BlogHR-directeur houdt voorjaarsschoonmaak: lees en leer

0

HR-professionals dromen over onboarding, duurzame inzetbaarheid en talentmanagement. Geldt dit ook voor de managers en directeuren die er in de praktijk mee aan de slag moeten? Ik als HR-directeur organiseer een ‘voorjaarsschoonmaak’ op HR-gebied, zodat we ons beter focussen op wat er echt toe doet.

E = K x A2

Het gaat erom dat je in een organisatie met elkaar een situatie creëert en behoudt waarin medewerkers aantrekkelijk werkgeverschap ervaren. Daarnaast moeten zij met plezier en trots topprestaties leveren in het perspectief van de visie en ambities van de organisatie. In dat kader zal elke organisatie operationele slagkracht, samenwerkingskracht en innovatiekracht  als belangrijke ‘voortstuwers’ herkennen.

Om daar op een effectieve manier vorm en inhoud aan te geven vereist volgens mij dat je het inzicht omarmt dat de bekende formule <effectiviteit = kwaliteit x acceptatie> niet helemaal af is. Een van mijn stokpaardjes is dat absorptievermogen eraan moet worden toegevoegd. Iedereen kan meer ideeën genereren dan een organisatie kan verwerken, dat is de kunst niet. Beleid werkbaar krijgen, daar gaat het om. Dus E = K x A2.

De rol van HR

Over de rol van HR heb ook ik tijdens mijn werkzaam leven het nodige voorbij zien en horen komen. Uiteindelijk komt het er in mijn visie op neer dat HR bijdraagt aan het optimaal laten functioneren van de organisatie, waarbij het HR-team managers en medewerkers helpt het beste uit zichzelf te halen en elkaar daarbij te helpen. Als kerntaken van HR zie ik dan:

  • Ontwikkeling van beleid: bouwstenen die ervoor zorgen dat men binnen de organisatie goed kan werken en samenwerken;
  • Documentatie en begrijpelijke communicatie van beleid en spelregels;
  • Advisering over en regievoering en ondersteuning bij de toepassing van het beleid in de praktijk;
  • Operationele uitvoering.

Als ik een paar voorbeelden mag geven van bouwstenen die voor velen herkenbaar zullen zijn:

  • Een organisatiestructuur en manier van werken die gericht is op slagvaardigheid en samenwerking;
  • Een cultuur waarin het normaal is om zaken te bespreken, af te spreken en elkaar aan te spreken;
  • KPI’s: een duidelijke vertaling van de strategische doelstellingen naar afdelingsdoelstellingen en doelstellingen op individueel niveau;
  • Een beschrijving van de strategische kernwaarden en merkwaarden naar houding en gedrag van managers en medewerkers;
  • Kwaliteit van management en medewerkers en een adequaat systeem ten behoeve van de beoordeling daarvan;
  • Aantrekkelijk werkgeverschap (arbeidsvoorwaarden, faciliteiten, talentontwikkeling, duurzame inzetbaarheid, uitdagend werkklimaat, goede arbeidsomstandigheden e.d.);
  • Aantrekkingskracht op de arbeidsmarkt.

Belangrijke beleidsterreinen

Naast het ontwikkelen van deze strategische bouwstenen voor een goed HR-beleid is het uiteraard van groot belang om een en ander professioneel en pragmatisch uit te werken op tactisch-operationeel niveau. Daarbij doen zich talloze uitdagingen voor die vragen om een professionele en praktijkgerichte benadering. Strategie en beleid zijn immers pas succesvol als management en medewerkers ermee uit de voeten kunnen.

Strategische personeelsplanning, arbeidsmarktcommunicatie, onboarding, duurzame inzetbaarheid, opleidingen, talentmanagement, arbeidsvoorwaardenbeleid, arbobeleid, organisatieontwikkeling, feedbacksystemen. Dit (uiteraard niet complete) overzicht zal gedroomd kunnen worden door de meeste HR-professionals. Geldt dat ook voor de managers die er in de praktijk mee aan de slag moeten?

