heel open te achterhalen wat de echte oorzaak van het probleem is. Soms ís het werk gewoon echt te veel. Bij grote organisaties zie je vaak dat afdelingen langs elkaar heen werken en dat er van alle kanten werk op iemand afkomt. In ander gevallen mist iemand skills, heeft hij bijvoorbeeld onvoldoende overzicht en reflectie op zijn werk. Vaak ook is het een combinatie van factoren, een wisselwerking tussen te hoge taakdruk en iemands persoonlijkheid of overbelasting thuis bijvoorbeeld.’

Hoe voer je dan zo’n open gesprek over werkdruk?

‘Dat wordt me vaak gevraagd. Op welke manier maken we werkdruk bespreekbaar? Een voorwaarde om dat te doen is dat de organisatie of het team veilig is. Anders moet je er niet aan beginnen. Als zo’n open dialoog mogelijk is, probeer er dan een normaal regelmatig terugkomend gespreksonderwerp van te maken. Op een werkoverleg bijvoorbeeld. Maak het vooral niet te zwaar. Maar bevraag elkaar regelmatig: ‘Hoe zitten we er in, redden we het allemaal nog?’ Ik weet dat in organisaties waar die gesprekken op gang komen, de impact enorm is.’

Jij begeleidt afdelingen en medewerkers door uit de waan van de dag te breken. Helpt dat?

‘Jazeker. Medewerkers komen door alles wat op hen afkomt in de dagelijkse drukte niet meer toe aan hun prioriteiten, aan de grote lijnen. In mijn workshops stappen we even uit die waan van de dag en zoomen we van buitenaf in op de oorzaken van het probleem. Soms zit de oplossing in het aanleren van praktische skills. Zoals niet gelijk ja zeggen, maar eerst vragen stellen. “Wat verwacht je van me, hoeveel tijd schat je in dat het kost en wanneer wil je het klaar hebben?” Soms hebben medewerkers verkeerde verwachtingen en moet je onbewuste aannames ontrafelen. Zo klaagden docenten van een hbo-opleiding dat ze dag en nacht bereikbaar moesten zijn. Na doorvragen bleek dat er een paar vroege vogels en een paar avondmensen tussen zaten en dat het alleen maar leek alsof iedereen van zes tot twaalf zijn mail checkte. Een bedrijfscultuur creëer je met elkaar en kun je dus ook met elkaar veranderen door er open en eerlijk over te spreken.’

Wat zijn signalen dat de werkdruk te hoog is?

‘Er heerst onrust op de werkvloer. Medewerkers durven geen nee te zeggen en zeggen dan maar ja zonder dat ze een goed beeld hebben waartegen ze ja zeggen. Op werkoverleggen worden actiepunten steevast doorgeschoven. Belangrijke dingen worden uitgesteld, omdat er geen tijd is. Vaak speelt zoiets door de hele organisatie. Dan zit ‘nee’ zeggen niet in het DNA van een organisatie en is er een cultuuromslag nodig.’

Zijn er ook objectieve instrumenten om de taakdruk te meten?

‘Ja, zelf werk ik graag met de Taaktuner. Die meet via een algoritme de taakdruk van zowel teams als individuen. Een medewerkers beseft dan ineens hoezeer hij bijvoorbeeld zijn schaarse tijd verdoet aan waardeloze overlegmomenten. Of je objectiveert dat iemand tijd tekort komt. Deze objectivering maakt het gesprek met de leidinggevende voor beide partijen gemakkelijker en beter. Zo moest een van mijn opdrachtgevers constateren dat er vier Paulines nodig waren om het werk van Pauline af te krijgen. Daar was de oplossing meer collega’s aannemen.’

  • Bijna wekelijks verschijnen er onderzoeken naar duurzame inzetbaarheid, er zijn ontzettend veel websites met achtergrondinformatie. En over werkstress en burn-out lezen we bijna dagelijks in de media. Hoe vind jij als HR-professional je weg in al deze informatie? XpertHR Actueel gidst jou door de duurzame inzetbaarheid.
    Bekijk alle artikelen in ons dossier Duurzame Inzetbaarheid >>>
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Annet Maseland

Annet Maseland is freelance-redacteur van XpertHR Actueel. Ze schrijft al jaren over HR en personeelszaken.

Reageer