BlogGoede invalshoeken om naar verspilling binnen HR te speuren

0

Als HR-professional krijgt u te maken met modellen en methodieken, theoretische kaders en tools om het werk goed uit te kunnen voeren. HR-expert Gerdia Slagman geeft u de perfecte gereedschapskist om verspilling binnen HR te voorkomen.

Tussen verschillende disciplines bestaat uitwisseling van methodieken. Wat goed werkt in de GGZ, kan net zo goed werken in de begeleiding van medewerkers, zoals bepaalde gesprekstechnieken. Zo groeit de toolbox van HR-professionals langzamerhand. LEAN-technieken maken inmiddels ook onderdeel uit van het standaard pakket.

HR en LEAN, dé combinatie?

De combinatie van HR en LEAN ligt vaak in de rol die HR kan spelen bij het begeleiden van de verandering en de culturele kant van LEAN. Maar HR als partner doet er goed aan de LEAN principes ook zelf te kunnen toepassen. Het basisidee achter LEAN is om waarde voor de klant te maximaliseren zonder verspilling. De aanpak is gebaseerd op vijf principes:

  1. Specificeer vanuit het perspectief van de klant, wat de waarde van de organisatie is;
  2. Volg alleen die stappen die waarde toevoegen aan de klant;
  3. Zorg voor flow in de waardeketen (vanaf het moment dat het proces start tot de uiteindelijke levering aan de klant mag het product of dienst niet stoppen);
  4. Doe wat door de klant wordt gevraagd en doe dat precies op tijd;
  5. Streef naar perfectie.

Er gaan echter ook geluiden op dat HR eerst zelf aan de slag moet met de HR-processen en overbodige stappen moet elimineren. Hier zit wat in. Hoe kunt u de organisatie helpen te verbeteren als u niet in staat bent naar uzelf te kijken? Dus ook hier geldt weer: hoe houdt u uzelf als instrument scherp? Hoe zorgt u dat uzelf in staat bent om uw rol goed te vervullen?

Meer waarde, minder middelen

Door de vijf LEAN principes toe te passen op de HRM-processen ontstaat LEAN HR en worden de HR-processen en de dienstverlening in lijn gebracht met wat de organisatie voor de in- en externe klant wil betekenen. Dus ook HR kan waarde toevoegen met minder middelen. Het is belangrijk om te weten wat als verspilling wordt ervaren vanuit het perspectief van de interne en externe klant. HR bedient immers de interne klanten maar heeft door haar processen ook zeker invloed op de externe klanten. Goede invalshoeken om naar verspilling binnen HR te speuren zijn:

  • Het leveren van producten of diensten aan klanten;
  • Het welbevinden van medewerkers en/of het functioneren van de organisatie als geheel.

Een beetje van LEAN en een beetje van uzelf
Door steeds scherp naar uzelf te kijken, naar de effectiviteit van de HR-organisatie en eigen optreden, realiseert u welke waarde u toevoegt aan de doelstellingen die de organisatie wilt behalen. Bepaalde methodieken inzetten en wat toevoegen van uzelf, doet mij denken aan de bekende slogan van Maggi. Door de combinatie van theorie en dat beetje van uzelf ontstaat de magie binnen de organisatie.

Persoonlijke positieve ervaring

Ik combineerde mijn baan als junior HR-consultant bij KPN met de deeltijd HR-opleiding. Zo moest ik de theorie in praktijk brengen, methodieken toepassen en leerde ik in de praktijk ook de theorie goed te interpreteren. Uiteindelijk vervagen de grenzen tussen wat u leert in praktijk, theoretische kennis en wat u zelf al in de bagage meeneemt. En dat is nu net het punt dat ik wil maken: maken de methodieken u als HR-professional succesvol óf maakt het vooral uit wat u zelf toevoegt aan de wijze waarop u methodieken inzet?

Als ik met teams aan de slag ga, maken wij vaak gebruik van een stoomscrum: wat gaat goed – wat kan beter – wat wilt u aanpakken – wat heeft u daarvoor nodig? Bij een groot team van een van mijn opdrachtgevers bestond veel onvrede en wrijving omtrent een aantal thema’s. We vroegen aan het team in drie kleine groepen per thema aan te geven waar iedereen individueel tegenaan loopt. Na deze eerste ronde rouleerde de kleine groep. In de tweede ronde geeft men aan wat de mogelijke oplossingen zijn voor dit probleem van de vorige groep. In een derde ronde bespreken de groepen wie of wat zij nodig hebben om het probleem op te kunnen lossen. In de vierde ronde wordt het grootste probleem met behulp van de oplossingsrichtingen en de hulpbronnen van de collega’s aangepakt.

Als u goed kijkt komen hier de principes van Plan Do Check Act in terug. Met deze insteek pakte het team maar liefst drie problemen tegelijk aan en werd het inzetten van PDCA meer gemeengoed. Zulke tools en uzelf als belangrijkste gereedschap, sluiten perfect aan op Covey’s zevende eigenschap van succesvolle mensen: hou de zaag scherp. Neem dus vooral de tijd om uzelf op persoonlijk vlak te vernieuwen.

Lees meer over:

Over Auteur

Gerdia Slagman

Gerdia Slagman is HR Interim professional met een brede werkervaring in het HRM werkveld. Zij schakelt tussen de diverse niveaus binnen een organisatie. Haar kracht ligt in het relatiemanagement, de persoonlijke benadering en in een flexibele werkwijze. In haar blogs zal zij haar ervaringen als HR Interim professional delen.

Reageer