BlogHoe bereidt HR zich voor op einde jaar en nieuwe start?

0

Het einde van het jaar nadert. Er ligt een enorme hoeveelheid werk, dat af moet voor het einde van het jaar. Herkenbaar? Interim HR-manager Gerdia Slagman deelt in deze blog een waardevolle checklist voor HR. 

De begroting voor het volgende jaar moet toch net eerder worden opgeleverd, dan verwacht. Of in een ander format. Het jaarplan moet nog worden vastgesteld en u wilt er direct in januari mee kunnen starten. Voor het jaarverslag moeten alvast de nodige acties worden uitgezet. Afspraken moeten worden gepland in de agenda’s. Zijn de kerstpakketten al besteld? Zijn we voorbereid op alle wetswijzigingen die volgend jaar ingaan? En o ja, met alle medewerkers moeten de eindejaarsgesprekken worden gevoerd. En deze moeten worden verwerkt, zodat eventuele salariseffecten tijdig zijn verwerkt! Help!!

Hoewel het me door schade en schande ieder jaar een beetje beter lukt om al die eindejaarsklussen tijdig te klaren, komt er toch altijd een verrassing om de hoek kijken. Er zijn stomweg heel veel werkzaamheden die in het laatste kwartaal van het jaar gedaan moeten worden. En dat laatste kwartaal is altijd zo voorbij. ‘Ineens’ is het bijna december, en december is eigenlijk een weinig productieve maand….Ik vraag mij af hoe ik volgend jaar kan voorkomen dat ik wéér word verrast?

Planning is het recept

Tja, dan moet ik toch constateren dat dit vooral in een goede planning zit. Ik heb al een kalender waar vrijwel alle acties in staan. Ik doe er goed aan meer tijd te nemen voor onderwerpen, zodat er ook voldoende tijd over is voor de onverwachte zaken. Maar óók is een goede inventarisatie van thema’s waarop de planning gemaakt moet worden cruciaal. Juist de ogenschijnlijk kleine acties kunnen op het laatst zorgen voor een onaangename verrassing. Voor deze inventarisatie is dít het juiste moment. Alle zaken waar u op dit moment tegenaan loopt, zijn de inventarisatiepunten voor het volgend jaar!

Tips voor HR

Naar welke punten moet u zeker even kijken?

  1. Stel uw plan voor het volgend jaar alvast in het derde kwartaal op. U heeft dan voldoende tijd voor het creëren van draagvlak en voor de besluitvorming. Het jaarplan vormt de basis voor uw begroting. Het moment van aanleveren van de begroting kan u niet meer verrassen, u heeft zich immers al voorbereid.
  2. Analyseer alvast in het derde kwartaal gegevens zoals verzuim- en verloopcijfers en plan acties om deze cijfers te beïnvloeden. Werk het jaarplan daarop bij. Stel de streefcijfers voor verzuim en verloop voor het nieuwe jaar op in het laatste kwartaal van het jaar.
  3. Kijk naar het personeelsbestand in het derde kwartaal. Welke arbeidsovereenkomsten lopen komend jaar af en vragen actie? Welke vacatures verwacht u voor het komend jaar? Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in de branche en op de arbeidsmarkt? Kortom, aan de hand van de informatie die u in het derde kwartaal heeft verzamelt stelt u in het laatste kwartaal het actieplan m.b.t. de personeelsbehoefte voor het volgend jaar op.
  4. Wat is nodig om de medewerkers te laten aansluiten op de ontwikkelingen in de organisatie? Welke ontwikkelingen hebben zij nodig middels coaching, leren op de werkplek, opleiding of training in het komend jaar? Ook het opleidingsplan vraagt om voorbereiding in het derde kwartaal, zodat u deze in het vierde kwartaal kunt vaststellen.
  5. Ieder jaar verandert er wel iets in de wetgeving. WIEG of WAB, het vraagt tijdige analyse wat dit betekent voor uw organisatie. Het vraagt voorbereiding, het maken van keuzes als dat van toepassing is en tijdige implementatie.
  6. Lopen contracten met leveranciers af in het nieuwe jaar? Goed om deze inventarisatie voor einde van het jaar te hebben gemaakt, zodat u tijdig kunt bepalen of u deze overeenkomsten wilt verlengen en zo ja, tegen welke voorwaarden.
  7. Welke bijzondere momenten vinden plaats in januari, zoals jubilea per 1 januari. Zorg dat u deze bijzonderheden hebt voorbereid voor het kerstverlof.
  8. Zorg dat u de kerstattenties heeft geregeld in het derde kwartaal. In dat geval hoeft u zich in december nog alleen druk te maken over de distributie. Die is vaak al ingewikkeld genoeg.
  9. Bedenk ook tijdig of u iets rondom Sinterklaas, kerst en/of Nieuwjaar wenst te organiseren. Zodat u hiervan geen last-minute hoeft te maken en mensen hun agenda vrij kunnen houden.
  10. Worden in uw organisatie beoordelingsgesprekken gevoerd? Zo ja, is het goed u af te vragen of het noodzakelijk is deze in december te voeren? Of kan dit eerder plaatsvinden of misschien doorschuiven naar januari? Dat geeft ruimte om de gegevens te verwerken en tijdig eventuele salariseffecten te verwerken. Ontkomt u niet aan het voeren van gesprekken in december, zorg dan voor een waterdichte planning. Neem voldoende tijd om de gesprekken voor te bereiden en navraag te doen of eventuele 360 graden feedback op te vragen. Het uitschrijven en voorbereiden kan vaak al in oktober en november. Zodat u tijd heeft de gesprekken te voeren in december.
  11. Zijn alle mutaties binnen het jaar afgerond, zodat de eerste salarisbetaling van het nieuwe jaar goed verloopt?
  12. Mooie klussen om te doen in december zijn het opruimen van je email, controleren of de personeelsdossiers nog voldoen aan alle wettelijke eisen en welke verwijderd kunnen worden (na 7 jaar). Zijn alle ID bewijzen nog geldig?

Goed voorbereid het nieuwe jaar in

Mijn kalender voor het komende jaar heb ik alvast bijgesteld op deze aspecten met deze inventarisatie. Mijn plan voor volgend jaar ligt klaar. Voor de zekerheid heb ik nog wat ruimte gepland in mijn agenda voor de onverwachte zaken. Ik wens u allen alvast een goede afronding van dit jaar en een goed voorbereide start van 2020.

 

Lees meer over:

Over Auteur

Gerdia Slagman

Gerdia Slagman is HR Interim professional met een brede werkervaring in het HRM werkveld. Zij schakelt tussen de diverse niveaus binnen een organisatie. Haar kracht ligt in het relatiemanagement, de persoonlijke benadering en in een flexibele werkwijze. In haar blogs zal zij haar ervaringen als HR Interim professional delen.

Reageer