‘Waar moet ik mee stoppen?’ Bij ProRail vragen collega’s feedback

0

Medewerkers van ProRail vragen aan vijf collega’s feedback voordat ze hun jaarlijkse evaluatiegesprek voeren. De spoorwegmaatschappij heeft het beoordelingssysteem onlangs afgeschaft. ‘Best dapper voor een organisatie die gericht is op procedures’, zegt de HR-directeur.

‘Minder regels, meer kaders’ is het credo van HR-directeur Raymond van Hattem, die sinds half 2017 bij ProRail werkt. De organisatie is verantwoordelijk voor het spoor in Nederland en heeft 4500 medewerkers. De HR-afdeling telt er 80. Van Hattem heeft eerder onder meer bij Rabobank en KPN gewerkt. Bij ProRail zijn de evaluatiegesprekken met feedback eind 2018 ingevoerd.

Wanneer bent u voor het laatst beoordeeld?

Raymond van Hattem

‘Pas nog door Pier Eringa, de topman van ProRail, en de Raad van Bestuur. Het hoger management heeft in januari 2019 voor het eerst zelf ervaren hoe de nieuwe aanpak werkt. Ik had een mooi gesprek, mede op grond van de feedback die ik van tevoren had gevraagd aan mensen uit mijn omgeving. Er kwam bijvoorbeeld uit dat HR meer impact moet hebben in de organisatie. We mogen offensiever optreden om verandering teweeg te brengen. Dat spreekt me aan: ik ben graag dienstbaar, maar ik wil als HR-directeur ook sturend zijn.’

Waarom wil ProRail geen beoordelingsgesprekken meer?

‘Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat veel medewerkers ze bedreigend vinden, omdat ze eenzijdig worden beoordeeld. Ze gaan daardoor in de verdedigingsstand staan. Dat levert geen goede gesprekken op.  Als leidinggevende kun je beter vragen wat iemand te doen staat en hoe jij hem of haar daarbij kan helpen. Het gaat om prestaties die je op de korte termijn wilt realiseren; daar moet je het met elkaar over hebben. Dat is veel effectiever dan het opstellen van jaardoelen. In een organisatie die snel verandert, is dat achterhaald. We laten de medewerkers het evaluatiegesprek voorbereiden door feedback in hun omgeving te vragen. Ze kunnen na afloop ook zelf een samenvatting schrijven .’

Kunnen leidinggevenden hiermee overweg?

‘We hebben de mogelijkheid geboden om eerst een training te volgen. De nieuwe aanpak klinkt simpel, maar je moet wel weten hoe je zo’n evaluatiegesprek voert. In onze organisatie staan veel teamleiders dicht bij hun medewerkers. Daardoor kunnen ze minder de vrijheid en onafhankelijkheid voelen om zo’n gesprek goed te voeren. De verzamelde feedback kan hen wel helpen om punten bespreekbaar te maken die in de reacties terugkomen.’

Zijn de evaluatiegesprekken nog gekoppeld aan de beloning?

‘Voorlopig handhaven we die koppeling. Als medewerkers goed presteren, krijgen ze er 2,5 procent bij, tenzij ze al bovenin hun schaal zitten. We zoeken wel naar nieuwe manieren van beloning. In de visie die we onlangs hebben uitgebracht, schrijven we dat ProRail daarin onderscheidend wil zijn. Je kunt op andere manieren je waardering uitspreken dan in geld, bijvoorbeeld met een promotie, een opleiding of complimenten. Belonen is meer dan betalen.

‘Uit recent intern onderzoek blijkt dat ProRail niet zo goed is in elkaar ergens op aanspreken, zowel positief als negatief.  We willen medewerkers daar bewuster mee laten omgaan. Feedback vragen is een eerste stap. We krijgen enthousiaste reacties van medewerkers en managers die op een andere manier met elkaar in gesprek raken. Voorlopig blijven de drie vragen die we elkaar stellen: waar moet ik mee stoppen, doorgaan en beginnen? Maar ik kan me voorstellen dat daar over een paar jaar andere vragen voor in de plaats komen.’

Heeft u tips voor HR-collega’s?

‘Probeer evaluatiegesprekken niet te vangen in ingewikkelde registratiesystemen. Meestal zijn ze niet productief. Laat de controle los. Toen wij de procedure versimpelden, werd dat dapper gevonden. ProRail is bij uitstek gericht op procedures om de treinen veilig te laten rijden. Maar wij merken dat een vrijere manier van beoordelen beter werkt.

‘Een tweede tip is om er vakbonden en vertegenwoordigers van de medezeggenschap bij te betrekken. Vaak zien of voelen zij bij veranderingen iets anders dan HR of beleidsmakers. Belangrijk is ook dat je leidinggevenden helpt om goede evaluatiegesprekken te voeren. Bedenk hulpvragen waar ze mee uit de voeten kunnen. Voorkom dat de gesprekken nu juist spannend worden voor leidinggevenden, omdat ze niet goed aanvoelen hoe het anders moet.’

Ook lezen:

Hoogleraar Paul Boselie: ‘Beoordelingsgesprek is nodeloze exercitie’

Effectory sleutelt aan het ultieme feedbacksysteem

 

  • Jaarlijks staan beoordelingsgesprekken op de agenda van managers en HR. Daarom kunnen tips voor beoordelen niet ontbreken. Deze tips hebben we voor u overzichtelijk op een poster gezet. Download hier!
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.

Reageer