Terug naar kantoor: welkom en fijn dat je rechts loopt

0

Nu medewerkers weer langzaamaan terugkomen naar kantoor, is een warme ontvangst van groot belang. Een welkomstpakket doet wonderen en een grappige wegwijzer valt beter dan een rood gebodsbord. In het XpertHR webinar ‘Reboarding en Employee Experience’ geeft werkgeluk-expert Heleen Mes advies over de communicatie en andere aandachtspunten na de lockdown.

Ruim de helft van de deelnemers aan het webinar van Heleen Mes heeft maanden thuisgewerkt en keert weer één of meer dagen terug naar kantoor. Niemand werkt bij een organisatie als Facebook of Amazon waar het thuiswerken permanent is ingevoerd. En niemand heeft de intelligente lockdown níet thuiswerkend doorgebracht.

Employee experience werkgeluk

Heleen Mes

Deze uitkomst van een peiling bij de deelnemers zal herkenbaar zijn voor meer HR-medewerkers. Net als de onderwerpen die voor coronatijd op de HR-agenda stonden. Employee Experience (voorrang geven aan de medewerkersbeleving) belandde voor 2020 nog op de vierde plaats (bron: Berenschot). Sinds de lockdown staat het aannemen van personeel allang niet meer in de top-3. Heleen Mes: ‘De vraag is in deze crisistijd meer: hoe laten we mensen op een goede manier gaan?’

Hoge tevredenheid

Ook een actueel onderwerp, maar nu gaat het erom hoe werknemers het gevoel krijgen dat zij op nummer één staan. Dat is ook in het voordeel van hun werkgever, want uit onderzoek blijkt dat medewerkers beter functioneren als ze zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Heleen Mes merkte dat veel werkgevers in coronatijd hun uiterste best deden. Wie maatwerk bood in faciliteiten ter ondersteuning van het thuiswerken oogstte een hoge tevredenheid.

Mes vertelt dat het Turkse concern Koç Holding alle 25 duizend medewerkers vroeg wat zij nodig hadden. Daar kwamen ruim duizend acties uit voort. Omdat de kappers dicht waren, werd de tondeuse bijvoorbeeld centraal ingekocht voor medewerkers.

Positief vindt Mes dat 30 procent van ondervraagde thuiswerkers meer contact heeft met de leidinggevende (bron: WeView). ‘De persoonlijke aandacht wordt enorm gewaardeerd.’ Daar staat tegenover dat een kwart van de thuiswerkers juist minder contact met het management heeft. Heleen Mes: ‘Helaas hoor ik ook dat er in al die maanden soms maar één keer is gebeld.’

Meer solliciteren

Haar advies is om extra aandacht voor elkaar te houden. ‘Veel medewerkers hebben nog steeds zorgen en angsten. Stel verdiepende vragen zoals: wat heb je in coronatijd geleerd over jezelf? We zien ook dat meer mensen solliciteren, al zijn er minder banen. Ze hebben de tijd thuis blijkbaar benut om zich af te vragen hoe ze verder willen met hun loopbaan.’

Heleen Mes doet een pleidooi om de corona-informatie van organisaties makkelijk vindbaar te maken op een mobiel, bijvoorbeeld met een app. ‘Ik zie veel strenge teksten over de overheidsmaatregelen en de veiligheidsvoorschriften. Met humor en emotie maak je het luchtiger. Je kunt er een filmpje  op zetten van een medewerker die door het pand loopt. Een quiz doet het ook goed.’

Strikt en streng – dat geldt vaak ook voor de wegwijzers in kantoorgebouwen. Grote rode gebodsborden geven een minder welkom gevoel dan een grappige tekst of een smiley. ‘Fijn dat je rechts loopt’ zag Heleen Mes in de binnenstad van Haarlem. Die tekst zou in de gangen van een bank of ziekenhuis niet misstaan.

Codewoord

Zo kunnen medewerkers met elkaar afspreken om een codewoord te bedenken als iemand veiligheidsmaatregelen negeert. ‘Heleen Mes: ‘Dan hoef je die persoon niet boos aan te kijken of op de schouders te tikken. Nieuwe rituelen helpen om met deze nieuwe situatie om te gaan. Je kunt ook afspreken hoe je elkaar begroet.’

Mes waarschuwt organisaties voor de gevolgen op  Performance Management. ‘Uit nationaal onderzoek blijkt dat thuiswerkers lager scoren als het om hun prestaties gaat (o.a. Universiteit Leiden en K. Wawoe). Ze zijn minder zichtbaar, wat kan leiden tot lagere beoordelingen. Het laatste wat we nu nodig hebben is aanwezigheidsdrang, omdat medewerkers bang zijn niet gezien en gewaardeerd te worden. Een tip kan zijn om met hen te bespreken hoe ze beter in beeld blijven. Maar leidinggevenden moeten zich er ook van bewust zijn dat ze hun beoordeling hier niet door laten beïnvloeden. Geef het goede voorbeeld en kom zelf ook niet elke dag naar het werk.’

Digitaal werken is volgens Heleen Mes niet meer weg te denken. ‘De kantoorafdeling wordt de plek van de ontmoeting, de inspiratie en het DNA van de organisatie. Thuiswerken wordt meer ingevuld naar de wensen van de medewerker, met minimale eisen van de werkgever. De helft van werkend Nederland kan immers makkelijk vanuit huis blijven werken, 50 procent wil dat ook graag.’

Bang

Sommige medewerkers zijn bang om terug te keren naar de werkplek. ‘Als ze er nog niet aan toe zijn, helpt het niet om hun aanwezigheid te eisen. Een van de stomste dingen die je kunt doen, is mensen onder druk zetten. Ga in gesprek met elkaar, wat zijn de zorgen van de medewerker? Kun je daar iets aan doen? Is terug naar kantoor echt noodzakelijk? Kom je er samen niet uit, denk dan aan tijdelijke herplaatsing, vakantiedagen opnemen of desnoods een sabbatical.’

Starters hebben het extra lastig, merkt de Employee Experience-expert. De afgelopen maanden konden ze zich minder aan ervaren collega’s optrekken, omdat ze het thuis moesten zien te redden. ‘Dat geeft een ontheemd gevoel. Let dus een beetje op jonge collega’s.’ De online vragenuurtjes met de top van het bedrijf mogen blijven. Heleen Mes: ‘Corona heeft het topmanagement bij veel organisaties dichter bij de werkvloer gebracht.’

  • HR kennispartner XpertHR biedt arbeidsrechtelijke informatie, juridisch advies, praktische tools, praktijkcases, checklists en meer. Geïnteresseerd? Meer informatie >>>
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.