Hoe HR kan helpen bij het adopteren van technologie

0

Het lijkt vaak dat HR niet betrokken is bij het implementeren van nieuwe software en systemen. Maar dat is slechts schijn. Immers, veel IT-gerelateerde projecten mislukken. En ze mislukken door mensen. En dan komt HR om de hoek kijken.

Door te begrijpen hoe mensen omgaan met tools en hoe zij leren technologie te gebruiken en het dan te adopteren (of niet) kun je helpen bij het verminderen van weerstand en efficiënter gebruik. Dit scheelt een organisatie tijd, stress en geld.

Deze drie dingen moet HR dan doen:

  1. Begrijp het businessprobleem, de technologie en het perspectief van de medewerkers.
  2. Leer hoe adoptiemodellen in elkaar zitten en hoe je deze kunt gebruiken om het specifieke probleem op te lossen.
  3. Help bij het opstellen van een plan, inclusief benodigde training. Begin klein en rol een en ander geleidelijk uit.

1. Begrijp het probleem
Vaak wordt HR ingeschakeld om ‘uit te voeren’, zoals een training. Maar HR moet eerder bij dit proces betrokken worden om echt als strategisch partner te kunnen optreden. Er moet inzicht zijn in de doelstellingen en de meerwaarde voor de organisatie. Je moet echt begrijpen wat je gevraagd wordt en wat dit betekent voor de functies van medewerkers.

Specifiek moet je weten:

  • Wat gaat er na implementatie beter, sneller of anders?
  • Wie gaan het gebruiken?
  • Hoe zitten medewerkers erin? Lost het een probleem op waar ze mee worstelen? Of maakt het functies moeilijker en ingewikkelder?

Ga vantevoren na wie je medestanders en ambassadeurs zijn in dit project en van wie je weerstand verwacht. Dit is erg belangrijk omdat medewerkers een hekel hebben aan verandering en al helemaal als het iets ‘technologisch’ is.

2. Begrijp adoptiemodellen
Onderzoek wijst keer op keer uit dat de verwachtingen aangaande nieuwe technologie vrijwel nooit waargemaakt worden (in ieder geval niet snel genoeg). En sommigen leren nu eenmaal sneller met nieuwe technologie omgaan dan anderen. Weet hoe een normaal adoptieproces eruit ziet, zodat je reacties en ontwikkelingen kunt duiden aan het management.

De door de Gartner Group ontwikkelde hype cycle laat zien hoe een ‘normaal’ adoptieproces eruit ziet. In eerste instantie zijn er hoge verwachtingen die niet worden waargemaakt, waarop teleurstelling volgt. Daarna wordt het (weer) opgepikt door een aantal mensen en begint de adoptie langzaam vorm te krijgen. 

Je moet er dus voor zorgen dat na de teleurstelling meer mensen de technologie oppakken en leren gebruiken. De ‘slope of enlightment’ moet dus steiler zijn.

In relatie tot mensen moet je ook kennis hebben van de adoptiecyclus. Deze gaat er vanuit dat wat je ook probeert, eenzelfde aantal mensen de technologie zal adopteren. Door in te zien wie de technologie gaat gebruiken en wie gestimuleerd moet worden de technologie sneller te adopteren, scheelt veel onnodige inspanningen.  

 

Vooral de groep Early adopters is belangrijk. Dit zijn over het algemeen medewerkers met wat meer werkervaring die veel invloed hebben in de organisatie. Als zij de technologie succesvol gaan gebruiken, heeft dit veel impact en wordt de ‘vroege meerderheid’ aangezet om de technologie te omarmen.  De ‘late meerderheid’ zal dan niet achter willen blijven. Besteed vooral niet teveel tijd aan de achterblijvers. Dat is zinloos.

3. Begin klein
Als je een technologie meteen in de hele organisatie uitrolt, gaan de technologie-nerds (innovators) ermee aan de slag en schrik je de rest af. Train je iedereen, dan is dat verspilde moeite voor een deel van het personeel (laggards), die het proces, onder andere door negatieve feedback, zullen vertragen.  
 
Doe het als volgt:

  • Identificeer de meest invloedrijke gebruikers. Vooral diegenen wier werk het meest wordt beïnvloed door de verandering.
  • Start met een groep ‘early adopters’ die veel invloed hebben in de organisatie.
  • Train hen. Verzamel de resultaten, zowel kwantitatief als kwalitatief (commentaren en anekdotes). Deze zullen de vroege meerderheid inspireren, die op hun beurt de late meerderheid inspireren.

Begin als HR dus met begrijpen waarom een organisatie iets wil veranderen. Identificeer vervolgens die personen die de gevolgen van de verandering gaan ondervinden én invloedrijk zijn in de organisatie. Ontwerp daarna een (trainings)plan om de implementatie soepel te laten verlopen. Dit zal een organisatie veel geld en stress besparen en geeft HR meer aanzien.

Het uitgebreidere artikel van de hand van Wayne Turmel is hier te lezen.

Meer Mediascan »

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.