Zo helpt HR het thuiswerken vol te houden

0

Een coronablog met de laatste nieuwtjes, online fysiotherapie of een pubquiz op vrijdagmiddag. In een netwerksessie van XpertHR en dienstverlener OVAL vertellen HR-professionals wat hun organisaties doen om hun thuiswerkers te motiveren. ‘We zien collega’s actief worden die anders nooit zo prominent in beeld zijn.’

Petra van de Goorbergh

Petra van de Goorbergh

‘Hoe blijven medewerkers vitaal thuiswerken?’ is de vraag die centraal staat tijdens deze online kennisuitwisseling. Petra van de Goorbergh, directeur van OVAL, bespreekt daarin drie thema’s die in elkaar overlopen: hoe organiseer je het werk, hoe blijf je in contact en hoe ga je om met psychische druk? OVAL is de brancheorganisatie voor dienstverleners op het gebied van vitaliteit, activering en loopbaan.

Nu medewerkers massaal een alternatieve werkplek hebben op hun zolder, in de slaapkamer of aan de eettafel, vraagt dat om een andere afstemming, aansturing en taakverdeling. Het digitale werken is in een stroomversnelling gekomen en het woord ‘vertrouwen’ valt vaker dan ‘controle’. HR heeft een belangrijke rol in het ondersteunen en faciliteren van al deze veranderingen. Dat geldt ook voor het bewaken van de balans tussen werk en privé nu die in elkaar overlopen.

Tips voor het organiseren van het werk

  • Een instelling voor geestelijke gezondheidszorg organiseert elke werkdag een kennissessie via Microsoft Teams. Daar kunnen medewerkers en leidinggevenden praktische tips voor het thuiswerken delen. ‘We bespreken daar basale vragen zoals: hoe kan ik via Teams een document delen?’, vertelt de HR-beleidsadviseur. In een dagelijkse coronaliveblog deelt de organisatie informatie over de laatste ontwikkelingen. Medewerkers kunnen daar ook het antwoord vinden op veel gestelde vragen, bijvoorbeeld over het opnemen van verlof of vakantiedagen. HR voedt leidinggevenden en medewerkers via deze kanalen met nuttige informatie.
  • Bij een bouwbedrijf stimuleert HR leidinggevenden hun ‘soft skills’ meer tot uiting te laten komen. Het behalen van resultaten blijft belangrijk, maar medewerkers moeten ook op een verantwoorde en gezonde manier werken. ‘Nu worden andere vaardigheden van managers aangesproken’, zegt Petra van de Goorbergh. ‘Het lijkt me belangrijk dat HR hier alert op is. Maar ik hoop ook dat leidinggevenden onderling vaker kennis en ervaringen uitwisselen.’
  • Het werk lijkt sneller af te zijn bij een netwerk van geldautomaten, nu bijna iedereen digitaal actief is. De HR-medewerkster vertelt dat online vergaderingen efficiënter verlopen. Een collega van een schadeclaimbedrijf bevestigt dat er meer discipline is. ‘Bij vergaderingen die anders vaak te laat begonnen, is iedereen er nu een minuut te vroeg.’ Videobellen vraagt wel meer concentratie en is daardoor vermoeiender, waarschuwt Van de Goorbergh. Het helpt om in de agenda uren te blokken voor werk, met een begin- en een eindtijd, en een vast ritme aan te houden.

Tips om goed contact te houden

  • Bij een bouwmarktketen nemen lokale medewerkers verrassende initiatieven, vertelt de HR-manager. ‘We laten het controlfreaken los en geven mensen zo veel mogelijk de ruimte om zelf te bedenken hoe ze contact kunnen houden. De ene vestiging organiseert nu elke vrijdagmiddag een goed bezochte online pubquiz. Bij de andere vestiging laten medewerkers elkaar hun huisdieren zien.’
  • In de digitale koffiecorner van het netwerk voor geldautomaten ontstaan hechte contacten tussen collega’s die elkaar voorheen niet goed kenden. ‘We zien mensen actief worden die anders nooit zo prominent in beeld zijn’, vertelt de HR-medewerkster. ‘Er ontstaan andere groepssamenstellingen en gesprekken. Mensen laten hun thuisfront bijvoorbeeld aan elkaar zien.’
  • Bij de ggz-instelling stuurt de directie regelmatig persoonlijke vlogs die worden gewaardeerd.

Tips om vitaal te blijven

  • Bij een farmaceutisch bedrijf houden leidinggevenden samen met HR in de gaten dat thuiswerkers niet te veel uren maken. ‘Mensen hebben de neiging te overcompenseren’, zegt Petra van de Goorbergh. ‘Ze zijn bang dat hun manager denkt dat ze niet hard genoeg werken. Maar zo houden ze het niet vol. Het is dus goed om het werken hier en daar ook af te remmen.’
  • Het netwerk voor geldautomaten biedt online fysiotherapie aan. Via intranet krijgen medewerkers ergonomische tips.
  • De ggz-instelling ontlast de managers van grotere teams door medewerkers als aanspreekpunt aan te wijzen voor praktische zaken. Nu het extra belangrijk is om contact te houden met thuiswerkers, zijn de taken verdeeld.
  • Bij een goede-doelenorganisatie heeft HR met de arbodienst geregeld dat medewerkers zo nodig coaching kunnen aanvragen. ‘Heel belangrijk om extra mentale ondersteuning aan te bieden ’, reageert Van de Goorbergh, ‘als organisatie kun je kijken of de arbodienst daar voorzieningen voor heeft. We merken ook al dat bedrijfsmaatschappelijke werkers extra worden ingezet.’

Ook lezen:

Thuiswerken? Zo versterk je de mentale veerkracht van medewerkers

Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.