HR RELX: ‘Moeten we nog elke dag naar kantoor?’

0

Hoe gaan we de liften gebruiken? Hoeveel mensen kunnen tegelijk naar de kantine? Met zulke vragen is Sjoerd Cooijmans, HR-directeur van informatie- en data-analysebedrijf RELX Nederland en Research Markets, al bezig. Hij is blij dat hij weer vooruit kan kijken nu de coronamaatregelen soepeler worden. ‘We zullen anders omgaan met zakenreizen.’

De Nederlandse vestigingen van RELX sloten de deuren meteen toen de coronacrisis begin maart uitbrak. Van de ruim 1400 medewerkers in het Amsterdamse hoofdkantoor werken er nog maar dertig in de Millennium Tower, vooral bij de afdeling Faciliteiten. RELX is gespecialiseerd in wetenschappelijke en medische (Elsevier), juridische (LexisNexis) en technische informatieverstrekking voor zakelijke klanten (Reed Business). Sjoerd Cooijmans en zijn HR-team van twintig personen vergaderen en overleggen al weken vanuit huis.

coronacrisis RELX

Sjoerd Cooijmans

‘We volgen een aantal richtlijnen voor het thuiswerken. De eerste is dat je niet zomaar thuis werkt. Je zit thuis vanwege een crisis en probéért te werken. Dat is een belangrijk verschil. Ik zie dat bij andere organisaties nergens zo terug, maar ik sta er helemaal achter. Andere richtlijnen zijn dat je verloren werk niet moet proberen te compenseren. Vergelijk jezelf niet met hoe anderen werken. Het succes van je team wordt niet op dezelfde manier gemeten als normaal. We blijven deze principes benadrukken.’

 

Toch vertelde een medewerker me dat zijn leidinggevende niet veel begrip heeft voor zijn situatie thuis.

‘Dan leest die manager niet hoe wij daarover communiceren. Het gaat nu niet om het aansturen op tijd, maar om het geven van ruimte, vertrouwen en de autonomie om je werk te doen wanneer en waar je dat het best uitkomt. Dat komt ook terug in webinars die we aanbieden over leidinggeven in onzekere tijden. Onze Employee Relations Manager signaleert een piek in het aantal telefoontjes van medewerkers die stress krijgen omdat ze niet optimaal kunnen functioneren. Het is dan juist belangrijk om hen te ondersteunen. We doen dat bijvoorbeeld met het sturen van een bedankkaartje voor hun inzet, waar we veel reacties op kregen. Een app over stressreductie, Headspace, bieden we ook aan.’

‘Ik wil aardbeien’, klinkt op de achtergrond door de telefoon. ‘Dat is Jack, mijn zoon van twee jaar, we hebben er nog een van vier’, vertelt Sjoerd Cooijmans. ‘Mijn vrouw werkt ook fulltime, zij zit meestal op zolder en ik aan de keukentafel. Soms vergader ik via Zoom met mijn zoon op schoot. Laatst stak hij zijn tong uit tegen mijn baas. Het thuiswerken is verre van ideaal, ik overweeg meer vrij te nemen om wat meer aandacht voor de kinderen te hebben.’

‘Het positieve van deze situatie is wel dat medewerkers veel initiatieven nemen om er het beste van te maken. Een van onze data-analisten stelde voor om elke maandagochtend aan het begin van de vergadering vijf minuten yoga te doen. Hij blijkt gecertificeerd instructeur te zijn. Yoga was nooit iets voor mij, maar het lukt al om vijf minuten niet te lachen. En de oefeningen helpen. Ik hoorde laatst krak in mijn nek.’

Heeft de coronacrisis ook gevolgen voor de werkgelegenheid bij RELX?

‘Wij staan bekend als een stabiele werkgever. Veel media-bedrijven hebben last van de bevriezing van advertentie-uitgaven, maar wij werken vooral met lange-termijncontracten. Dat betekent niet dat we moeten blijven uitgeven alsof er niets aan de hand is. Het zou best kunnen dat contracten voor abonnementen volgend jaar niet worden verlengd omdat een deel van onze klanten moet bezuinigen. In februari en maart hebben we nog veel mensen aangenomen, maar we zijn daar nu voorzichtiger mee. We doen er alles aan om te voorkomen dat we geforceerde maatregelen moeten nemen.’

Hoe bereidt u zich voor op een versoepeling van de lockdown?

‘Het is heel fijn om daar ook weer mee bezig te zijn. We kijken hoeveel mensen tegelijk naar kantoor kunnen op een veilige manier. Met technische ondersteuning moeten we dat gaan meten. We willen de liften naar onze 23 verdiepingen gefaseerd inzetten. Zo kijken we ook naar de bezettingsgraad in de kantine en de parkeergarage. Wellicht kunnen we de kantine op de eerste verdieping ombouwen naar werkplekken, zodat we de lift minder hoeven te gebruiken. We hebben te maken met twee extremen: een groep die vraagt: mag ik alsjeblieft weer naar kantoor? En een groep die bang is en veiligheidsgaranties vraagt.’

Welke lessen trekt u uit de coronacrisis?

‘Ik ben trots op de manier waarop ons bedrijf zich opstelt in deze moeilijke tijden. Wereldwijd hebben we onze informatie gratis beschikbaar gesteld voor de strijd tegen corona. Medisch personeel kan informatie bijvoorbeeld  terugvinden in de Healthcare Hub. Als dataleverancier hebben we onze verantwoordelijkheid genomen. Dat zegt iets over onze bedrijfsculltuur.

‘Verder verwacht ik dat we anders zullen omgaan met zakenreizen. Voor een workshop van twee dagen vloog ik naar Philadelphia en voor een overleg ging ik in één dag op en neer naar Londen. Dat we nu wennen aan andere manieren van communiceren is goed voor de portemonnee en het milieu.

‘Zelf heb ik besloten dat ik niet in de trein ga zitten zolang er geen vaccin is. Hoe groot is de noodzaak dat ik elke dag op kantoor ben? Ik weet nu dat het ook anders kan. Mijn scenario voor de nabije toekomst is dat ik maximaal twee dagen per week naar de Millennium Tower ga.’

‘Hagelslag’, roept Jack.

Ook lezen over HR in coronatijd:

Meer open solllicitaties bij zorginstelling Philadelphia

Nieuwe baan bij nationale bibliotheek: ‘Reistijd is prima te doen’

Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.