Plan Nederland: ‘We stimuleren ook verlof op te nemen’

0

Medewerkers van Plan International Nederland kunnen tijdens de coronacrisis afspreken met een coach. De ontwikkelingsorganisatie biedt deze ondersteuning als het verplichte thuiswerken te pittig wordt. HR-adviseur Karin Bottenheft: ‘Volhouden heeft nu onze prioriteit. Speciaal in deze ‘binnengewone’ tijden.’

De 120 medewerkers van Plan International Nederland beginnen al gewend te raken aan het verplichte thuiswerken. De ontwikkelingsorganisatie die gericht is op kinderen en armoedebestrijding – met de focus op meisjes, heeft het kantoor in Amsterdam tijdens de ‘intelligente lockdown’ twee dagen per week gesloten. Op de andere werkdagen zijn er zo min mogelijk mensen binnen. Karin Bottenheft is een van de drie (parttime-) HR-medewerkers die het werken in bijzondere omstandigheden in de gaten houden.

Hoe ziet uw werkplek eruit?

‘De kinderen zijn al een tijdje het huis uit en mijn man en ik hadden net twee kamers opgeknapt om ieder een eigen werkplek te hebben. Er staan een bureautafel en een stoel, aan de aankleding van de muren zijn we nog niet toegekomen. Mijn werk heeft ervoor gezorgd dat er een laptop en een toetsenbord werden gebracht.’

Waar legt u nu de prioriteit bij HR?

coronacrisis Plan Nederland

Karin Bottenheft

‘In het begin waren we vooral druk met het faciliteren van thuiswerkplekken, samen met de collega’s van ICT en Faciliteiten. Via intranet geven we twee keer per week adviezen om het thuiswerken vol te houden. Dat varieert van de zithouding tot het stimuleren van genoeg beweging en ontspanning. We geven tips voor meditatie-oefeningen en ademhalingsapps en een van de medewerkers verzorgt twee keer per week een online-workout.

‘Verder houden we met behulp van Microsoft Teams zo goed mogelijk contact. Alle managers maken regelmatig een belrondje om te horen hoe het met hun medewerkers gaat. Een keer per week hebben we via Teams een personeelsbijeenkomst met de laatste nieuwtjes.

‘Met Arbodienst Human Capital Care hebben we afgesproken dat medewerkers die dat prettig vinden, kunnen (video)bellen met een coach. Dat is laagdrempelig en anoniem voor de rest van de organisatie. Na een afspraak van een half uur is er een follow-up gesprek van een half uur. Mocht er meer nodig zijn, dan kan dat.’

Wat valt nu weg uit uw agenda?

‘Niet veel, het dagelijkse werk loopt door. Vanuit HR sluiten we één keer in de zes weken aan bij de vergadering van de directie en de Ondernemingsraad. We kennen elkaar, dus gaat dat op afstand ook goed. Onlangs zijn we overgegaan op Performance Management (gericht op de prestaties van de organisatie, afdelingen, productieprocessen en medewerkers, red.). Daar hadden we trainingen voor gepland. Die zouden we eerst via Zoom laten geven, maar nu dat niet veilig blijkt te zijn, doen we het via Microsoft Teams. Het oplossen van dit soort technische problemen kost wel veel tijd.’

Heeft HR ook extra aandacht voor leidinggevenden?

‘In overleg met het Managementteam is in gang gezet dat leidinggevenden elkaar wekelijks spreken. Zij kunnen dan ervaringen uitwisselen en hulp aan elkaar vragen. Dat overleg is heel waardevol, ik hoop dat de leidinggevenden er ook na de coronacrisis mee doorgaan. Vanuit HR denken wij met de managers mee en vragen extra aandacht voor het welzijn van de medewerkers. De managers zijn zich er natuurlijk van bewust dat het niet voor iedereen eenvoudig is om vanuit huis te werken.’

Komt er ook werk in gevaar?

‘Dat zou zeker kunnen. Campagnes zoals Cycle for Plan en deur-tot-deur-acties kunnen nu niet doorgaan. Medewerkers moeten al hun creativiteit inzetten om alternatieve vormen van fondsenwerving te vinden. In mei krijgen ontwikkelingsorganisaties zoals wij te horen voor welke projecten ze subsidie krijgen. Het is nu dus extra spannend hoe onze toekomst eruit ziet. We krijgen nog geen signalen dat medewerkers overbelast zijn, maar we hebben afgesproken dat collega’s taken van elkaar overnemen. Het is fijn dat dat ook gebeurt als mensen bijvoorbeeld te druk zijn met hun zorgtaken.

‘Vanuit HR stimuleren we om nu ook verlof op te nemen. Mensen doen dat nu niet gauw, omdat ze niet met vakantie kunnen. Toch vinden wij het belangrijk dat mensen de balans werk/privé in de gaten houden. Als je thuis werkt, ben je sowieso geneigd vaker achter de computer te kruipen.’

Welke tips geeft u thuiswerkers nog meer?

‘Wees kritisch of je bij elk overleg moet aansluiten, want online vergaderen is vermoeiend. Organiseer af en toe iets simpels zoals een digitaal koffiemoment om collega’s van andere afdelingen of nieuwe mensen beter te leren kennen. Met een groep collega’s hebben we onze ‘Culture Club’ weer nieuw leven ingeblazen. We organiseren de koffiemomenten, the Challenge of the Week waarbij een prijs te winnen is en een quiz via Kahoot. We missen niet alleen het fysieke samenwerken maar ook de gezelligheid en gekkigheid. Via het scherm komen we zo al een heel eind.’

Meer over HR in coronatijden:

  • In XpertHR staan diverse praktijkvragen en -voorbeelden, checklists en kennisdocumenten over het coronavirus. Bekijk de volledige pagina!
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.