Werkbaarheid

Zoals gezegd: strategie en beleid zijn pas succesvol als management en medewerkers ermee uit de voeten kunnen want E = K x A2. Dus de vraag die bij de ‘voorjaarsschoonmaak’ zou kunnen passen is op welke beleidsterreinen je samen met een aantal managers (en wellicht ook medewerkers, bijvoorbeeld OR-leden) het beleid werkbaarder kunt krijgen. Daar is uiteraard geen universele maatstaf voor, maar het kan toch haast niet anders of je omgeving weet jouw eigen inzichten daaromtrent wel aan te scherpen met hun ervaringen. Een ieder heeft immers een eigen perspectief. Mag ik het een beetje ongenuanceerd samenvatten: in zijn algemeenheid streven HR-professionals naar kwalitatief goed en tamelijk uitgebreid beschreven beleid, hebben managers een voorkeur voor compact geformuleerd en pragmatisch ingestoken beleid waar ze niet al teveel tijd aan hoeven te besteden en vragen medewerkers zich af wat ze aan dat beleid hebben.

Even cru gezegd: een dikke beleidsnota over duurzame inzetbaarheid vol analyses, beschouwingen en aandachtspunten maar zonder concrete specifieke maatregelen en instrumenten die op waardering kunnen rekenen van managers en medewerkers zou via de voorjaarsschoonmaak kunnen worden getransformeerd naar drie A4’tjes met  een korte beschrijving van de aanleiding, visie, maatregelen en instrumenten en de rolverdeling HR, management en medewerkers.

En wat te denken van al die gedetailleerde functiebeschrijvingen en dat hele proces wat daarmee samenhangt? Dat speelt natuurlijk niet overal, maar waar dat wel aan de orde is zou je kunnen overwegen om energie te steken in het compacter en algemener maken van functiebeschrijvingen zodat je er minder overhoudt en ze minder onderhoudsgevoelig worden. Wellicht kan het proces van vaststellen en wegen ook nog wat eenvoudiger.

De uitvoering

De complexiteit van de uitvoering van beleid wordt vaak onderschat. Daarom is de ‘voorjaarsschoonmaak’ ook het moment om te kijken of je bepaalde aspecten van de uitvoering van het beleid zou kunnen vereenvoudigen, al dan niet via de digitale route. Je wilt tenslotte het werk van managers en medewerkers ook makkelijker maken.

Zo zou je alle beleidsgebieden kunnen evalueren (bij voorkeur samen met een aantal managers en een aantal OR-leden) en langs de voor jullie organisatie passende criteria van werkbaarheid kunnen halen. Het zou toch best bijzonder zijn als daar geen leuke en bovendien handzame ideeën uit zouden ontstaan waar iedereen blij van wordt.

Communicatie

En als je dan toch bezig bent; misschien is het goed om na te gaan (met managers en OR-leden) hoe te communiceren over het bestaande beleid. Dit is inclusief alle regelingen en faciliteiten binnen jullie organisatie wordt ervaren. Is het bij jullie misschien ook zo dat vrijwel alles wel ergens op intranet te vinden is maar wellicht niet 100% actueel? En dat alle regelingen er waarschijnlijk wel opstaan maar dat het voor managers en medewerkers lastig is om daar compacte en begrijpelijke samenvattingen van te vinden? Of wat denk je van een totaaloverzicht met een samenvatting van het HR-beleid en alle geldende regelingen en faciliteiten waarmee meteen inzichtelijk is gemaakt hoe jullie invulling geven aan aantrekkelijk werkgeverschap?

Leuker werk

Nee, bij ons is het zeker niet perfect voor elkaar. Maar tijdens elke voorjaarsschoonmaak focussen we op kansen om beleid en uitvoeringsaspecten te verbeteren en werkbaar te krijgen. Je wint er geen prijzen mee maar je maakt er waarschijnlijk wel meer vrienden mee. Bovendien wordt het werk er voor iedereen leuker door.

Lees meer over:

Over Auteur

Ton Broekhuis

Ton Broekhuis is een ervaren, resultaatgerichte en pragmatische HR-directeur die graag de verantwoordelijkheid neemt om pro-actief, met passie en plezier het management en medewerkers te ondersteunen in het streven naar succesvol werken en samenwerken.

Reageer